Anatomie van een ‘Next action’

Uitstelgedrag wordt eerder veroorzaakt door een gebrek aan duidelijkheid dan aan een gebrek aan wilskracht.

Actie ondernemen op een vage intentie kost namelijk veel meer moeite dan op een duidelijk omschreven taak. Het is dan ook zaak om zo’n taak niet alleen maar in je hoofd ‘helder’ te hebben: je moet ‘m duidelijk en helder op papier (of in de computer) kunnen verwoorden. Iets op papier zetten is vaak de eerste stap om het te realiseren: aannemers werken ook meteen uitgebreide blauwdruk, en niet vanaf een A4tje van de architect.

Een duidelijk omschreven volgende actie zorgt voor minder druk omdat je tijdens een taak alleen hoeft na te denken over het uitvoeren ervan, en niet over de taak zelf. Als wat je moet doen van te voren is vastgelegd heb je minder mentale overhead bij de uitvoering.

Dat betekent overigens niet dat je tijdens het uitvoeren helemaal niet meer nadenkt. Programmeurs, bijvoorbeeld, denken wel degelijk tijdens het programmeren, maar ze denken niet na over wat het stukje code waar ze mee bezig zijn uiteindelijk moet gaan doen. Terwijl ik deze paragraaf intik weet ik niet precies welke woorden ik in de volgende zin ga gebruiken, maar wel wat deze paragraaf moet gaan zeggen; de woorden zijn maar een detail.

Efficiëntie is beter werken, niet sneller

Met je volgende acties duidelijk beschreven is het mogelijk om ze kalmpjes aan uit te voeren en toch efficiënter bezig te zijn dan met de ‘eerst-doen-dan-denken’ aanpak van je hyperactieve, gehaaste collega. Een snelle vergissing die gemaakt is omdat je ‘even doen’ voorrang gaf boven ‘even nadenken’ kan uren tijd kosten. Even 30 seconden nadenken over wat nu eigenlijk de volgende stap moet zijn is dan veel efficiënter.

Maar wat is nu een goed omschreven volgende actie? Veel beginnende GTD-ers hebben moeite om de volgende actie op de juiste — tijdbesparende — manier op te schrijven. Om je te helpen kun je jezelf de volgende vragen stellen:

Kan ik het afvinken?

Het lijkt voor de hand liggend dat een volgende actie iets is wat je kunt afvinken, maar soms is het gewenste eindresultaat onvoldoende omschreven. “Zoek een nieuwe baan;” is een voorbeeld van zo’n tamelijk vaag omschreven actie. Ja, je kunt ‘m afvinken, maar pas als je je nieuwe contract hebt getekend. Als je vandaag op zoek bent naar een nieuwe baan moet je kunnen weten wanneer je “hebt gezocht naar een nieuwe baan”, anders blijft ‘t in je hoofd rondspoken ook al heb je, bijvoorbeeld, een halve dag doorgebracht op banensites.

De vraag is wanneer “Zoek een nieuwe baan” afgevinkt mag worden. Je kunt bijvoorbeeld stellen dat je dat mag doen als je een bepaalde hoeveelheid tijd hebt besteed aan het doorzoeken van banensites en kranten. Een andere aanpak is dat je wat verder nadenkt over wat “Zoek een nieuwe baan” inhoudt, en dat je deze splitst in kleinere deeltaken zoals “Werk CV bij”, “Schrijf brief voor functie landenmanager” en “Bel organisatie X en vraag naar functie landenmanager”. Die deeltaken zijn beter begrensd, gemakkelijker te voltooien en dus ook simpeler af te vinken.

Kan ik het visualiseren?

Een volgende actie is een fysieke, zichtbare handeling. “Zoek een nieuwe baan” is dat niet: het is dan ook geen volgende actie.

Als je het hebt over het zoeken van een nieuwe baan kun je je verschillende dingen voorstellen, bijvoorbeeld kennissen langsbellen om te vragen of ze nog wat weten, de advertenties in de krant doorkijken of een profiel aanmaken op een banensite: dat zijn dan ook volgende acties. “Zoek een nieuwe baan” is meer een intentie, of misschien een project waar volgende acties uit voortkomen. Als je op je actielijstje “Zoek een nieuwe baan” tegenkomt moet je weer gaan nadenken wat de beste en handigste manier is om dat te doen, terwijl je met “Schrijf je in op Monsterboard” meteen aan de slag kunt.

Is het een volgende actie, of een To-do-tje?

Een goede Volgende Acties-lijst bevat alleen fysieke, zichtbare acties zonder verdere afhankelijkheden. “Bel Susan” hoort alleen op de lijst thuis als Susan’s nummer onmiddellijk beschikbaar is. Als je dat nummer eerst nog moet achterhalen wordt de volgende actie: “Vraag Michel naar Susans nummer”.

Op To-do lijsten wordt gewoonlijk geen onderscheid gemaakt tussen Volgende Acties en Projecten. Op papier (of op het scherm) staat dan “Zoek een nieuwe baan” en dat ziet er prima uit. Maar het probleem is dat als je moet gaan handelen je brein “Zoek een nieuwe baan” ziet als de eerstvolgende actie, terwijl er eigenlijk nog nagedacht moet worden over hoe je dat gaat doen (“Zoek vacatures op Stepstone.nl”).

Het verschil levert spanning op, en onbewust ziet de volgende actie er moeilijker uit dan het in werkelijkheid hoeft te zijn. En dus denk je er maar even niet over na, en voor je het weet ga je “Zoek een nieuwe baan” eindloos uitstellen.

Waar vind de volgende actie plaats?

Een van de voordelen van het groeperen van volgende acties per context is dat het je verplicht om die acties fysiek en zichtbaar te maken. “Schrijf concept weblog Anatomie Volgende Actie” specificeert niet hoe of waar ik dat ga doen. Ik kan ‘t op m’n laptop doen, of op een A4 kladblok, of desnoods op een whiteboard. Maar als ik er mee bezig wil gaan wil ik meteen kunnen gaan schrijven en niet eerst moeten beslissen waar ik dat doe. En dus staat “Schrijf concept weblog Anatomie Volgende Actie” op mijn @Computer Volgende Actie-lijstje.

Het vastleggen van zo’n context (@Computer) is niet verplicht, maar het maakt het wel makkelijker vast te stellen wat je op een gegeven moment kunt doen. Als je internet er uit ligt, of je computer heeft geen stroom meer, dan kun je de lijst @Online en @Computer negeren, maar met je @Telefoon lijstje kun je gewoon aan de slag. Mits je natuurlijk niet eerst de telefoonnummers @online met je @computer moet gaan lopen opzoeken…