GTD: Analoog of digitaal?

Een van de meestgestelde vragen van beginnende GTDers is: Wat moet ik gebruiken? Pen en papier, of een PDA/smartphone/computer/whatever. En het antwoord daarop is: Ja.

Dat is een semi-grappig antwoord op wat eigenlijk een verkeerd soort vraag is. Het is namelijk niet zo belangrijk of je een analoog of digitaal systeem gebruikt. Het gaat erom dat je je werk op een systematische manier aanpakt. Of je daar nu pen of papier bij gebruikt, computers of kleitabletten: als het je maar ondersteunt bij die systematisch aanpak.

Vergelijk het maar eens met het volgende verhaal.

De dokter vertelt …

Je bent bij de dokter geweest voor een checkup. Ze vertelde dat je maar eens wat aan sport moet gaan doen want je bloeddruk, cholesterolgehalte en gewicht zijn allemaal veel te hoog. Nu hou je helemaal niet van sport, uitgezonderd op TV, maar vooruit, alles voor een langer leven. Maar wat voor sport moet je kiezen?

Je vraagt wat rond, en je krijgt allerlei antwoorden. Die vierkante vent van hiernaast zegt dat je aan fitness moet gaan doen om spieren te kweken. Je collega’s vinden dat je mee moet doen met het bedrijfsvoetbalteam. Je wederhelft vindt dat je moet gaan zwemmen. En de fanatieke triatleet in de familie zegt dat ook, maar daarnaast moet je ook gaan hardlopen en fietsen.

Maar een goeie trainer zou eerst vragen: wat denk je langere tijd vol te kunnen houden? Het heeft geen zin om fanatiek te gaan fitnessen (of voetballen, of zwemmen, fietsen of hardlopen) als je er na twee weken alweer mee stopt. Een hele goeie (en zeldzame) trainer zou zelfs nog wat meer willen weten, en je vragen of je teamsporten leuk vind, of competitiesporten, en of je wel of niet op vaste tijden kunt en wilt sporten of dat je helemaal vrij wilt zijn, enzovoorts.

De trainer vertelt …

Krek zo is het met het GTD-analoog-vs-digitaal verhaal. Vraag een willekeurige GTD aanhanger wat beter is, en je krijgt een antwoord dat het best bij de beantwoorder past.

Maar dat betekent niet dat het ook voor jou gaat werken.

De vraag die je jezelf moet stellen, is: Als ik het druk heb—als ik het heel erg druk heb: wat wil en kan ik dan nog volhouden?

Als je net de agenda in elkaar aan het flansen bent voor de vergadering die jij over tien minuten geacht wordt voor te zitten en er komt een collega binnenlopen met een langdradige maar belangrijke vraag: is het systeem dat je gebruikt snel en betrouwbaar genoeg dat je die vraag noteert en opneemt in je systeem?

Pruts je nog steeds met de knopjes als de vergadering al had moeten beginnen? Nog bezig met het rebooten van de PDA of smartphone omdat-ie net crashte? Misschien is het dan beter om het gewoon op een papiertje te schrijven en die in je inbox te mikken.

Maar stel dat je het opgeschreven had, maar na de vergadering kom je terug en de post-it is van je monitor gevallen, of je kunt niet meer lezen wat je hebt opgeschreven, of je kijkt eigenlijk nooit in je inbox want dat is Ouderwets— wel, misschien kun je beter digitaal gaan.

Even persoonlijk

Ik val zelf trouwens in die tweede categorie. Ik zit al bijna 25 jaar in de computers, en ik ben ondertussen wel aardig gewend aan hun nukken. Met m’n iPhone met daarop Omnifocus kan ik snel genoeg de dingen vastleggen die binnenkomen. Daarnaast: m’n handschrift is traag en slecht leesbaar, en ik heb niet altijd pen en papier bij me, dus voor mij werkt digitaal. Maar voor jou misschien niet; het is één van die dingen die je voor jezelf moet uit zien te vinden.

Dus: wat gebruik jij? Pen en papier? Een PDA? Ben je net verhuist van digitaal naar analoog, of andersom? Wat zijn je ervaringen?