Werk slimmer, niet harder

Moet je ook altijd overwerken om alles gedaan te krijgen wat je absoluut niet af gaat krijgen? Of raak je helemaal gestresst omdat je steeds maar van je werk gehouden wordt? Werk slimmer, niet harder.

Je kunt je tijd op drie manieren besteden.

1e akte: Vooraf vastgestelde taken afhandelen

Je kunt je tijd besteden aan werk waarvan je al eerder had vastgesteld dat het moest gebeuren. Je stond vanmorgen op, keek uit het raam en besloot dat het toch echt tijd wordt om het gras eens te maaien. Je moet je nichtje nog een verjaardagskaartje sturen. De wekelijkse rapportage moet vandaag af. En, het is weer eind van de maand, de stroomrekening moet worden betaald. Je moet nog een hotel vinden voor de conferentie waar je volgende maand naar toe gaat. En dan zijn er nog al die dingen die op het To-do lijstje staan die je vorige week in een vlaag van inspiratie hebt opgesteld.

2e akte: Klussen die opduiken

Dan zijn er al die projecten, klussen en klusjes die vanuit het niets op je afduiken. Je baas komt even binnenwippen en dumpt een groot probleem bij een dito klant op je bureau, zorg je dat het eind van de week is opgelost? De telefoon gaat en je broer nodigt je uit voor een tuinfeestje volgende week vrijdag maar wil je ‘m voor die tijd nog even helpen met het betegelen van het toilet? Er knippert een mailtje in je inbox: een collega vraagt of je even naar deze grappige website wilt kijken. Terwijl je naar huis rijdt merk je dat de remmen van je fiets het niet al te best meer doen. En thuis kom je er achter dat de kinderen de computer hebben ontregeld.

Intermezzo: Balans

Je moet een gezonde en productieve balans tussen deze twee soorten werkzaamheden zien te kijrgen en te houden.

Als je je alleen bezighoudt met wat er nieuw is of wat er het hardste om aandacht schreeuwt, zul je al snel het gevoel hebben dat je verdrinkt in je werk, en dat je de zaak niet meer onder controle hebt. Zo gauw er iets nieuws binnenkomt laat je vallen waar je mee bezig was om met het nieuwe mailtje te lezen, te luisteren naar een collega met een vraag, het nieuwe document te lezen — totdat er weer iets anders binnenkomt dat je aandacht trekt. Aan het einde van de dag ben je kwaad op jezelf omdat je weer niet gedaan hebt wat je had moeten doen, en kwaad op de mensen om je heen omdat ze je steeds van je werk houden.

Aan de andere kant  is het ook niet doenlijk om je alleen maar met de dingen op je To-do lijstje bezig te houden. Ja, je krijgt de dingen die je opgegeven zijn inderdaad gedaan. Heel goed dat je het verkooprapport af hebt: het ziet er prachtig uit. Alleen jammer dat het de cijfers van vorige maand zijn. Ja, ik weet dat het niet jouw werk is om de nieuwste getallen boven water te halen, maar Ron is nou eenmaal vertrokken en iemand moet het toch doen…

3e akte: Vaststellen wat je werk is

Om de juiste balans tussen de twee soorten werk vast te stellen moet je wat tijd reserveren.

Ten eerste: reserveer tijd om te noteren wat er op je afkomt. Noteer dat jij dat probleem bij die klant moet oplossen. Noteer dat je je broer zou helpen. Noteer dat je fiets naar de fietsenmaker moet. Noteer dat je de computer thuis weer moet fixen (en dat het tijd wordt om ze een eigen account op die computer te geven).

Ten tweede: reserveer tijd om door al die aantekeningen heen te werken, vast te stellen of er werk voor jou aan vast zit, en zo ja, wat? En dat schrijf je vervolgens op je To-do lijst.

Ja, dat kost tijd. Maar er staan twee voordelen tegenover:

1. Omdat alle taken op een LIJST staan zit het niet meer in je hoofd. Je kunt je dan ook beter concentreren op waar je mee bezig bent, en als je geconcentreerd aan een taak werkt heb je die gewoonlijk sneller en met minder fauten af.
2. Omdat ALLE taken op een lijst staan is het gemakkelijker om te zien wat er zowel belangrijk als dringend is. Het is erg lastig om alle mogelijke opties in je hoofd te houden en er dan nog over kunnen nadenken ook.

Vaststellen wat het werk is kost me normaal gesproken iets van 30-60 minuten per dag. Maar ik bespaar er veel meer tijd mee! Probeer het eens: begin de komende 30 dagen je werkdag eens met 15 minuten nadenken, vaststellen en noteren wat je precies moet doen vóórdat je begint met werken. Laat me weten hoe het bevalt!

Vragen, opmerkingen, tips of trucs? Laat het horen!