Wordt de baas over je Inbox!

Heel veel mensen krijgen tegenwoordig hun taken — privé of professioneel — aangereikt via e-mail. Wat vroeger nog gewoon mondeling tegen je werd gezegd komt nu op allerlei manieren in je e-mailbox terecht, variërend van: “Neem je nog kattevoer mee op weg naar huis?” tot “Dit rapport is veranderd en ik heb je input nodig vóór morgen 17u!”, en alles daar tussenin. Als je niet op de juiste manier met die stroom mailtjes omgaat verandert je mailbox in een donkere krocht vol onbekende, griezelige mailtjes die klaarstaan om je tijd, aandacht en focus op te eisen zo gauw je het waagt om door de lijst heen te scrollen. Bij elk mailtje bedenk je: wat moest ik daar ook al weer mee doen? En het suffe is: datzelfde deed je toen je dat mailtje voor het eerst las! Als je zo druk bent met je mail is het niet effectief en zeker niet efficiënt om meer dan één keer over een mailtje na te denken. Er is een beter manier.

De GTD-methodiek kan je helpen de stroom mailtjes efficient en effectief de baas te worden — en te blijven! De principes van GTD zijn universeel toepasbaar voor alle binnenkomende dingen, of dat nu emailtjes zijn, of post, of ideeen die in je opkomen tijdens de laatste vergadering; maar er zijn twee specifieke manieren waarop je je email onder controle kunt krijgen: kies de manier die voor jou het beste werkt.

Manier 1: Gebruik de email zelf als herinnering

Wat moet je doen?

Maak in je mailprogramma een map genaamd “Actie”. Om te zorgen dat deze map bovenaan staan, waar je ‘m goed kunt zien, gebruik je een speciaal teken zoals bijvoorbeeld @ of – of _; dus @Actie, -Actie of _Actie.

Hoe gebruik je dit?

Als er een mailtje binnenkomt, kijk of je er een actie voor jezelf in kunt ontdekken. Let op: delegeren is óók een actie! Als je die actie binnen twee minuten kunt doen, doe het dan meteen: opslaan en terughalen van deze mail kost meestal meer tijd. Als die actie je meer dan twee minuten zou kosten, bedenk dan wat precies de fysieke volgende hnndeling is die je verder helpt. Zet die actie erbij in de onderwerpsregel (die kun je meestal gewoon aanpassen) en verplaats het mailtje dan naar de @Actie-map.

Waarom werkt dit?

Je hebt de email gelezen en verwerkt op het moment dat je ‘m voor het eerst bekeek. Je hebt:

1. besloten dat er een actie aan vast zat,
2. erover nagedacht wat de volgende fysieke actie daarvoor is, en
3. je hebt het mailtje+actie daar geparkeerd waar je te nemen acties terug kunt vinden op het moment dat je wat tijd hebt om die acties uit te voeren.

Je ziet ‘m dus niet steeds opnieuw terug in je email inbox. Als je wat tijd hebt om dingen te doen heb je een kant-en-klare volgende-actie lijst in je @Acties map staan waarbij je niet meer hoeft na te denken over wat je er mee moet doen: je kunt je hersens ten volle gebruiken voor het uitvoeren van die actie.

Manier 2: Gebruik een aparte takenlijst als herinnering

Wat moet je doen?

Maak in je email programma een map genaamd “Actief”. Parkeer hieronder alle mappen die je eerder al gemaakt had voor  taken die je  hebt lopen, of onderwerpen die je bij elkaar wilt houden.

Hoe gebruik je dit?

Als er een mailtje binnenkomt, kijk of je er een actie voor jezelf in kunt ontdekken. Als je die actie binnen twee minuten kunt doen, doe het dan meteen: opslaan en terughalen van deze mail kost meestal meer tijd. Als die actie je meer dan twee minuten zou kosten, bedenk dan wat precies de fysieke volgende handeling is die je verder helpt. Noteer die actie op een takenlijst, of  in je agenda. Verplaats vervolgens met mailtje naar de juiste map onder de map Actief.

Tip: Als een actie op een bepaalde dag of zelfs tijdstip moet gebeuren gebruik dan je agenda; als het vóór een bepaalde datum moet gebeuren, of het kan op een willekeurig moment, zet het dan op een takenlijstje. Als je iets in je agenda zet dat je komende woensdag af zou willen hebben, maar het is niet absoluut noodzakelijk, zul je net zien dat er iets belangrijks tussendoor komt, en voor je het weet ben je een week verder en ben je die actie uit het oog verloren.

Waarom werkt dit?

Wederom, je hebt het mailtje gelezen en verwerkt op het moment dat je het voor het eerst zag. Omdat je eventuele acties voor jezelf eruit hebt gehaald heb je het mailtje niet meer nodig ter herinnering: al je acties staan op je takenlijstje, en het ondersteunende materiaal vind je terug in je mailbox onder de map Actief, gegroepeerd per project of onderwerp.

Welke manier moet ik kiezen?

Sommige mensen vinden de eerste methode prettig omdat het heel gemakkelijk is om een mailtje te verslepen vanuit de inbox naar de @Actie map, maar je moet wel de discipline op kunnen brengen om  het daar niet bij te laten: je moet ook nadenken over wat de volgende actie is, en die in de onderwerpsregel registreren. Als je dat niet doet maak je het probleem alleen maar erger, want dan  heb je opeens twee inboxen vol mail  waar je over moet nadenken.

Dat probleem heb je in mindere mate bij de tweede methode, omdat je je actie in je eigen woorden moet noteren op een takenlijst. Aan de andere kant is het weer iets meer werk om het bijbehorende mailtje weer op te zoeken.

Het hangt grotendeels af van je persoonlijke voorkeur, maar welke je ook probeert, probeer het tenminste 30 dagen vol te houden. Dat is lang genoeg om er een gewoonte van te maken.

Simpel, maar effectief

Het is maar een simpel trucje, maar mits regelmatig uitgevoerd kan het je helpen je mailbox en je werk onder controle te houden. Gebruik je ook van zulke trucjes? Ik hoor het graag!