5 redenen voor een vergadering

Er zijn maar vijf redenen om een vergadering te beleggen. Elk daarvan kan een geldige reden zijn, maar zorg er wel voor dat iedereen weet wat de reden is, en het er over eens is.

Informatie verstrekken

“Hallo allemaal. Ik heb jullie bij elkaar geroepen om jullie te laten weten wat er wel en niet waar is van de geruchten van een reorganisatie. Ik wil dat jullie weten wat er gaande is, met genoeg informatie om je eigen vragen en die van onze klanten te kunnen beantwoorden.”

Informatie verkrijgen

“Bedankt allemaal voor jullie aanwezigheid. Tijdens deze meeting wil ik graag van jullie allemaal een update van de projecten waar jullie mee bezig zijn, zodat ik dat kan opnemen in de planning die ik moet maken voor de directie.”

Brainstormen

“Het is de bedoeling dat we vanmiddag de opties, mogelijkheden, valkuilen en beren-op-de-weg in kaart brengen die we zien om de koppeling tussen het UWV en de Belastingdienst tot stand te brengen.”

Besluiten nemen alias ‘polderen’

“In deze vergadering gaan we de drie overgebleven voorstellen voor de UWV-Belastingdienst koppeling bespreken en besluiten we welke het moet gaan worden.”

Menselijk contact

“Het leek ons verstandig om, bij de aftrap van dit project, de mensen eens bij elkaar te halen zodat we straks weten wie er nu eigenlijk aan de andere kant van die telefoon of dat mailadres zit: dat maakt de samenwerking toch weer wat prettiger.”

Zelden zal een vergadering beperkt zijn tot één van deze vijf — soms heb je zelfs alle vijf in een één vergadering: “Eerst zal ik wat informatie over onze kant van dit project geven, dan kunnen jullie wat vertellen. Daarna gaan we wat brainstormen over de opties die we hebben, en de beste daar uit kiezen. Maar eerst even een voorstelrondje zodat we elkaar beter leren kennen.”

Gezond boerenverstand, juist. Maar je hebt ongetwijfeld wel eens in een vergadering gezeten waar de een probeerde een beslissing boven water te krijgen, nummer twee probeert te achterhalen wat eigenlijk het probleem is, anderen willen gewoon weten wie er bij betrokken is en uiteindelijk gaat niemand met een bevredigd gevoel naar huis.

Het is erg nuttig om vooraf even vast te stellen wat het doel van de vergadering is.

En als je dan besloten hebt dat een vergadering nodig is, is het wel handig om die vergadering effectief te laten verlopen. Hoe? Lees het hier: 5 essentiële voorwaarden voor effectief vergaderen