Acht tips om je GTD te verbeteren

Hier zijn wat best practices om je GTD aanpak aan te scherpen.

1. Registreer de essentie van ieder (telefoon)gesprek voordat je aan de volgende begint. Als je lekker in de flow zit is het heel verleidelijk om na gesprek 1 meteen door te gaan met gesprek 2. Doe dat niet! Hoewel het nu allemaal glashelder en onvergetelijk is ben je binnen de kortste keren belangrijke details kwijt.Noteer na elk gesprek datgene wat je moet en wilt onthouden en stop dat in je inbak. Op die manier sluit je het gesprek ook voor jezelf op de juiste manier af. Je kunt dan je volledige aandacht aan het volgende gesprek geven zonder dat je dingen door elkaar gaat halen of vergeten.
2. Zorg dat je overal aantekeningen kunt maken. Dit is een van de essenties van Getting Things Done. Om te zorgen dat een gedachte niet in je hoofd blijft rondzwerven moet je ‘m kunnen noteren zodra hij boven water komt. Zorg dan ook dat je altijd en overal iets hebt waarmee je gedachten kunt noteren. Er mag geen enkele weerstand zijn om iets te registreren. Zo gauw je merkt dat je denkt “Oh, dat noteer ik zo wel even” is er een probleem. Zoek uit wat dat probleem is en los het op. Je hersens zullen je dankbaar zijn! (Lees ook: Vang die vlinder!)
3. Werk altijd vanaf een leeg bureau. Alleen datgene waar je mee bezig wilt zijn moet voor je liggen; de rest zit in je inbak of in je archief. Focus je volledig op het verwerken van dit ene item. Pas daarna pak je het volgende ding aan.Het lijkt stoer, multi-tasken, maar het houdt in dat je niets je volledigeaandacht geeft. Dat kan fouten in de hand werken, en bovendien ben je er per saldo meer tijd aan kwijt. Doe één ding tegelijkertijd.Met een leeg bureau bedoel ik ook een leeg bureaublad op je computer. Hoe meer programma’s je tegelijkertijd hebt draaien (mail, instant messaging, skype, webbrowser, twitter) hoe groter de kans dat je afgeleid wordt.
4. Zet je telefoon uit. Nee, niet altijd. Maar als je geconcentreerd wilt werken kun je best je telefoon een half uurtje, drie kwartier uit zetten. Je moet altijd bereikbaar zijn? Onzin! Als je eigenlijk hard aan iets anders zou moeten werken ben je er met je hersens toch niet helemaal bij. Geef je bellers de volledige aandacht wanneer het kan.Een soortgelijke aanpak kun je gebruiken voor mensen die even langs komen. Als ik iemand hoor zeggen “Mijn deur is altijd open” hoor ik eigenlijk “Je mag me altijd storen”. Alweer, spreek tijden af waarop je niet gestoord wilt worden, zodat je ook tijden hebt waarop je bezoekers je volledige aandacht kunt geven.
5. Maak een weekly review checklist.De weekly review is altijd een moeilijke gewoonte om aan te leren. Maak het jezelf makkelijk, n bouw een checklist op waarop precies staat wat je moet doen. Dat kan een lange lijst worden, maar dat geeft niet. Een weekly review checklist zorgt ervoor dat je je aandacht kunt houden bij de inhoud van de weekly review, in plaats van de vorm.
6. Zoek een buddy.Gedeelde smart is halve smart, en gedeelde intelligentie is dubbele intelligentie. De beste manier om een gewoonte aan te leren is om dat samen met iemand anders te doen. Liever niet met een bekende? Neem een coach, of zoek iemand op het internet.
7. Aan het eind van de dag, bedenk welke drie (kleinere) dingen je de volgende dag gedaan wilt hebben. Doe die dan het eerst. Strikt genomen geen GTD tip, maar wel erg nuttig om met een vliegende start je dag te kunnen beginnen. Bovendien geeft het een lekker gevoel van productiviteit dat je om negen uur, half tien, al de dingen hebt gedaan die je wilde doen.
8. Verzamel flutklusjes in de @brak context.Je hebt van die momenten dat het lijkt of je kaas tussen je oren hebt zitten in plaats van hersens, bijvoorbeeld als je net twee lange intensieve vergaderingen hebt gehad. Om je mentale energie terug te krijgen kun je het beste wat simpele flutklusjes doen waar je minimale medewerking van je hersens voor nodig hebt, zoals de planten water geven, printercartridge vervangen, papierbak leeggooien enzovoorts. Die dingen moeten toch gebeuren, en als je dan toch brak bent kun je beter op een nuttige manier brak zijn.Zorg dat je een @brak contextlijstje (of @coma of @zombie — geef het beestje maar een naam) hebt waar je dat soort dingen op kunt zetten als je ze tegen komt.

Heb je ook tips en trucs? Ik hoor ze graag!