Wat neem je niet mee op vakantie?

Als je op vakantie gaat zorg je er voor dat je je werk op een nette manier achterlaat. Voor de achterblijvers, voor de vervangers, of misschien voor jezelf. Het grappige is dat je dan automatisch delen uit de GTD methodiek toepast.

Laten we eens kijken wat veel mensen doen als ze langere tijd afscheid nemen van hun werk.

Verzamelen

Je hoofd gaat mee op vakantie, dus je maakt voor je vervanger een kopie van alles wat er in je hoofd rondzweeft.

• Projecten die al lopen, maar nog niet af zijn
• Projecten die je nog moet starten
• Dingen die je aan je klanten of collega’s beloofd hebt te doen
• Telefoontjes, mailtjes, brieven, memo’s die de deur uitmoeten
• Documenten die nog afmoeten: rapporten, notulen, instructies, artikelen, weblogs, etc
• Vergaderingen die bijgewoond moeten worden, of verplaatst, of afgezegd
• Financiële zaken die voor of in de vakantie moeten worden geregeld: te ontvangen of te betalen facturen, budget dat aangepast moet worden, etc
• Plannen en planningen die gemaakt of afgemaakt moeten worden; evenementen, reizen die georganiseerd moeten worden
• Klanten, prospects waar je mee bezig bent
• Informatie en acties waar je nog op wacht, van of door wie en per wanneer: antwoorden op openstaande vragen, beslissingen waar je op zit te wachten, taken die je gedelegeerd hebt, enzovoorts

Verder verzamel je alle losse eindjes die over (en naast, en onder) je bureau verspreid liggen, en kijkt wat voor acties daar nog in verstopt zaten die absoluut voor of tijdens je vakantie moeten gebeuren.

Je zet alles op papier, zodat je vervanger weet waar je mee bezig was. Maar als je wilt dat tijdens jouw afwezigheid de essentiële projecten doorgaan zul je nog iets anders doen:

Verhelderen

Je maakt onderscheid tussen projecten en taken waar in de vakantie alleen maar ‘op gepast’ hoeft te worden, en die waar nog wat mee moet gebeuren. Voor die laatste categorie noteer je:

• Wat is het doel van het project (als je vervanger van buiten komt)
• Wat moet er nog gebeuren om dat doel dichterbij te brengen

Organiseren

Je maakt je eigen organisatie expliciet duidelijk voor degene die jou in je afwezigheid vervangt. Hier staan de documenten die horen bij dat project, dit is de lijst met klanten, hier hangt de lijst met belangrijke telefoonnummers, de archiefkast is zus en zo ingedeeld, zo deel je je agenda met de rest van het team, en die collega kan je helpen als je vragen hebt over het CRM systeem.

Wederom, informatie die je de afgelopen jaren impliciet in je hoofd hebt verzameld zet je op papier.

Doen

Je gaat volgende week op vakantie; je hebt dus nog een paar dagen om iets te doen. Wat ga je, behalve bovenstaande, dan nog uitvoeren?

• De acties die je nog snel even kunt doen; projecten waar je nog snel even voortgang kunt boeken
• De projecten en taken die belangrijk én dringend zijn

Maar voordat je dat kunt doen heb je eerst een verdeling gemaakt, expliciet op papier of impliciet in je hoofd, tussen die verschillende categorieën acties en projecten: dít doe ik nog even, dát laat ik nog even liggen tot na de vakantie.

Doen na denken

Nu heb je zomaar vier van de vijf dingen gedaan die bij de GTD methodiek horen: verzamelen, verhelderen, organiseren, en doen. De vijfde heb je ook gedaan, maar het is je misschien niet opgevallen.

Je hebt niet alleen gewerkt, je hebt ook nagedacht over je werk. Dat wil zeggen, je hebt nagedacht niet zozeer over de inhoud van je werk, maar over de vorm en de structuur ervan. Denken over je werk verschilt essentieel van denken aan je werk. Gestructureerd en regelmatig denken over je werk zorgt er voor dat je tijd, rust en ruimte in je hoofd krijgt om, op het juiste moment, te kunnen denken aan je werk. Je hoeft dus niet meer op de verkeerde momenten aan je werk te denken, zoals om half twaalf ’s avonds. Of op de vierde dag van je vakantie.

Waarheen, waarvoor

Want waarom tref je deze voorbereidingen voor de vakantie? Omdat je je zo verantwoordelijk voelt voor je werkzaamheden en je het je vervanger zo gemakkelijk mogelijk wil maken? Of omdat je wilt zorgen dat je klanten op de juiste manier door jouw afwezigheid heen geholpen worden? Omdat je aan het eind van het jaar graag goed beoordeeld wilt worden?

Misschien. Vast en zeker.

Maar je weet ook dat als je het niet doet je in je vakantie lastig gevallen gaat worden. Door je vervanger, als je de overdracht niet goed hebt geregeld. Of door je eigen hoofd, als je op het strand, zonnebrand in je hand, bedenkt dat je je belangrijkste klant beloofd had vandaag terug te bellen…

Altijd vakantie

Eenmaal per jaar grote mentale schoonmaak houden is erg prettig. Maar net zoals het prettiger leven is in een huis dat (naar je eigen maatstaven) opgeruimd en georganiseerd is, is het prettiger leven met een hoofd dat opgeruimd en georganiseerd is. Ja, het kost tijd om regelmatig over je werk na te denken. Maar als het resultaat is dat je geconcentreerder kunt werken, én altijd het laatste-vrijdag-voor-de-vakantie gevoel hebt, is het dat de moeite niet waard?

Welke tips en trucs heb jij om met een gerust hart en licht hoofd op vakantie te gaan?