Hoe kun je GTD volhouden?

Ingezonden door Bert Plat op ma, 08/31/2009 - 09:09

De basis van de Getting Things Done methodiek is binnen een uurtje of twee wel te leren. GTD volhouden is heel andere koek. Voor een deel is dat een kwestie van discipline, maar er zijn wat dingen die je kunt doen om het jezelf makkelijker te maken.

GTD volhouden: De 5 I’s

In een van de podcasts beschikbaar op de GTD Connect website vertelt David Allen over de 5 fases van het aanleren van GTD:

  • Informatie: erachter komen wat GTD is
  • Inspiratie: vaststellen dat GTD voor jou nuttig kan zijn
  • Installatie: kijken welke middelen je gaat gebruiken
  • Implementatie: leren werken met de ‘tools’ die je hebt uitgezocht
  • Integratie: zorgen dat de GTD methodiek een gewoonte wordt

Informatie

De eerste stap is erachter komen wat GTD nu eigenlijk is. Daar zijn een boel mogelijkheden voor: lees het boek (of het andere boek). Volg een cursus of neem een coach in de arm. Lees een van de vele gratis introducties die beschikbaar zijn op het internet. Wat ligt je? Hoe ver reikt je budget? Hoe leer je het prettigst?

Voor mij duurde het even voor ik doorhad wat het beste werkte. Een collega van mij (hé Ard!) vertelde me alweer heel wat jaren geleden over de GTD methodiek, maar hoewel ik het boek kort daarna had aangeschaft en doorgelezen werd ik er pas door gegrepen toen ik een keertje luisterde naar een opname van een van David Allens seminars. Wekenlang luisterde ik in de auto van en naar m’n werk naar deze seminar tot ik uiteindelijk in staat was hele delen eruit te citeren. Extreem, ja, maar voor mij was dat de manier.

Inspiratie

De volgende stap gebeurt vaak onbewust, maar het is handig & verstandig om ‘m even naar de oppervlakte te trekken. Waarom wil je de GTD methodiek leren hanteren? Wat is de motivatie? Waarom lees je dit artikel eigenlijk?

Als het antwoord ergens ligt op het vlak van “Ik moet ’t gaan doen van m’n baas” en je staat er zelf sceptisch of negatief tegenover, laat maar zitten dan. Deze Titanic zal al zinken voordat je tegen een ijsberg botst, en zelfs de soundtrack zal je niet redden.

Maar stel je nou eens voor als je nu, op dit moment, zonder moeite, al een GTD guru was. Hoe zou je leven er dan uit zien? Wat zou anders zijn aan de dag die komen gaat? Welke problemen (goed, uitdagingen) die je had zullen verdwenen zijn? Is je mailbox helemaal leeg aan het eind van de dag? Zou je werkelijk tijd over hebben om eens na te denken? Zou je meer tijd besteden aan je kinderen? Zou je je administratie weer onder controle hebben?

Als je deze stap echt goed wilt doen, pak dan pen en papier (of toetsenbord en tekstverwerker) en omschrijf je wildste dromen. Sla ’t op, print ’t uit, en lees het door iedere keer als je moeite hebt om GTD vol te houden. Of zomaar, om weer geïnspireerd te raken.

Installatie

Als je weet waarom je ’t doet, wordt het tijd om te leren hoe je het doet. Belangrijke vraag die je jezelf hierbij moet stellen is: “Ga ik de hele GTD methodiek in één keer toepassen (big bang scenario), of voer ik ‘m stukje bij beetje in?”

Het antwoord hangt af van de hoeveel tijd en mentale energie die je op dit moment over hebt, en ook van de mate waarin je momenteel afwijkt van het ideale GTD pad. De GTD methodiek kan een flinke impact op je leven hebben. Als je dan op dit moment jezelf al helemaal uit de naad werkt om verschillende grote projecten af te ronden, thuis en/of op het werk, is dit misschien niet de juiste tijd om je routine helemaal om te gooien.

Als je dan besloten hebt om GTD stukje bij beetje te implementeren, wat moet je dan het eerst aanpakken? De vraag die je jezelf dan moet stellen is: “Waar heb ik het meeste last vast?” Welk deel van je leven zou het meeste baat hebben bij invoeren van de GTD methodiek? Als je je e-mail behoorlijk onder controle hebt, maar je archiefkast ziet eruit alsof er een bom in ontploft is kun je het beste daar beginnen. En als je archiefkast er netjes en blinkend uitziet, maar alleen omdat alles wat er in thuis hoort door het hele gebouw verspreid ligt, en daar heb je last van, dan kun je het beste de verzamelen — verhelderen — organiseren — nadenken — doen workflow leren toepassen.

Installatie gaat ook over de gereedschappen. De GTD methodiek is daar wat ambivalent over. Aan de ene kant: hoe fraai en kunstig ook, geen enkele ‘tool’ zal GTD voor jou gaan doen, en geen enkel gereedschap kan ervoor zorgen dat je de methodiek volhoudt. Het maakt niet uit welk systeem je gebruikt. Het is de systematische aanpak die hier van belang is, en niet het systeem. Er zijn mensen die zich fanatiek GTD-er noemen, maar die zo vaak en zo enthousiast achter het nieuwste product aanrennen dat ze nauwelijks meer toekomen aan het werkelijk doen van de dingen die ze op hun oh-zo-mooie lijstjes hebben staan. Het adagium is: “List your work. Then work your lists.” Moeilijker hoeft het niet.

Aan de andere kant kan een cool quality tool je wel helpen om de systematische aanpak te (blijven) hanteren. Als je het koeler, sexyer, prettiger vindt — zoals David Allen zelf zegt — om je papieren in een chroom-met-leer handgemaakte Italiaanse inbak van 128 dollar te mikken dan in eentje van 2 euro van de Blokker, en het helpt je die gewoonte op te bouwen en aan te houden: ga je gang!

Implementatie

Gebruik je gereedschap. Werk je lijstjes af. Doe de wekelijkse review.

Na alle voorbereiding is dit waar het uiteindelijk om gaat: werken volgens de GTD methodiek.

Dit is ook het punt waarop je vroeger of later merkt of je het kunt volhouden. Als je merkt dat ’t niet werkt — je noteert niet alles wat in je hoofd opkomt; je werkt je lijstjes niet af omdat je ze niet bijwerkt; de weekly review gebeurt vaker niet dan wel — dan kan het probleem in een of meerdere van de vier I’s zitten:

  • Misschien is je informatie incorrect of onvoldoende. Zoals gezegd is de basis van GTD erg simpel, maar ik heb gemerkt dat er een heleboel subtiliteiten in zitten waar je de eerste keer gemakkelijk overheen leest. Zo zijn de meeste mensen al een poosje bezig met GTD voordat ze echt merken wat het verschil is tussen project werkwoorden en actie werkwoorden.Mijn aanbeveling is dat je tijdens de eerste maanden van implementatie regelmatig door het boek (of welk medium je dan ook gebruikt) heen leest. Probeer daarnaast om iemand anders te vinden die ook interesse heeft in productiever zijn, en probeer het aan hem of haar over te brengen. De beste manier om iets goed te leren is nog altijd door ’t aan iemand anders uit te leggen.
  • Zoals hierboven al gemeld blijft de inspiratie — de motivatie om volgens de GTD methode te werken — vaak in het onderbewuste verborgen. Je vindt wel dat er ‘iets zit’ in deze methode, maar je hebt niet expliciet gemaakt wat dat precies voor jou betekent. Als je merkt dat je steeds weer in je oude gewoontes terugvalt kan het helpen als je voor jezelf op papier hebt gezet ‘Ik werk volgens de GTD methodiek want ik wil om 17u het werk kunnen verlaten zodat ik de kinderen nog zie voordat ze in bed liggen.’Het helpt ook enorm als je tenminste een keer geproefd hebt aan hoe een perfect GTD moment voelt. Bijvoorbeeld: als het afhandelen van mail je grote … uitdaging is, probeer dan tenminste één keer je mailbox op nul te krijgen en let op hoe dat voelt. Misschien gaat het de komende weken niet snel weer lukken, maar je weer in elk geval waar je het voor doet.
  • Het kan ook zijn dat er problemen zijn op het gebied van de installatie. Dat wil zeggen: de gereedschappen werken niet helemaal zoals je gehoopt had. Die glimmende smartphone voldoet wel aan de cool factor, maar als je snel even iets wilt noteren pak je toch pen en papier. De oplossing is simpel: stop met wat niet werkt, en schakel over naar pen en papier.Een ander installatieprobleem kan zijn dat je het domweg te druk hebt om de hele methodiek in één keer toe te passen. Alweer: wees niet te ambitieus, en pik er een paar dingen uit die je wel zonder problemen kunt toepassen.
  • Tot slot is er nog de implementatie. Iets nieuws leren gaat altijd met vallen en opstaan, en dat geldt voor de GTD methodiek net zo goed. Zelfs al ken je het boek uit je hoofd; zelfs al heb je het workflow diagram aan de muur hangen; zelfs al heb je het Perfecte Programma voor GTD: je zult merken dat je terugvalt in oude gewoontes.Maar da’s niet erg. GTD is een nieuwe gewoonte, en nog een vrij drastische ook, en het aanleren van een gewoonte kost tijd en moeite. Als je valt, gewoon opstaan en opnieuw proberen. Vallen is simpel, maar je zult merken dat opstaan en opnieuw beginnen bij GTD ook eenvoudig genoeg is. Als je eenmaal hebt geproefd aan een lege inbox zul je eerder merken dat ‘ie weer volraakt, en zul je eerder geneigd zijn er iets aan te doen.

Integratie

De laatste fase is integratie, waarbij GTD een onmisbare gewoonte geworden is. In deze fase kun je het niet meer uitstaan dat je iets in de hoofd hebt rondrammelen: je schrijft ’t meteen op. Je bent eerder geneigd om je portefeuille te vergeten dan je notitietool. De telefoon opnemen is een bewuste beslissing, en geen reflex. Je doet de weekly review ook echt elke week. Je collega’s richten een standbeeld van je op.

OK, misschien geen standbeeld.

Maar ze zullen wel merken dat je te allen tijd je hoofd koel houdt.

Heb je nog tips over hoe je GTD kunt volhouden? Laat ’t horen!

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (1 votes, average: 4,00 out of 5)
Loading...
Trackback URL