Vijf redenen waarom je mailbox zo vol is

“Er zijn nog 1672 wachtenden voor u …”

Een lege e-mail inbox is voor een groot deel van werkend Nederland een utopie. Uiteraard heeft de hoeveelheid binnenkomende mail daarmee te maken, maar er is ook een andere oorzaak aan te wijzen: veel mensen gebruiken hun mailbox niet alleen als mailbox, maar ook voor andere doeleinden. Bijvoorbeeld:

To-do lijst

Toegegeven, als je een hamer in handen hebt gaat alles op een spijker lijken. Maar: een inbox is een inbox, en een to-do lijst is een to-do lijst, of desnoods een actielijst. Je mail komt binnen in je inbox, maar als er een actie aan vast zit verhuist-ie naar je to-do lijst. Binnen Outlook is dat heel eenvoudig: sleep het bericht naar de Taken-knop linksonder, en vervolgens kun je het bericht archiveren of verwijderen. En over archief gesproken …

Archiefkast

Rapporten, verslagen, aantekeningen, bijlages: wees lief voor je IT afdeling (of je eigen Outlook PST-bestand) en bewaar ze apart in folders voor projecten. Verwijder vervolgens de bijlages uit je mailtje.

Agenda

Wanneer is die conference call? Waar is die vergadering? Wie gaf ook alweer die seminar? Datum/tijd-specifieke zaken horen in een agenda, niet in je Inbak. Net als bij taken kun je in Outlook dit soort mailtjes naar je agenda slepen. Mailtje weggooien, klaar.

Websites en andere nuttige informatie

Moet je er nog naar kijken? Maak er een actie van! Heb je er naar gekeken en wil je het bewaren? Zet het in je Outlook-notes, of gebruik iets als Evernote. Haal het uit je inbox, in ieder geval.

Adresboek

Handig, al die adressen en telefoonnummers. Maar in je inbox horen ze niet thuis: daar heb je je Rolodex voor, een papieren adresboek of in Outlook de Contactpersonen. Wist je dat je een mailtje óók naar de knop Contactpersonen kunt slepen?

Het juiste gereedschap

Mocht je niet zo heel bekend zijn met Outlook, of welk programma of combinatie van programma’s je dan ook gebruikt, dan kan het wat tijd en moeite kosten om het gereedschap op de juiste manier toe te passen. En tijd, dat had je nu net niet, want er liggen nog 1672 mailtjes te wachten. Maar dat is net zoiets als niet met de motorzaag willen leren werken omdat je nog zoveel bomen moet omzagen. Het kost inderdaad tijd om goed met je gereedschap te leren omgaan, maar de tijd die het oplevert weegt daar zeer tegen op.