Hoe stel je prioriteiten? Stap 1: Context

Je hebt een pracht van een to-do lijst gemaakt, met een hele rits aan dingen je nog wilt doen. Maar hoe stel je prioriteiten? Hoe pik je nu het belangrijkste er uit? Wat is belangrijk, wat is dringend, en wat is belangrijk én dringend? Tijd voor een prioriteiten stappenplan.

De eerste stap is om te erkennen (en herkennen) dat je niet alles op je actielijstje altijd en overal kunt doen. Sommige acties kun je alleen uitvoeren als je op kantoor in Apeldoorn bent; andere acties alleen op het hoofdkantoor in Velp. Voor bel-acties heb je een telefoon nodig, én bereik. Als je dingen met Anne, Berend of Caroline te bespreken hebt moeten zij wel beschikbaar zijn, én het lijstje met dingen die je wilt bespreken moet je bij de hand hebben. Boodschappen haal je bij de supermarkt, brood bij de bakker, printerinkt bij de kantoorboekhandel en voor alle drie moet je de weg op.

Waar ga je naar toe, en wie of wat heb je nodig om de actie af te kunnen ronden? Wat, om het in termen van de Getting Things Done methodiek te gieten, is de context waarin de actie plaats moet vinden?

De reden dat dit de het eerste antwoord moet zijn op de vraag “Hoe stel je prioriteiten”  is dat als de vereiste context niet beschikbaar is, de actie ook niet kan worden uitgevoerd. Het telefoontje dat je moet plegen kan nog zo belangrijk zijn, als je geen telefoon hebt, of geen bereik, of hij is leeg: vergeet het maar. Je moet misschien wel heel dringend dat rapport afmaken, maar de stroom ligt eruit en de computers doen het niet. Je kunt wel hele belangrijke zaken met Anne, Berend of Caroline te bespreken hebben, maar als ze op vakantie zijn gaat dat echt niet lukken. Ontspan je dus maar.

Context fungeert dus als eerste filter van je actielijstje. Is de vereiste context niet beschikbaar, dan moet je iets anders doen.

Als je een flinke actielijst hebt is het verstandig om vooraf de acties naar de verschillende contexten te organiseren. Dat stelt je in staat om even snel wat telefoontjes te plegen als je op je afspraak zit te wachten, of alle acties “Online” te negeren als het internet er (weer) ‘ns uitligt.

Welke contexten je gebruikt is aan jezelf (alweer: waar moet je zijn, en wie of wat heb je nodig) maar veelgebruikte contexten zijn:

• Kantoor.
• Computer.
• Email.
• Online — met name als je een laptop hebt die soms wel, soms niet aan het bedrijfsnetwerk of het internet hangt.
• Telefoon
• Onderweg — mogelijk met subcontexten als Supermarkt, Postkantoor, Drogist, en andere locaties waar je regelmatig moet zijn.
• Agenda’s — zijnde zaken die je met deze of gene bespreken moet, mogelijk met subcontexten als Baas, Helpdesk, Partner, Wekelijks Overleg, enzovoorts.
• Wachten Op — hier plaats je dingen of mensen waar je op zit te wachten en die je in de gaten wilt houden, zoals een antwoord op jouw mailtje aan Caroline of een product dat je hebt besteld.

Je kunt prima beginnen met deze lijst, maar het is de bedoeling dat je ‘m uiteindelijk verspijkert naar iets dat bij jou en je leven past. Dat betekent overigens ook dat een contextenlijst niet statisch kan zijn: blijf er alert op welke je wel en niet gebruikt.