Hoe stel je prioriteiten? Stap 2: Tijd

Je hebt een pracht van een to-do lijst gemaakt, met een hele rits aan dingen je nog wilt doen. Maar hoe stel je prioriteiten? Hoe pik je nu het belangrijkste er uit? Wat is belangrijk, wat is dringend, en wat is belangrijk én dringend? Tijd voor een stappenplan.

Tijd is, na context, het tweede criterium om je prioriteiten vast te stellen. Als een eerstvolgende actie je een uur gaat kosten, en je hebt maar een kwartier, dan kun je die eerstvolgende actie niet uitvoeren.

Een aantal opmerkingen daarbij.

Is het wel een eerstvolgende actie?

De eerste is dat veel mensen de benodigde hoeveelheid tijd schromelijk overschatten. Zo is duidelijk dat de actie “kamer dochter opnieuw behangen” toch wel een hele dag gaat duren. Dat is dan ook de reden dat deze actie, tot groot chagrijn van je dochter, al maandenlang onaangeroerd op je actielijstje staat.

Maar vaak is het in dat soort gevallen zo dat wat je hebt genoteerd als eerstvolgende fysieke actie, helemaal niet de eerstvolgende actie is. De werkelijke eerstvolgende actie was namelijk samen met je dochter uitzoeken welk behang er op de muur moet komen. Of misschien het regelen van een afstoomapparaat. Of een verzoek aan een handige en bereidwillige vriend om een weekend te prikken.

Controleer of je opgeschreven actie ook inderdaad de eerstvolgend fysieke actie is die je moet uitvoeren om een stap verder te komen. Zie ook het artikel Anatomie van een ‘next action’, en deel 2 uit de serie over uitstelgedrag.

Hoe kun je de tijd inschatten?

Ten tweede: er wordt me nog wel eens gevraagd hoe je de benodigde hoeveelheid tijd kunt inschatten. Grote groepen mensen hebben eigenlijk geen idee hoeveel tijd het kost om iets te doen, en dan wordt het inschatten van de benodigde hoeveelheid tijd natuurlijk een hachelijke zaak. De oplossing hiervoor is betrekkelijk eenvoudig, maar wel vermoeiend: Noteer gedurende een week of twee hoeveel tijd je denkt dat een taak (van ‘de was opruimen’ via ‘vergadering voorbereiden’ tot ‘weekrapport invullen en opsturen’) in beslag neemt, en noteer ook hoeveel tijd het in werkelijkheid in beslag neemt.

Het noteren van ingeschatte en werkelijk verbruikte tijd zorgt ervoor dat je je tijdbeleving bewust wordt, en je bent slim genoeg om daarvan te leren.

Een tweede, minder intensieve maar ook minder effectieve methode is het gebruiken van een horloge, klokje, mobieltje of PDA, dat elk halfuur even een signaal geeft. Ook dat helpt bij het beter leren bewust worden van het verstrijken van de tijd.

Het kan zijn dat je je opgejaagd gaat voelen, omdat je steeds minder tijd inschatte dan je in werkelijkheid verbruikt. Maar die twee lijken gerelateerd te zijn: bij gevoelens van stress maken je hersens meer dopamine aan, en een hoger dopamine-niveau morrelt aan je vermogen om tijd goed in te schatten. Let op dat het er om gaat vast te stellen hoeveel tijd je in werkelijkheid gebruikt, en hang er geen oordeel aan (“Oh jee, alweer meer tijd dan ik gedacht had!”). Je hebt er alleen maar voordeel bij als je weet dat je chronisch onderschat, en daar rekening mee kunt houden.

Warmdraaien

Een derde punt van belang is dat het aardig wat tijd kan kosten om in een bepaalde ‘flow’ te komen. Met name bij taken waar een beroep wordt gedaan op je creativiteit, inventiviteit of probleemoplossend vermogen, duurt het wel eens meer dan een half uur voordat al je hersens op alle cylinders cilinders draaien en je er echt ‘in’ zit. Dat is niet erg, maar zorg er voor dat je die opwarmtijd erbij rekent. Als je maar een halfuur tot je beschikking hebt is het misschien niet verstandig om aan dat jaarplan te gaan werken, of aan je boek, of die belangrijke presentatie. Ook al zou er in die tijd wel iets uit je handen komen, vaak is de kwaliteit van dien aard dat je net zo goed niets had kunnen doen.