Wat is wel of niet een goede context?

Binnen de GTD methodiek worden de acties op een actielijst gezet. Een belangrijk verschil met andere methoden daarbij is dat de acties niet zomaar onder elkaar worden gezet. Ze worden georganiseerd naar context: waar moet je zijn, en wie of wat heb je nodig om de actie te kunnen voltooien?

Naar aanleiding van dit artikel over prioriteiten in context kreeg ik een aantal vragen via het contactformulier — waarom niet als reactie, vraag ik me af? — over wat nu wel of niet een goede context is. Hieronder wat voorbeelden:

Wel een context

1. Mensen
   Bijvoorbeeld: @Freek, @Pa&Ma.
   Dit is vaak een agenda van dingen die je met desbetreffende persoon wilt bespreken (heeft Freek nog steeds die DVD van je te leen?). Let wel dat zo’n context alleen zinnig is als je de desbetreffende persoon regelmatig ziet, en regelmatig iets met ‘m te bespreken hebt.
2. Rollen en dienstverleners
   Bijvoorbeeld: @Baas, @Huisarts, @Helpdesk.
   Het is verstandig om rollen en mensen uit elkaar te houden, hoe goed je ze ook kent. Dus als @Freek je @baas is, is het handig om werk en privé-zaken uit elkaar te houden.
3. Locaties
   Bijvoorbeeld: @Kantoor, @Hoofdkantoor, @Thuis, @Igluu, @Strooper.
   Plaatsen waar je regelmatig bent.
4. Boodschappen en -schapjes
   Bijvoorbeeld: @Supermarkt, @Drogist, @Bouwmarkt, @Dierenwinkel, @Utrecht.
   Die laatste lijkt misschien er wat vreemd tussen te staan — de anderen zijn veel ‘kleiner’ — maar als ik toch eenmaal in Utrecht ben kan ik net zo goed alle acties uitvoeren (of in ieder geval als optie open hebben) die ik daar te doen heb. (Overigens kan een applicatie als Omnifocus for iPhone op basis van je GPS locatie vertellen welke taken in de buurt uitgevoerd kunnen worden. )
5. Regelmatig terugkerende evenementen
   Bijvoorbeeld: @Wekelijks overleg, @Medezeggenschapsvergadering.
   Voorkomt het verschijnsel dat je nog met extreem valide punten aan komt zetten als de voorzitter de vergadering net heeft afgesloten.
6. RoutinesBijvoorbeeld: @Opstaan, @Koffie, @Lunch, @Forenzen.
   Deze contexten zijn erg handig om bepaalde gewoontes in te bouwen / aan te leren; bijvoorbeeld het afluisteren van podcasts tijdens woon-werkverkeer, of het bellen van je moeder tijdens @Koffietijd.
7. Gereserveerde tijd
   Bijvoorbeeld: @Leestijd, @Creatijd, @Administratieuur.
   Het werkt niet voor iedereen, maar het kan handig zijn om specifieke momenten in je agenda te blokkeren en te besteden aan een bepaalde soort taken.
8. Noodzakelijke hulpmiddelen
   Bijvoorbeeld: @Online (of zelfs @Google), @Email, @Telefoon, @Laptop.
   Let op dat dit soort voorbeelden vaak eenzijdig gericht zijn op kantoorvolk; neurologen en melkveehouders gebruiken andere hulpmiddelen. Hou daar rekening mee en bedenk zelf wat in jouw situatie handig is.

Geen context

1. Acties of projecten
   Bijvoorbeeld: @Brainstorm, @Plannen, @Beslissen.
   De vraag is: waar ben ik, en wie en/of wat heb ik nodig om te brainstormen, te plannen of te beslissen?
2. Eenmalig voorkomende evenementen
   Bijvoorbeeld: @Vakantie in Zeeland
   ‘Vakantie in Zeeland’ is een project, met z’n eigen plaats in de agenda, en de actiepunten in de juiste context (Koop regenjas in @Boodschappen).
3. Benodigde tijd
   Bijvoorbeeld: @Online-Lang, @KorteKlusjes
   Tijd speelt wel een rol in het beslissen wat je kunt doen, maar het werkt erg demotiverend als je tien minuten hebt, de lijst @KorteKlusjes bekijkt en moet concluderen dat geen van de items daarop gedaan kunnen worden omdat je niet de juiste middelen hebt en/of niet op de juiste plaats bent om ze te doen. Eerst context, daarna tijd. Zie uit de serie over prioriteiten Stap 1: Context en Stap 2: Tijd.
4. Prioriteiten
   Bijvoorbeeld: @Belangrijk, @Dringend, of, afkomstig uit traditionele timemanagement boeken @A/@B/@C.
   Het is niet erg nuttig om te weten dat een volgende actie @Dringend is als je er niet naar kunt handelen.

Als je nog suggesties, aanvullingen of verbeteringen hebt, aarzel niet en laat het weten!