Hoe stel je prioriteiten? Stap 4: Stapje terug

Je hebt een pracht van een to-do lijst gemaakt, met een hele rits aan dingen je nog wilt doen. Maar hoe stel je prioriteiten? Hoe pik je nu het belangrijkste er uit? Wat is belangrijk, wat is dringend, en wat is belangrijk én dringend? Tijd voor een stappenplan.

Tijd voor het echte prioriteitenwerk. Stel nu dat je je in de context Kantoor bevindt, met volop dingen te doen. Je hebt nog ruim de tijd om iets af te maken, en je hebt ook nog volop energie om een flinke klus te klaren. Welke van de zeven dingen op je to-do lijstje die nog over zijn ga je dan aanpakken?

Maak je alvast dat statusrapport af, of ga je die vergadering van morgen voorbereiden? Loop je even bij Douwe langs om bij te kletsen, of ga je bij je chef langs om te opperen dat jij dat vastgelopen project wel weer vlot kunt trekken? Ga je creatief freewheelend nadenken wat je wilt met je persoonlijke ontwikkelingsplan of ga je eindelijk het archief eens opschonen? Of neem je vrij om met de kinderen te gaan zeilen, vanmiddag, want het waait zo lekker?

Allemaal valide to-do’s. Geen van alle dringend, maar wel allemaal belangrijk. Maar welke geef je prioriteit? (Of wacht je liever tot één van deze zaken — of misschien iets anders — wel dringend geworden is en laat je het kiezen over aan de omstandigheden?) Binnen de GTD methodiek doen we dan een stapje achteruit.

Stapje achteruit: taken en projecten

Om deze keuzes op een goede manier te kunnen maken moet je een stapje achteruit doen, en de zaken in perspectief plaatsen.

Kijk eens door je oogharen naar je to-do lijst, en vraag jezelf af: welke taken of projecten zitten daar aan vast, en wat is het uiteindelijke doel van die taak of dat project? En is dat ook jouw doel? Dat statusrapport kun je best gaan afmaken, maar is dat een nuttige tijdsbesteding als het project op rolletjes loopt en het rapport toch een hamerstuk is? Je kunt best even met Douwe bijkletsen — ‘t is een oude vriend, tenslotte — maar ongetwijfeld gaat het weer langer duren dan je eigenlijk prettig vindt.

Aan de andere kant: niet opleveren van een statusrapport betekent minpunten op je beoordeling. En Douwe is weliswaar lang van stof, maar hij kan je ook prima op de hoogte stellen van de laatste subtiele politieke bewegingen in het management.

Hm. Nog maar een stapje achteruit, dan.

Stapje achteruit: rollen en petten

Als je er op het niveau van de losse projecten en taken niet uitkomt wat het belangrijkst is trek je het perspectief nog wat breder. Wat zijn jouw verantwoordelijkheden? Welke rollen speel je, en welke petten draag je? Waar wordt je op afgerekend?

Dat jij dat statusrapport schrijft is misschien historisch wel zo gegroeid, maar is het wel een deel van jouw taakomschrijving? Of is “initiatief tonen” daarin een veel belangrijker onderdeel en kun je dus beter dat vastgelopen project aanpakken? Of heb je de afgelopen tijd al zo vaak overgewerkt dat de rol van “vader” of “moeder” ondergesneeuwd is geraakt, en is het dus belangrijker dat je iets met de kinderen gaat doen?

Stapje achteruit: doelen

En wat zijn je eigen plannen? Wat heb je met jezelf (of, vaak explicieter: met anderen) afgesproken dat je dit jaar zou doen? Heb je je voorgenomen eindelijk eens werk te maken van je persoonlijke ontwikkeling? Wil je doorgroeien naar het management? Zou je vaker naar buiten gaan, al of niet met de kinderen?

Stapje achteruit: dromen en visie

En wat zou je veranderen als je in het management zit? Welke veranderingen zou je doorvoeren? Of is het meer de bedoeling om als manager geheadhunt te worden door een grotere organisatie? Of gaat het er vooral om om voldoende geld bijeen te sparen zodat je over een jaar of wat met je zeilboot over de Middellandse Zee rond kunt toeren?

Stapje achteruit: zingeving en principes

En hoe wil je dat dan vormgeven? Ga je zo nu zo hard en rücksichtslos mogelijk werken om die droom waar te maken, of gaat je dat te ver? Heb je er wel of geen moeite mee om, ik zeg maar wat, aandelen van dubieuze origine aan de man te brengen? Speel je de spelletjes mee die kennelijk nodig zijn om in deze organisatie het management in te komen? En is dan je doel bereikt, of wil je juist een einde maken aan die praktijken?

Terug op aarde

Prioriteiten stellen is het gemakkelijkste wat er is. Maar.

Maar.

Maar dan is het wel noodzakelijk dat je helder hebt:

• wat je aan acties op je bord hebt liggen
• wat de gewenste uitkomsten van die acties zijn
• hoe die uitkomsten passen in de doelen die je jezelf hebt gesteld
• hoe die doelen bijdragen aan het verwezenlijken van je dromen
• in hoeverre die dromen passen bij het soort persoon dat je wilt zijn

En de enige manier om het goed helder te krijgen is:

1. Denk er over na
2. Schrijf het op
3. Lees het regelmatig door
4. Hou het bij

Heb jij nog tips hoe je prioriteiten stelt, of andere op- of aanmerkingen? Laat het weten in de reacties.