Dan laat je het toch gewoon?

Wat me heel vaak gevraagd wordt tijdens m’n workshops en trainingen is hoe lang ik daar nu mee bezig ben, dat uitzoeken en organiseren van mijn werk. Als ik dan zeg dat dat me één à anderhalf uur per dag kost is de reactie veelal dat men die tijd ab-so-luut niet heeft. Jôh, doe het dan niet.

Niemand verplicht je er toe. Láát het dan, en doe gewoon je werk.

Vrijheid…

De mailtjes laat je gewoon in je inbox staan. Niks gesleep naar mappen en submappen: je hebt toch ruimte genoeg, en als je ze nodig hebt is de zoekfunctie dichtbij. To-do lijstjes hoef je niet meer bij te houden, want dat verandert toch veel te snel, en als het belangrijk is onthou je het wel. Papieren laat je gewoon op je bureau liggen, want al dat opruimen en terughalen kost alleen maar tijd, en zolang niemand aan jouw stapels komt kun je het prima terugvinden. Afspraken bijhouden hoeft ook niet, want daar heb je een secretaresse voor, en je ziet vanzelf wel wanneer je het met wie waar over moeten hebben.

Blijheid?

Maar wordt je daar nu werkelijk blij van? Ben je dan nu effectief en efficiënt aan het werk? Of merk je dat het zoeken door 7900 mailtjes naar die ene contractrevisie die je nu moet hebben ook aardig wat tijd kost, al was het maar in het verzinnen van de juiste zoektermen? En die to-do lijst was toch misschien ook wel handig, bijvoorbeeld om niet weer te vergeten nieuwe batterijen te kopen. De TV doet het weliswaar ook wel zonder afstands­bediening, dus echt belangrijk is het wel niet, maar toch…

Op je bureau heb je inmiddels onvoldoende ruimte, maar stapels papier op de vloer kunnen rekenen op gefronste wenkbrauwen bij de afdeling gebouwenbeheer: brandgevaarlijk.

En tja, omdat je secretaresse je agenda bijhoudt kom je nu al weken niet toe aan het nadenken over de producten van volgend jaar. Hoe zou je dat ook in je agenda moeten zetten? “Woensdagmorgen, 10 – 11u: Nadenken”?

Toch maar doen?

Kijk, de vraag is niet of je je werk gaat organiseren. Iedereen doet dat. Niet iedereen op dezelfde manier (gelukkig maar), en zeker niet in dezelfde mate. Maar organiseren doe je.

Maar op welk moment, en hoe grondig?

De — gemiddeld — anderhalf uur die ik dagelijks besteed aan het organiseren van mijn werk verdien ik in de loop van de dag dubbel en dwars terug.

Als ik naar een vergadering moet heb ik de papieren paraat in mijn projectmap, inclusief de notulen van de vorige keer, mocht dat nodig zijn, en de resultaten van de acties die op mijn naam stonden. Zonder eerst te moeten zoeken of iets te moeten afdrukken.

Als ik iets moet doen met een contractrevisie dan heb ik die actie op een lijstje staan, en ik weet waar de desbetreffende mailtjes en/of documenten zijn.

Opbergen en terughalen van papieren kost inderdaad wat tijd, maar ik hoef niet eerst gehaast ruimte op mijn bureau te maken om op A3 formaat een mindmap te maken.

En die batterijen, die staan op een lijstje met de context ‘@Supermarkt’, dus als ik het red om boodschappen te doen vandaag dan worden die batterijen echt niet vergeten.

Bovendien kan ik zelf het moment kiezen waarop ik mijn werk organiseer. Dus niet vijf minuten vóór de vergadering nog even snel nagaan wat de status is van de actiepunten die je op je hebt genomen. Niet de laatste dag voor de vakantie nog moeten opschrijven wat de huidige en gewenste toestand is van alle lopende projecten. Niet om tien voor acht ‘s avonds nogmaals naar de supermarkt haasten voor een setje AA-batterijen. Of waren het nu AAA’s?

Organiseer je werk

Binnen de Getting Things Done methode kun je drie soorten werk uitvoeren:

1. voorgedefinieerd werk, zoals het afwerken van to-do lijstjes
2. ad-hoc werk, zoals het te woord staan van een collega met een vraag
3. het definiëren en organiseren van je werk

Als je #3 regelmatig en systematisch doet dan gaat #1 veel efficiënter en effectiever, en kun je #2 de aandacht geven die het verdient. Is dat niet 90 minuten van je tijd waard?