Intelligent vereenvoudigen

Er is momenteel een hoop gaande over slim werken, georganiseerd werken of zelfs het nieuwe werken. Alles om effectief je dag door te komen. Maar wordt het niet tijd je werk gewoon te vereenvoudigen?

Overigens bedoel ik daarmee niet dat je een andere baan moet nemen, of dat je moet stoppen met werken.

Sim-pel

Dat kan wel, natuurlijk. Zeg je huidige baan op, doe partner, huis en kinderen van de hand, lift naar het zuiden en leidt een simpel leven op het zonnige strand van Málaga. Verkoop meloenen en ananassen aan de toeristen. Weg met die stress!

Of, minder radicaal, stop met je stressvolle baan als business manager, sales consultant, projectleider of IT architect, solliciteer bij je lokale fastfood provider en ga hamburgers flippen. Je komt ‘s morgens op je werk, bakt een aantal uren lang hamburgers en dat is het dan.

Wat zeg je? Hoe hoog is je hypotheek? Je wilt waar naar toe op vakantie? Je kinderen zitten op hoeveel sporten?

Oh-oh. Dat gaat ‘m niet worden dus. Je bent gewend geraakt aan een levensstandaard die je met hamburgers bakken niet gaat onderhouden.

Een-vou-dig

De truc is: zorg dat je werken weer het karakter krijgt van hamburgers bakken. Niet hoeven nadenken over wat je moet doen, en in welke prioriteit, en wat er morgen en volgende week nog af moet: er is alleen het concentreren op het keurig bruin, sappig en gaar bakken van de hamburgers.

Die staat kun je ook bereiken met je eigen werk. Al het werk, alle projecten, hoe high-level, ambigu, complex en ingewikkeld ook, komen, als je er goed over nadenkt, uiteindelijk neer op het uitvoeren van fysieke handelingen.

Lees voorstel. Bel Frank. Mail antwoord. Ga naar bouwmarkt. Koop spijkers. Vul olie bij. Overleg met Sandra. Bestel tickets. Zoek op marktplaats.nl.

Het punt alleen is dat we er gewoonlijk maar zelden zo goed over doordenken, of dat we de resultaten van dat nuttige nadenken niet ergens op een betrouwbare plek parkeren zodat je weet dat je het op het juiste moment weer terugziet. Dan moet je dus iedere keer opnieuw bedenken wat je (ook alweer) precies moet doen om die klus, dat werk, dat project richting ‘af’ te krijgen.

De oplossing volgens de GTD methode is verdacht eenvoudig. Voor elke klus, elk project:

1. Hoe ziet de wereld er uit als het project of de klus af is?
2. Wat is de eerstvolgende fysieke handeling die jij moet doen om een stapje dichterbij je einddoel te komen?
   (Zie ook het artikel Anatomie van een next action op deze website.)
3. Schrijf het allebei op je to-do lijst

En vervolgens kun je die to-do lijst afwerken zonder dat je verder aan je werk hoeft te denken.

Het maken of bijwerken van zo’n lijst zou je zo eens per week kunnen doen; kies wel een moment dat je voldoende energie en rust hebt om er met aandacht naar te kijken. En als je dan vastgesteld hebt hoe je werk er voor de rest van de week uitziet kun je je verder concentreren op het bakken van drie sterren-hamburgers.