Verval niet in herhalingen

Als je een bepaalde gedachte meer dan eens hebt is dat voor verbetering vatbaar.

Het betekent namelijk dat er iets niet wordt:

geregistreerd
bekeken
uitgevoerd —of—
bewust afgevoerd

Zou het niet geweldig zijn als je niet steeds opnieuw dezelfde gedachten zou hebben — gedachten die vaak beginnen met ‘Ik zou eigenlijk nog… ’?

Repeterende gedachten

Altijd alles vastleggen wat in je hoofd opkomt is mooi in theorie, maar niet erg praktisch. Het werkelijke doel is niet dat je alles wat in je hoofd opkomt registreert, maar dat je alles vastlegt wat je aandacht opeist. Als je met A bezig bent zou er in je hoofd niets anders aanwezig moeten zijn dan A. Maar als je aandacht wordt afgeleid door B — omdat je er opeens aan ‘moet’ denken, of omdat er een externe aanleiding is — zal elke moeite die je doet om niet aan B te denken contraproductief werken. Wat wel werkt is dat je B noteert. Je moet het dan wel zodanig registreren dat je er op kunt vertrouwen dat je die aantekening weer —tijdig— terugziet.

Maar stel nu dat A veel belangrijker is dan B? Het is dan verleidelijk om niet de tijd te nemen om B te noteren, want die tijd besteed je dan niet aan de belangrijkere taak A. Maar zolang je met die belangrijke taak A bezig bent zal al het andere onbelangrijker lijken. Je moet op dat moment dan ook geen oordeel vellen over of B ‘belangrijk genoeg’ is om op te schrijven: als je dezelfde gedachte al eerder had, noteer het gewoon. Mocht je later besluiten dat het toch niet interessant was dan heeft het hoogstens een paar seconden van je leven gekost. Niets is vervelender dan te moeten constateren dat je iets op had moeten schrijven, maar dat je niet meer weet wat dat ook al weer was.

Uitgesteld nadenken

Als je nadenkt over B terwijl je A hoort te doen, ben je niet geconcentreerd bezig met A. Het omgekeerde is ook waar: terwijl je met A bezig bent kun je niet gefocust nadenken over B. Noch A, noch B krijgen de volledige aandacht. Als je B opschrijft neem je bewust de beslissing om het nadenken over B uit te stellen totdat je in staat bent dat met je volle aandacht te doen. Bovendien: het noteren van ‘kleinigheidjes’ die in je opkomen stoort weliswaar de taak waar je mee bezig bent, maar sommige van die kleinigheidjes kunnen later, als je er eens goed en geconcentreerd over nadenkt, best belangrijk blijken te zijn.

Je hoeft niet op alles te acteren. Sommige dingen vangen je aandacht omdat ze leuk of interessant zijn, en niet omdat ze belangrijk zijn. Als je de afleidingen alleen noteert (‘capture’ in GTD termen), en er later over nadenkt (‘process’) kun je onderscheid maken tussen dingen die belangrijk zijn, en dingen die interessant zijn, en ze de juiste prioriteit geven.