Eerstvolgende actie. En dan?

Productief zijn staat of valt met het (leren) vaststellen van de eerstvolgend fysieke actie. Die schrijf je op, en op een passend moment voer je ‘m uit. Maar wat doe je daarna?

Het vaststellen en noteren van de eerstvolgend fysieke actie heeft twee doelen.

Het ene doel is het zo laag mogelijk maken van de drempel om aan de actie te beginnen. Zeker bij grotere taken en projecten kan er uitstelgedrag ontstaan als je alleen kijkt naar het einddoel, en niet naar de eerstvolgende stap die je kunt nemen. Een reis van duizend kilometer begint nu eenmaal met de eerste stap. Een nieuwe productlancering begint met het uitschrijven van een vergadering. En het schilderen van het huis begint met het uitzoeken van de kleuren.

Hoe gedetailleerd je de eerstvolgende actie noteert hangt er dan ook vanaf hoezeer je tegen de klus opkijkt. Wie graag mag tuinieren heeft voldoende aan “Maai gras”, terwijl een ander de drempel een stuk lager moet leggen: “Haal maaier uit de schuur”. (Voor meer informatie zie ook het artikel Hoe overwin je uitstelgedrag, deel 2: Niet afmaken, maar beginnen.)

Het tweede doel van het noteren van de eerstvolgende actie is bijhouden waar je gebleven bent, en dat geeft het antwoord op de “En dan?” vraag.

Sommige mensen denken dat GTD inhoudt dat je alléén maar acties op je lijstjes zit af te werken. Je doet één actie, streept die af, en kijkt dan opnieuw naar je lijstje om te zien wat de eerstvolgende actie is. Maar dat is een misverstand.

Vergelijk het met het lezen van een boek.

Je pakt je boek, en gaat verder waar je gebleven bent. Dat weet je omdat je een bladwijzer hebt gebruikt (tenzij je één van die biblio-barbaren bent die het boek gewoon op de kop legt…) Doe je dan de bladwijzer meteen bij de volgende pagina? Natuurlijk niet! Je leest totdat je niet meer kunt of wilt, en dan pas stop je de bladwijzer weer waar je gebleven bent.

Zo werkt het ook met het noteren van eerstvolgende acties.

Je kijkt op je lijstje wat je eerstvolgende actie is. Vervolgens blijf je vervolgacties voor dat project of die taak uitvoeren, totdat je gedwongen wordt te stoppen. Dat kan zijn omdat je geen tijd meer hebt, of omdat je iemand nodig hebt die niet op dit moment beschikbaar is (je contactpersoon bij de klant), of omdat je ergens moet zijn waar je nu niet bent (kantoor Zwolle in plaats van Nieuwegein), of omdat je iets nodig hebt wat je nu niet hebt (een internetverbinding).

Op dát moment heb je je bladwijzer nodig.

Je noteert dan de eerstvolgende actie voor deze taak of dit project (“bel Freek nav offerte XYZ”) zodat je er niet over hoeft na te denken. En vervolgens ga je kijken wat je nu wél kunt doen.

Simpel. Praktisch. Maar o zo effectief.