Agenda-fu

Wil je even je agenda er bij pakken? We gaan even wat agenda kung fu doen. Toe maar, ik wacht wel even.

Kung fu: het eerste karakter daarvan, 夫, betekent Tijd. Het tweede karakter, 功 , betekent Energie. De vertaling is dan dat je ergens, niet specifiek de krijgskunst, goed in wordt door er veel tijd en energie in te steken.

Het is vandaag 3 februari 2011. Blader nu eens terug in je agenda. Kijk eens naar vorige week: welke afspraken had je toen allemaal staan? Welke acties daaruit staan eigenlijk op jouw naam? Zou je nog een vervolgafspraak plannen? Moet je nog kilometers declareren? Heb je nog ergens geparkeerd waarvan je het bonnetje nog in je tas hebt zitten? Zou je nog iemand nabellen?

Kortom: welke taken en acties staan nog open?

En welke daarvan heb je genoteerd staan?

Niet? Hoe zorg je er dan voor dat je ze niet vergeet? Je onthoudt ze wel.. oh, de andere partij helpt je wel herinneren! Ja, nee, dat … dat is ook een manier.

Doe je toekomstige zelf nu een plezier en schrijf het even op. Waar denk je aan, wat komt er in je op, als je terugbladert in je agenda; welke dingen moet je eigenlijk nog doen voordat de vorige week ook inderdaad geschiedenis is. Blader ook de eerdere weken en desnoods maanden even door: vis er die dingen uit die nu kennelijk nog niet kritisch zijn geworden (hoe kun je anders tijd hebben voor dit artikel?) maar waar je nog wel werk in hebt zitten.

Doe dat ook even de andere kant op. Blader eens vooruit in je agenda: wat staat er allemaal aan te komen? Een afspraak met de hypotheekadviseur: wat moet je daar nog voor voorbereiden? Een deadline voor een offerte: drie weken is ruim, maar welke simpele actie kun je nu al doen? In april heb je je beoordelingsgesprek: is je duidelijk waarop je beoordeeld gaat worden? In mei ga je naar dat congres in Barcelona: moest je paspoort eigenlijk niet verlengd worden?

Kortom: welke taken en acties zitten er aan te komen?

En voor welke heb je helder wat de eerstvolgende stap is?

Je haalt als het ware een sleepnet door je agenda, en haalt uit de geschiedenis de nog openstaande zaken, en uit de toekomst vast de dingen waar je nu al een actie op kunt ondernemen. Als je dat regelmatig doet kun je makkelijker plannen. En: hoe flexibeler je blijft om te reageren op onverwachte gebeurtenissen.

Dus. Steek regelmatig even wat 功 in je agenda en hou 夫over.