Hoe krijg je dingen gedaan met onrust in je hoofd?

Er zijn van die periodes dat de gedachtenstroom in je hoofd van een kabbelend beekje veranderd in een onstopbare, alles met zich meesleurende maalstroom aan ideeën, aandachtspunten, beelden, plannen, axioma’s en dingen waar je nog aan moet denken. Hoe kun je in die staat nog dingen gedaan krijgen?

Wat ook de aanleiding is of geweest is voor de maalstroom, het doel is om je focus weer onder controle te krijgen. Je aandacht moet je weer daar zien te krijgen waar je ‘m hebben wilt. Anders gezegd:

Je attentie moet weer verbonden worden met je intentie.

Hoe krijg je dat voor elkaar?

Stap 1: Herken en erken dat je reactief bezig bent

Deze eerste stap is zowel het meest voor de hand liggend als het meest over het hoofd gezien. En, daarom ook: het lastigst uit te voeren.

Bijvoorbeeld. Je bent door je mail aan het heenwerken. Je opent een mailtje om ‘m te beantwoorden. In dat mailtje zitten wat bijlages, en die print je even uit. Terwijl de bijlages aan het printen zijn ga je vast verder met het volgende mailtje. Het antwoord daarop kun je vinden in de stapel die links op je bureau ligt, dus blader je daar even doorheen op zoek naar het juiste document. Terwijl je daar mee bezig bent kom je een tijdschrift tegen dat je van een collega geleend hebt en je besluit dat even terug te brengen; ze zit immers aan het eind van de gang. Op de weg daarheen loop je Mark tegen het lijf, die jou net moest hebben want hij had nog iets te vragen over de notulen van gisteren…

… en aan het eind van de dag ben je vergeten de bijlages van de printer te halen …

Dit overkomt iedereen wel eens. De truc is het herkennen van deze situatie (bij voorkeur voordat de dag om is), en het erkennen dat je alleen nog maar reactief bezig bent. Wat in ieder geval helpt is stoppen met multitasken; het lijkt zo efficiënt, maar kans dat je afdwaalt wordt alleen maar groter.

Stap 2: Stop

Stop met wat je aan het doen bent. Gewoon, even stoppen. Wel even je hersens er bij houden: als je autorijdt of midden in een gesprek zit komt het niet altijd uit, maar stop dan even zodra het kan.

Gun je hersens een moment waarin ze even achteruit kunnen stappen en alles in perspectief kunnen plaatsen.

Daarmee komen we bij stap 3.

Stap 3: Constateer wat je doet, en stel vast wat je niet doet

a. Constateer wat je doet.
Kijk even helder naar wat je bij stap 1 aan het doen was. Niet wat je had moeten doen, of had willen doen, maar simpelweg: wat was je aan het doen?

Stel jezelf vervolgens de vraag: “Datgene wat ik aan het doen was, wanneer is dat klaar?” Zorg ervoor dat je daar een duidelijk antwoord op hebt.

Als je bijvoorbeeld een grappig filmpje op Youtube aan het bekijken bent is het antwoord “Deze taak is klaar als ik dit filmpje heb bekeken” en niet “Ik ben even aan het ontspannen.”

Als je er een helder en duidelijke grens aan stelt ben je al een heel eind op weg om de controle over je aandacht terug te krijgen.

b. Stel vast wat je (nu) niet doet
In de maalstroom van gedachten dobberen allerlei klussen en klusjes die je op dit moment niet aan het doen bent. Mensen die je terug wilt bellen, artikelen die je nog wilt lezen, grandioze ideeën voor een nieuw product.

Deze taken horen op dit moment niet je focus te hebben, maar het feit dat ze er zijn houdt in dat ze wel je aandacht trekken. Schrijf ze op, zodat je er op een later tijdstip gericht aandacht aan kunt schenken.

Stap 4: Terug naar actie

Je hebt nu verschillende mogelijkheden.
Maak de taak af. Kijk het filmpje af, of wacht op het afdrukken van de bijlages. Afleidende gedachten aan dingen die je óók nog moet doen noteer je voor latere verwerking.

Sluit de taak af. Als de taak niet op dit moment hoeft te worden afgerond, stop er mee. Maar doe dat zo dat je geen extra bagage in je hoofd hoeft te houden. Met andere woorden: noteer dat je de afdrukken nog van de printer moet ophalen, en sluit het mailtje. Of: sla het maffe filmpje op in je bookmarks en bekijk ‘m later.
Een combinatie van beide. Als de taak te groot is, maak het deel af wat je af kunt maken, noteer wat de eerstvolgende stap is, en sluit vervolgens de taak af. Bij veel taken en klussen is het lastig vooraf vast te stellen hoeveel werk er aan vast zit totdat je er aan begint.

Stap 5: Evalueer

Bij het afmaken of afsluiten van een taak, stel jezelf de volgende vragen:

• is deze taak nu werkelijk afgerond?
• moet/wil ik er nog iets mee doen?
• als ik het nu niet kan doen, kan ik een kleiner tussenstapje nemen?
• als ik nu niets kan doen, staat er nog iets open?

Of, in het kort:

• is deze taak nu uit mijn hoofd?
• zo nee, wat moet ik doen om ‘m uit m’n hoofd te krijgen?

En voordat je verder gaat:

• ben ik klaar voor de volgende taak?
• zo nee, wat is het kleinste klusje dat ik kan oppakken?

Met deze vragen voorkom je dat je meteen wéér de maalstroom induikt.

Een stapje terug doen is vaak de beste methode om vooruit te komen.