De drie belangrijkste productiviteitstools

De drie belangrijkste gereedschappen om je productiviteit te verbeteren zijn: de prullenbak, de delete-toets en het eenvoudige woordje “Nee”.

Prullenbak

Of afvalbak. Gooi weg wat je niet werkelijk nodig hebt.

De meeste mensen bewaren veel en veel meer dan werkelijk nodig is. Niet eens zozeer omdat ze zo graag aan dingen vasthouden, al zijn er natuurlijk wel ware hamsteraars.

Het is meer:

• je weet niet of je het ooit nog nodig gaat hebben;
  je weet niet wie verantwoordelijk is voor het bewaren, dus doe je het maar zelf;
• je weet niet of het archief van je voorganger weg mag;
• je hebt slechte ervaringen met Het Archief, dus hou je zelf ook maar een kopietje.

Maar dit soort dingen kun je veranderen. En hoewel zulke veranderingen tijd en moeite kosten, levert het een mate van rust en ruimte op die je aanzienlijk productiever maakt. Opbergen wordt gemakkelijker, want er is tenminste ruimte op iets op te bergen. Terug vinden wordt eenvoudiger, want er is simpelweg minder te doorzoeken. Organiseren kost minder tijd. En alles wat er staat (of ligt), is courant en relevant.

Ooit werkte ik in een vrij grote organisatie, waar ik een volle archiefkast van een voorganger had geërfd. Map na map na map na map staarde me aan als ik langs die kast liep, en hoewel ik wel het voornemen had die kast ooit eens op te schonen kwam het er steeds maar niet van. Herkenbaar?

Uiteindelijk, bij de derde interne verhuizing, bleek de kast verdwenen. Opeens had ik een hoop meer ruimte, en rust!

Stel jezelf de vraag: wil ik hier iets mee doen? En stel jezelf die vraag op het moment dat iets je leven binnenkomt, en niet pas als het al lang een plek verworven heeft op of naast je bureau. Wil je er niets mee doen? Weg er mee!

Delete-toets

De hoeveelheid ruimte op computers lijkt tegenwoordig welhaast onbeperkt. Je kúnt alle mailtjes en downloads bewaren; vasthouden aan alle tussenversies van je rapport; voor alle zekerheid dat document ook nog maar even opslaan. Ruimte genoeg immers?

Maar wat daarvan ga je ook werkelijk nog weer gebruiken? Wat is voor jou de functie van het vasthouden? Is het “voor alle zekerheid”? Zekerheid waarvoor? Of denk je er delen van te hergebruiken? En zo ja, weet je tegen die tijd nog dát er iets te hergebruiken valt? En kun je het dan nog terugvinden?

Fysiek neemt het misschien niet zoveel ruimte in beslag, maar het doorzoeken ervan kost wel tijd en moeite. Het organiseren ervan ook. Om over het maken van backups (die maak je toch?) nog maar te zwijgen.

Finale versie opgeleverd én goedgekeurd? Verwijder dan de oude versies. Een project is pas afgerond als ál dat soort losse eindjes zijn weggewerkt.

Zeg nee

Ik hoor nog wel eens: “Ik moet beter m’n grenzen aangeven!”

Dat zal best. Maar hoe kun je je grenzen aangeven en bewaken als je niet weet hoe groot je land is?

Als je niet precies weet hoeveel werk je al hebt, is je antwoord al snel “Ja, ok, doe ik wel even”. Misschien omdat het je een leuke(re) klus lijkt, of omdat je meent dat alleen jij dat goed kunt uitvoeren, of wellicht omdat je bang bent dat die promotie aan je neus voorbij gaat. Je kunt wel “Nee, doe ik niet” zeggen, maar wat zeg je dan als je gevraagd wordt waarom niet? Kun je een gefundeerd antwoord geven? Of wordt het weer “Ik heb het al zo druk, dat kan ik er niet bij hebben!” Waarop je hoort: “We hebben het allemaal druk, doe het nou maar gewoon.”

Gefundeerd, feitelijk nee zeggen kan pas als je een volledige inventarisatie hebt van alle werkzaamheden die je nog wilt verrichten. Pas als je zo’n lijst hebt, en pas als je die compleet hebt, kun je zakelijk en objectief aangeven dat je er niets bij kunt hebben. Of dat die nieuwe klus in plaats komt van iets anders: “Zeg het maar, welke hiervan kan ik even laten liggen?” Geen emotionele toestanden, maar een professionele afweging: waar schenk je je aandacht aan.

De prullebak, de delete-toets en het woordje “Nee”. Met z’n drieën geven ze je de noodzakelijke focus om de dingen te doen die je wilt doen, juist door duidelijk te maken wat je nu niet doet.