Vier redenen waarom GTD voor jou niet werkt

Er zijn nogal wat mensen die de Getting Things Done methode hebben uitgeprobeerd, maar na korte of langere tijd hebben geconcludeerd dat “de methode niet werkt”, of, vriendelijker, “die methode is niet geschikt voor mij”.

Prima, natuurlijk. Dat ik reuze enthousiast ben over GTD, en zeer overtuigd van een zeer brede inzetbaarheid ervan, betekent niet dat het voor iederéén op dezelfde manier werkt. Niet iedereen heeft in dezelfde mate behoefte aan rust in het hoofd, en grip op het leven.

Maar nogal eens kom ik er gaandeweg het gesprek achter dat men de GTD methode wel heeft toegepast, maar op één of meer kritieke punten onvoldoende doorgrond heeft. De vier issues die ik het meeste tegenkom zijn:

Je eerstvolgende acties zijn dat niet

Dit probleem zie ik verreweg het meest: er staan dingen op de actielijst die geen echte eerstvolgende acties zijn. Het zijn wel dingen die je wilt doen, maar voordat je ze kunt doen moet je eerst nog iets anders doen. Er staat bijvoorbeeld dat je de garage nog moet bellen om je winterbanden te laten wisselen, maar voordat je dat kunt doen moet je eerst nog in je e-mail duiken om het telefoonnummer te achterhalen.

Of: je hebt als eerstvolgende actie staan dat project X moet worden overgedragen aan een collega, maar eigenlijk moet je eerst de laatste documenten nog afdrukken en aan de projectmap toevoegen.

Het resultaat is dat je bij het gebruiken van je actielijsten moet nadenken of je die actie nu wel of niet kunt doen, en zo niet: wat er dan eerst nog moet gebeuren. Dat vergt extra tijd, en moeite, en de neiging is dan al snel om die actie maar over te slaan ten gunste van eentje die gemakkelijker en sneller te doen is. Met een paar van zulke nog-niet-te-doen-acties heb je uiteindelijk weer een to-do lijst, met globale reminders aan wat je nog moet afmaken.

Oplossing: Besteed in de verwerkingsfase zo goed mogelijk aandacht aan het boven water halen van de werkelijke, fysieke eerstvolgende actie. Als je nu niets anders te doen had dan dit project een stapje verder te helpen: wat zou ik je zien doen? En waar zou je moeten zijn en/of wie of wat heb je nodig om dat te doen? En als je je realiseert dat je een actie van je actielijstje al een paar keer hebt overgeslagen, waar zit ‘m dat dan in?

Je werkt vanuit de projectenlijst

Er is ook nogal eens wat onduidelijkheid over de rol van de projectenlijst. Wij moderne werkers zijn natuurlijk goed geschoold in het projectmatig werken, en dat leidt er toe dat we graag “aan een project” werken. Dus pak je de projectenlijst er bij — maar daar staat dan niet op welke acties je moet doen; die staan immers op je actielijstjes.

De projectenlijst bevat de, laten we zeggen “master list” van kleine en grote klussen die je wilt afronden in de eerstkomende twaalf tot achttien maanden.

Maar een project zelf kun je niet “doen”. Het project “Nieuwsbrief rondgestuurd” is niet iets wat ik kan “doen”. Wel kan ik de acties “Genereer ideeën” (@Overal), “Schrijf concept” (@Mac), “Werk concept uit” (@Mac), “Zoek passend plaatje” (@Online), “Zet nieuwsbrief klaar in MailChimp” (@Online), “Promoot nieuwsbrief op Twitter” (@Online) enzovoorts uitvoeren, en die leiden uiteindelijk tot een afgerond project “Nieuwsbrief rondgestuurd”.

De projectenlijst zelf zie je dus alleen tijdens de wekelijkse review, wanneer je kijkt of je nog op koers ligt. De rest van de week werk je vooral van je actielijstjes.

Je registreert alleen de belangrijke of grote dingen

Een typisch Nederlands probleem is dat we bij de term ”project“ vooral denken aan grote, belangrijke of langer durende zaken, met bijbehorend projectplan en projectmanagement. “Vervang toner printer” aan je projectenlijst toevoegen lijkt dan overbodig. Maar binnen de GTD methode verwijst de term project naar alles waar meer dan één eerstvolgende stap voor nodig is. “Vervang toner printer” is één eerstvolgende stap, maar als je eerst nog “Bestel nieuwe toner” moet uitvoeren heb je wel degelijk een project.

Tijdens de trainingen gebruik ik nog wel eens de term “takenlijst” of “klussenlijst” om dit probleem te ondervangen. Het klinkt dan niet zo zwaar, en de drempel wordt dan kleiner om ook proj— taken als “Vervang toner printer” of “Archiefkast herindelen” aan die lijst toe te voegen.

Je verwart het middel met het doel

Sommige mensen besteden zoveel tijd aan het verzamelen, verwerken en organiseren van hun projecten- en actielijsten dat ze aan het “doen” niet eens meer toekomen. Vooral zij die gegrepen zijn door het tooltjes-virus hebben de neiging om in de zoektocht naar hét perfecte GTD-gereedschap het ene softwareprogramma voor het andere smart device in te ruilen, zodat ze vooral bezig zijn met het organiseren van hun werk, maar niet met het werk zelf.

Zeker, het goed uitvoeren van de vier stappen die binnen de GTD methode voorafgaan aan het doen kost tijd. De verzamel – verwerk – organiseer – evalueer fases kosten mij gemiddeld 30-60 minuten per dag (al haast ik me te zeggen dat ik er aanzienlijk meer tijd mee win dan het me kost). Maar het doel van de GTD methode is niet om je werk te organiseren, maar om het efficiënter en effectiever te doen.

Tijdens coaching laat ik wel ruimte aan de coachee om wat te “spelen” met de verschillende ondersteunende tools, of dat nu Outlook is, of Remember the Milk, of Evernote, of één van de andere 165+ gereedschappen. Maar uiteindelijk moet je wel een keuze maken, en met die keuze moet je dan tenminste een maand proberen te leven. Dat forceert je aandacht te besteden aan waar het om gaat, namelijk dingen gedaan krijgen.

Wat ook helpt is dat je het aanleren van deze methode als apart project op je projectenlijst zet (“Werk effectiever met GTD”), met als eerstvolgende actie bijvoorbeeld “Zoek uit hoe de takenmodule van Outlook werkt”. Je hebt dan ruimte om dingen uit te proberen, terwijl het project er voor zorgt dat je gefocust blijft op het einddoel.

Dus?

Prima als GTD voor jou niet werkt. Maar laat het wel om de goede reden zijn.