Wat heb je nodig om georganiseerd te raken?

Georganiseerd zijn. Voor een flinke groep mensen is het een verre droom, een ongrijpbaar en bijkans onbereikbaar iets.

Met respect en soms ook iets van zenuwachtige horror kijkt men op naar hen die er wél in slagen op tijd te komen, die nooit hun sleutels kwijt zijn, en altijd de juiste papieren bij zich hebben. Dat gaat hen nooit lukken!

Lariekoek. Versgebakken, met krenten, rozijnen en stukjes gember. Dat je nu “ongeorganiseerd” bent betekent niet dat je ongeorganiseerde genen hebt. Het betekent alleen dat je tot dusver ongeorganiseerde keuzes hebt gemaakt. En waar je aan je verleden maar weinig kunt veranderen is het heel wel mogelijk om vanaf nu andere keuzes te maken. Dat gaat niet vanzelf — organiseren moet je wel doen — maar het helpt als je er van bewust bent wat er nodig is om georganiseerd te raken.

Te weten: verlangen, tijd, enige volhardendheid, en een strategie.

Verlangen

Het belangrijkste criterium is verlangen. Je moet wel willen veranderen. Nog kritischer: dit verlangen moet je niet aangepraat zijn; je moet het zelf willen.

Georganiseerd zijn is natuurlijk niet iets zwart-wits. De één vindt zes gebruikte kopjes op tafel een vreselijke rommelbende; de ander merkt het pas op als er geen schone kopjes meer over zijn. Is één van beide een inherent beter persoon? En is het hebben van wat stapels papier op je bureau nu zo erg? Of het hebben van 300 mailtjes in je Inbox?

Iedereen is in een bepaalde mate georganiseerd. Als je helemaal niet georganiseerd was kwam je ‘s ochtends je bed niet uit; sterker: je zou niet eens een bed hebben. De kernvraag is: in hoeverre belemmert de mate waarin jij georganiseerd bent je in het doen van de dingen die je wilt?

Als jij je doelen weet te bereiken hoef je je niets aan te trekken van andermans fronsende blikken. Maar als je merkt dat je meer dan gewenst tijd kwijt bent aan het opzoeken van dingen; als je merkt dat een misgelopen afspraak een misgelopen kans is; als je merkt dat je taken niet kunt delegeren omdat de ontvangende kant niet met jouw manier van organiseren overweg kan: dan belemmer je jezelf.

Dus. Wat, in je leven, zou je willen veranderen? En waarom? Zet dat eens voor jezelf op papier, zodat je weet waar je het voor doet. En: zodat je kunt nagaan waar je het ook alweer voor deed, als je volhardendheid op de proef wordt gesteld.

Tijd

Open deur: dingen veranderen kost tijd. Mailtjes verwerken kost tijd. Papieren opruimen kost tijd. Een projectenlijst bijhouden kost tijd. Je smartphone goed leren gebruiken kost tijd. Een timemanagementmethode leren toepassen kost tijd. Het levert ook tijd op, maar zoals bij zoveel waardevolle zaken gaat ook hier de kost voor de baat uit

Die tijd zul je zelf moeten claimen. Wat hierbij helpt is om het voor jezelf helder te hebben wat je wilt, en waarom dat zo belangrijk voor je is. Met andere woorden: wat is het einddoel dat er voor zorgt dat je tijd investeert in het organiseren van jezelf?

Volhardendheid

Regelmatig zul je er achter komen dat het er de afgelopen uren, dagen of misschien weken weer niet van is gekomen om de veranderingen die je wilt zien vol te houden. Je kunt jezelf dan uitfoeteren, maar dat werkt juist demotiverend. Bovendien kost het tijd, en die kun je nuttiger besteden. Bijvoorbeeld door na te gaan wat er precies is mis gegaan — technische malheur, ben je het einddoel uit het oog verloren, had je gewoon andere prioriteiten? — en daarvan te leren. En zie het zo: zolang je nog fauten maakt, kun je in ieder geval nog vooruit gaan.

Strategie

Een strategie helpt je pas als je verlangen, tijd en volhardendheid in orde zijn. Een strategie helpt dan om de ervaringen van anderen op een structurele wijze uit te proberen, zodat je niet steeds zelf het wiel hoeft uit te vinden. Binnen de GTD methode wordt bijvoorbeeld sterk afgeraden om to do-lijstjes in je agenda te plannen, om de eenvoudige reden dat een gemiste dag dan een gemiste serie to do’s heeft. Daar kun je zelf tegen aan lopen, maar dat vergt oplettendheid, en kost tijd en moeite. Waarom niet geprofiteerd van de ervaringen van anderen?

En dan maakt het niet eens meer zo gek veel uit welke strategie je dan gebruikt. Natuurlijk leer ik je graag de Getting Things Done methode om je tijd beter te organiseren, of de S.P.A.C.E. methode om je ruimte beter te organiseren. Maar die voorkeur heb ik omdat ik ervaren heb, bij mezelf en bij anderen, dat deze strategieën voldoende uitgebreid zijn om bij veel soorten mensen te passen, en voldoende flexibel om zich aan ieders persoonlijke werkvoorkeuren aan te passen. Daarnaast werken ze beide van binnenuit, uitgaande van wat je eigen behoefte tot verandering is. Er is dus geen sprake van “het aapje het trucje leren”, waarbij je een bepaalde tool op een voorgeschreven manier moet gebruiken om het productiviteitswalhalla te bereiken.

Verlangen, tijd, volhardendheid en een strategie: alles wat je nodig hebt om georganiseerd te raken.

Je leest mijn weblog, dus ik neem aan dat het georganiseerd raken op het één of andere punt niet zo gaat als je wilt. Welke van deze vier mis je?

De GTD methode leren gebruiken? Doe de training Effectiever zijn met Getting Things Done en leer in drie dagdelen hoe je weer grip op je leven krijgt!

Dit artikel verscheen eerder in mijn nieuwsbrief. Elke oneven week een snelle, praktische tip; elke even week een wat langer artikel. Ook ontvangen? Schrijf je hier in!