De Efteling en het kietelarchief

Onlangs had onze nationale blauwe kruidenier een actie waarbij je kon sparen voor korting op Eftelingkaartjes. Stel, je hebt meegedaan en bent nu in het bezit van een aantal toegangskaartjes voor de Efteling. Deze kaartjes zijn geldig tot en met 18 november 2011. Je hebt nog geen datum geprikt, want dat is onderhevig aan onderhandelingen met je medew—ik bedoel, je kinderen, maar ergens tussen nu en 18 november ga je die kaartjes nodig hebben.

Vraag 1: gebruik je hier de Getting Things Done methode voor, en zo ja: hoe?

In mijn geval is het antwoord: ja. Ondanks de korting kosten de kaartjes nog altijd 23 euro per persoon, en voor dat bedrag wil ik de kaartjes niet ongebruikt laten vervallen. Je kunt dat op verschillende manieren aanpakken:

1. Zet in je agenda op 18 november: “Efteling kaartjes vervallen!” Dat vooronderstelt wel dat je regelmatig (wekelijks!) ruim naar voren kijkt in je agenda, zodat je niet in de laatste week nog in allerijl een datum moet prikken. Of:
2. Maak er een item van op je Projectlijst: “Naar de Efteling.” De eerstvolgende actie is dan “Prik datum voor Eftelingbezoek.” Het nadeel is: als je een datum in oktober hebt geprikt, heb je wel wekenlang een inactief project op je projectenlijst staan. Dat kan demotiverend werken.
3. Maak er een item van op je Ooit/Misschien-lijst, en verplaats ‘m naar de projectenlijst als je klaar bent om actie te ondernemen.

#2 en #3 kun je natuurlijk ook prima combineren, waarbij het een project is zolang de datum nog niet geprikt is, en vervolgens in de Ooit/Misschien wordt bewaard tot er weer verdere actie noodzakelijk is. In mijn geval kijk ik tijdens het wekelijks onderhoud twee tot drie maanden vooruit in m’n agenda, dus ik kies gewoonlijk voor methode #1.

Vraag 2: waar laat je de tickets, in tussentijd?
Ook hier zijn verschillende manieren voor.

1. Maak een projectmap [afbeelding, Staples.nl] gelabelled “Naar de Efteling” en stop de kaartjes daar in. Dat is mijn aanpak. Voorwaarde is wel dat (a) het maken van zo’n projectmap binnen een minuut gebeurt is (anders ga je het uitstellen); en (b) je er geen moeite mee hebt om een hele projectmap te reserveren voor een paar kleine stukjes papier.
2. Maak gebruik van iets dat in officiële GTD termen een tickler file [Wikipedia] wordt genoemd, maar door collega Ad van der Hulst briljant omschreven is als het kietelarchief [adjustintime.nl]. Een kietelarchief is een prachtig systeem, maar werkt alleen als je de discipline hebt om elke dag de dagmap in je inbak te storten. In mijn geval zou er maar zelden iets in zitten (het meeste komt digitaal binnen) en dat motiveert niet om het bij te houden; maar als je veel en vaak met zulke papieren te maken hebt kun je het wel laten werken.

Wat is jouw systeem?