Gestoord? In de Inbak!

Je kent het vast wel. Heb je net de spullen van project X op je bureau uitgespreid, komt er iemand binnen met een vraag over project Y. Met de bureau’s van tegenwoordig kun je nauwelijks de papieren van één project herbergen, laat staan van twee. En dus?

Ten eerste: pas de twee minuten-regel toe op de binnenkomende vraag. Dat wil zeggen: sta jezelf (en de ander) toe om de mogelijke prioriteit van de vraag te beoordelen. Als project X prioriteit verdient maak je een afspraak om de vraag met betrekking tot project Y later te bekijken: “Hm. Daar moet ik me even in verdiepen. Kunnen we het daar vanmiddag/morgen/vrijdag om twee uur even over hebben?” Zolang je je aan die afspraak houdt is het geen afpoeieren, maar een verstandig doseren van je aandacht.

Ten tweede: als de vraag wél prioriteit hoort te hebben maak je een aantekening van waar je gebleven bent, en vervolgens mik je de spullen van project X in je Inbak.* Dat heeft de volgende voordelen:

1. Je kunt je aandacht beter bij het voorliggende project houden: je ziet alleen relevante zaken;
2. De papieren van verschillende projecten komen niet door elkaar te liggen;
3. Bij storing op storing op storing (“Oh, zijn jullie met project Y bezig? Ik heb ook nog een vraag over project Z!”) loop je niet het risico dat je op je eigen werkplek archeoloogje moet gaan spelen, gravend naar de papieren van het project waar je oorspronkelijk mee bezig was;
4. Omdat het in je Inbak ligt komt het automatisch weer langs, hoe druk en hectisch de dag verder ook is, op het moment dat je je Inbak verwerkt.

Dezelfde handeling voer ik uit als de telefoon gaat. Even aanhoren waar het over gaat, en als dat prioriteit verdient gaan de huidige papieren, húp, de Inbak in. Vervolgens kan ik de beller de volledige aandacht geven.

Geen papieren, alles op de computer? Ook daar kun je iets soortgelijks doen:
Onder Windows 7, gebruik de toetscombinatie Windows-toets + Home (of grijp de titelbalk van het actieve venster en schud deze heen en weer [youtube, 26s]): alle vensters behalve de actieve worden geminimaliseerd. Onder Windows XP en Windows Vista werkt dit niet, maar je kunt wel Windows-toets + D gebruiken om alle vensters te minimaliseren, en vervolgens het gewenste venster weer open klikken.

Op Mac OSX, gebruik de toetscombinatie Command+Optie+H om alle vensters behalve de actieve te minimaliseren.

* Je hebt een inbak, toch? En die maak je toch dagelijks leeg? Toch?