Hoe lang is een GTD projectenlijst?

De projectenlijst is het hart van de Getting Things Done methode. Op de GTD projectenlijst staan alle taken, klussen en projecten die je de binnen de eerstkomende anderhalf jaar af wilt hebben.

Maar hoeveel projecten zijn dat dan? Wat, om eens even heel Nederlands te doen, is ‘normaal’? Hoe weet je of je niet teveel of te weinig hebt?

Zestig?

David Allen zelf noemt in zijn seminars de range van zestig tot 120 projecten, maar tekent daar bij aan dat dat heel persoonlijk is. In mijn GTD programma,Omnifocus [Omnigroup.com], tel ik op dit moment 78 actieve projecten (waarvan iets meer dan de helft op actie van anderen staat te wachten). Eén van mijn cursisten had er meer dan 250.

Wat kun je aan?

Maar de kernvraag die je moet stellen is: wat kun je nog aan? Hoeveel projecten kun je de komende week tenminste één stap vooruit helpen?

En dat hangt heel erg af van het soort projecten op je lijst. Als van het merendeel van je projecten de eerstvolgende acties betrekkelijk weinig tijd en energie vragen kun je er best een aantal van hebben. Maar soms zitten er projecten tussen waarvan de eerstvolgende actie een flinke tijd- of moeite investering van jezelf vergt, en dan is de dag snel om, natuurlijk.

Wekelijks onderhoud

Tijdens de wekelijkse review kun je dan opmerken dat je op een aantal projecten de afgelopen week (of weken) nauwelijks voortgang hebt geboekt, en dan heb je kennelijk te veel projecten op je lijst staan. Om te voorkomen dat je dan energie steekt in dingen die minder dringend en/of belangrijk zijn kun je dan het beste (een aantal van) die projecten verhuizen naar de ooit/misschien-lijst.

Dat betekent niet dat je ze niet meer gaat doen. Het betekent vooral dat je bewust de keuze maakt om je aandacht te besteden aan andere projecten.

Communicerende vaten

Tijdens het volgende wekelijks onderhoud maak je die afweging opnieuw, en als je dan de komende week wel ruimte hebt kun je dat project weer van de ooit/misschien lijst terugverhuizen naar de actieve projectenlijst.

Met andere woorden: de projectenlijst en de ooit/misschien-lijst zijn communicerende vaten. De ooit/misschien-lijst vangt overlopende projecten op, en kan worden gebruikt om een leeglopende projectenlijst weer aan te vullen. Mooi in balans.

Hoeveel projecten staan er op jouw projectenlijst? En hoe ga je daar mee om? Laat het me weten!