RAP: een timemanagement oefening

De meest effectieve oefening om uw timemanagement — pardon, focusmanagement— te verbeteren is de RAP oefening:

Registreer, Analyseer en Perfectioneer. Deze oefening kan uw productiviteit aanzienlijk doen toenemen; bij sommigen zelfs verdubbelen.

U hoeft er maar weinig tijd voor te reserveren. De RAP oefening volgt u gedurende de dag. Alleen aan het eind van de dag heeft u dertig tot maximaal 45 minuten nodig voor de Analyseer en Perfectioneer stappen. De oefening kan ook heel goed met groepen collega’s worden gedaan, maar daarover meer aan het eind van dit artikel.

RAP in drie stappen

Stap 1: Registreer

Neem een stopwatch mee naar uw werk. Aan het begin van de werkdag start u de stopwatch. Als de eerste activiteit afgerond is, bijvoorbeeld het brainstormen van een nieuwe marketing strategy, druk op stop en noteer hoeveel tijd u kwijt was aan deze activiteit, bijvoorbeeld een half uur. (Aan het eind van dit artikel heb ik een tweetal voorbeelden ter download: een Microsoft Excel bestand, en een uit te printen PDF document.)

Doe dit voor elke activiteit, inclusief pauzes, telefoontjes, koffie halen, enzovoort, gedurende de gehele werkdag. Kortere klusjes, zoals “mail afhandelen” kunt u eventueel wel bij elkaar vegen, maar noteer dan wel hoeveel mails u afhandelt. Uiteindelijk krijgt u op deze manier een lijst met klussen, taken en projecten waaraan u die dag hebt gewerkt.

Stap 2: Analyseer

Aan het eind van de werkdag, neemt u een half uur de tijd om de lijst eens goed te bekijken. Bekijk een voor een elke activiteit, en stel uzelf de volgende vragen:

• Kostte het moeite om de tijd per activiteit goed bij te houden, wellicht omdat u zeer vaak wisselde tussen verschillende activiteiten? Zo ja, dan heeft u in ieder geval al één punt voor verbetering gevonden. Of u kunt de taken beter groeperen, of u laat zich te gemakkelijk afleiden. Wellicht kunt u beter de e-mail tussentijds afsluiten, of in ieder geval het automatisch ophalen ervan uitschakelen?
• Als u de tijden per activiteit optelt, klopt het totaal dan met de dag? Of heeft u meer tijd dan u dacht besteed aan sommige taken? De hoeveelheid tijd die gaat zitten in koffie halen, even praten met collega’s, of administratieve flutklusjes als printerpapier bijvullen kan u verbazen. (Niet, overigens, dat dat slecht is. Het gaat er vooral even om dat het naar waarheid geregistreerd wordt en dat u zich er bewust van wordt.)
• Is de hoeveelheid tijd die u besteed hebt in overeenstemming met de relatieve belangrijkheid van die activiteit? Of bent u betrekkelijk veel tijd kwijt aan, bijvoorbeeld, printerpapier bijvullen of uw telefoon instellen? U kunt uw tijd maar één keer besteden: is dat dan nuttig? U kunt daaruit dan de conclusie trekken dat er een ander type telefoon moet komen, of een grotere papierbak voor de printer.

Stap 3: Perfectioneer

Uit de analyse zou duidelijk moeten worden op welke gebieden er ruimte is voor verbetering. U heeft de pijnpunten geïdentificeerd, nu is het tijd om een verbeterplan uit te werken. De volgende vragen kunnen daarbij helpen:

• Hoe beperk ik de afleidingen?
• Welke taken kan ik groeperen zodat ik ze efficiënter kan afhandelen?
• Kan ik sommige taken sneller en/of beter uitvoeren door
  • het werkproces te verbeteren, of door
  • de hulp van experts in te roepen (technologie!), of door
  • sommige klussen uit te besteden (boekhouding!)
• Is het handig en verstandig om voor sommige soorten taken tijd in mijn agenda in te boeken?
• Is het handig en verstandig om aan sommige taken (e-mail!) een tijdsbeperking te hangen zodat ik ook aandacht overhoud voor belangrijker dingen?
• Besteed ik te weinig tijd aan sommige dingen omdat ik niet precies weet wat ik moet doen? En zo ja, wat kan ik doen, en/of wie kan ik vragen om me te helpen?

Het zijn maar voorbeeldvragen; afhankelijk van uw situatie zijn er veel meer vragen te stellen.

Het belangrijkste is dat u de RAP oefening een aantal keren achter elkaar doet, bij voorkeur op gelijksoortige dagen (een maand lang elke dinsdag, bijvoorbeeld), zodat u in ieder geval een gevoel krijgt waar u uw tijd aan besteed. Daarna is het zaak om de pijnpunten te identificeren, een plan ervoor te ontwikkelen, en dat plan rigoureus uit te voeren. Om de effectiviteit van dat plan (en de uitvoering ervan) te controleren zult u de oefening nog enige keren moeten herhalen.

U kunt deze oefening ook prima in een groep uitvoeren. Iedereen doet dan het registreren voor zichzelf, maar het bekijken en analyseren van het registratieformulier kan dan groepsgewijs gebeuren. Uw collega’s kijken met een frissere blik naar uw gegevens (en andersom) en kunnen suggesties doen waar u niet zo snel aan denkt. Bovendien kunt u gelijk zonodig afspraken maken over het onderling anders — beter — verdelen van de werkzaamheden.

Het kan pijnlijk zijn te ontdekken dat u tijd aan de ‘verkeerde’ zaken aan het besteden bent. Maar blijft u liever onwetend?

Download:

• RAPmeter.xls
• RAPmeter.pdf