Vijf timemanagement tips voor vergaderingen

Timemanagement in vergaderingen. Hoeveel tijd ben je eigenlijk gemiddeld per week kwijt aan overleggen? Inclusief de ‘echte’ vergaderingen, de bilaatjes, en de “Heb je een minuutje?”-s die altijd ruim meer dan een minuutje duren neemt het vaak een fors deel van je werkweek in beslag. En ondanks mooie woorden van het management, timemanagementtrainers en technologieverkopers zal dat voor de meeste mensen ook zo blijven. 

En als een vergadering dan ook nog eens niet of slecht is georganiseerd kun je wanhopig worden van het gebrek aan voortgang, en gefrustreerd omdat je aan je eigenlijke werk niet toekomt. Niet voor de eerste keer vraag je je af: “Wat doe ik hier eigenlijk?”

Toch hoeft het niet zo te zijn. Een goed georganiseerde vergadering verspilt geen tijd, maar bespaart het juist. In een goed georganiseerde bespreking komen de deelnemers in no-time tot de kern en uiteindelijk gezamenlijk en in goed overleg tot een besluit.

Bij deze vijf suggesties om dat vergader-walhalla te (helpen) bereiken:

Moet jij bij deze vergadering aanwezig zijn?

Dat je automatisch elke week wordt uitgenodigd voor een vergadering betekent niet noodzakelijkerwijs dat je er ook bij moet zijn. Ga alleen als je zeker weet dat jouw aanwezigheid nuttig is voor jezelf, of dat jouw aanwezigheid een wezenlijke bijdrage levert aan het werk van anderen.

Vraag jezelf steeds af of het werkelijk nodig is dat jij er bij bent. Zou één van je teamleden of collega’s niet beter passen? Is er misschien een andere manier om hetzelfde doel te bereiken?

Is er überhaupt een doel voor die vergadering? Zo ja, is iedereen daar van op de hoogte? (Lees ook: Vijf redenen voor een vergadering.)

Begin en eindig op tijd

Wacht niet op laatkomers. Op de afgesproken tijd beginnen laat zien dat je andermans tijd respecteert. Sommige mensen hebben de dag volzitten met vergaderingen: als één vergadering uitloopt omdat die later begonnen is zullen ze de rest van de dag achter de feiten aanlopen.

Op hun beurt zullen anderen ook jouw tijd eerder respecteren, en eerder geneigd zijn aan door jouw uitgeschreven vergaderingen deel te nemen.

Stop ook op de afgesproken tijd. Gebruik de laatste tien minuten van de vergadering om vast te leggen wat er vastgesteld is: wie levert wat wanneer waar waarom hoe en aan wie op (5w+h)?

Bonustip: begin en/of eindig je vergaderingen niet op het hele uur, maar op kwart voor/kwart over het hele uur. Dat geeft de meeste deelnemers net even speelruimte zodat ze niet te laat hoeven te komen.

Wees zelf georganiseerd

Voor regelmatig terugkerende overleggen (weekoverleg, leveranciersvergadering, projectoverleg) hou je een projectmap bij waarin je relevante materialen opbergt. Zodra notulen binnenkomen haal je je eigen actiepunten er uit, en vervolgens doe je de notulen zelf in de projectmap. Dus niet tien minuten vóór de vergadering begint nog even in paniek raken omdat je de spullen nog bij elkaar moet zoeken: grijp de map en gáán.

Ook bila’s met collega’s of leidinggevenden worden een stuk effectiever als je wat voorbereiding pleegt: je maakt een betere indruk, het gesprek verloopt vlotter en de kans op een voor beide partijen succesvolle uitkomst wordt een stuk groter.

Wees aanwezig

Als je bewust besloten hebt (!) om de vergadering bij te wonen, wees er dan ook inderdaad volledig bij. Dus niet alleen fysiek, waarbij je continu je blackberry zit te bekijken of met andere papieren aan het rommelen bent. Multitasken is een mythe: als je met meerdere dingen tegelijk bezig bent gun je geen van allen de aandacht die het verdient. Bovendien is het bepaald onbeleefd, en dat bevorderd een succesvolle uitkomst ook niet echt.

Afspraak is afspraak

Zorg dat de acties die op jouw naam staan ruim voor de volgende vergadering zijn afgerond. Dat is niet altijd mogelijk: in die gevallen, zorg dan dat de status van de voortgang (of gebrek er aan) ruim van te voren duidelijk is, zodat anderen tijdig kunnen reageren, of desnoods de vergadering kunnen uitstellen (Lees ook: Afspraak is afspraak.)

Als het je eigen vergadering is, verzorg en distribueer de notulen met daarin de afgesproken datum, tijd en locatie van de volgende vergadering ruim van te voren. Als je je eigen vergaderingen serieus neemt zullen anderen dat ook (eerder) doen.

Ongetemd nemen vergaderingen je beschikbare hoeveelheid tijd in beslag. Maar op deze manier kun je ze in de hand houden. Een goed georganiseerde vergadering hoeft geen tijdverspilling te zijn.

Heb jij nog organiseer-tips voor vergaderingen? Laat het hieronder horen!