Heb je ook altijd zo’n moeite om er een georganiseerde werkplek op na te houden? Ligt je bureau ook vol papieren en staat op je computer het bureaublad ook steeds weer vol met de bestanden waar je nog wat mee moet doen? Clean desk? Hoezo clean desk?

Op zich niet erg, natuurlijk, maar het leidt wel af. En zeker als je niet regelmatig opschoont wordt het zoeken van dat ene bestand of stuk papier met klantgegevens of notulen een langdurig en vervelend karwei.

Maar ja. Hoe hou je het georganiseerd én netjes zonder een akelig soort pietje precies te worden?

Georganiseerde werkplek? Leer parkeren!

Een georganiseerde werkplek krijgen (en houden) is niet zo lastig: zorg dat het opruimen je zo min mogelijk tijd en moeite kost. En de truc achter vlot en moeiteloos organiseren is deze: zorg dat er voor alles een duidelijk herkenbare, gemakkelijk te gebruiken parkeerplek is. Wat gebeurt er als er géén duidelijke parkeerplek voorhanden is? Of de plek is te ver weg of moeilijk te gebruiken? Dat kun je zien in elke grote (en kleine) stad op zaterdagmiddag: dubbel parkeren, boetes, ergernis, parkeerschade en een hoop stress. In een kantoorsituatie krijg je hetzelfde: een tekort aan opbergmappen en labelapparatuur, archiefkasten die te ver weg staan of nooit worden opgeschoond: het veroorzaakt stapels papier op en rond je bureau, en ergernis en tijdverlies als er weer iets zoek is.

Duidelijk herkenbaar houdt in dat het eenvoudig is om vast te stellen wat wáár thuishoort, en dat eenieder daartoe in staat is. Streef ernaar dat een kind van 10 in staat is om voor jou je spullen op te ruimen: daarmee help je je collega’s / vervangers. En je helpt jezelf, want na een dag lang vergaderen ben je mentaal ook niet meer zo vief: de drempel om op te ruimen moet dan zo laag mogelijk zijn.

Parkeerplaatsen labelen

Dat betekent: ondubbelzinnige categorieën van parkeerplaatsen die duidelijk herkenbaar gelabeled zijn.

Voor de categorieën maak ik zelf al tijden gebruik van de volgende onderverdeling (deels afkomstig uit de GTD methode; deels ook uit de SPACE aanpak):

• 01 Inbox — voor binnengekomen zaken die nog georganiseerd moeten worden (of weggegooid).
• 10 Projecten — voor spullen die horen bij de verschillende taken en klussen die ik in de komende dagen of weken af wil maken, zoals deelnemerslijsten voor trainingen, offertes, aantekeningen voor verbeteringen, enzovoorts. Elk “project” heeft een eigen projectmap (gelabeled met de naam van het project).
• 20 Referentiemateriaal — voor spullen die niet bij één specifieke taak of project horen, maar die ik wel nodig heb om die taken of projecten goed uit te voeren. Het gaat dan om dingen als cursusmateriaal, checklijsten, handleidingen en dergelijke.
• 30 Archief — voor spullen horende bij de taken en klussen die ik heb afgerond, en waarvan ik de resultaten wil (of moet) bewaren. Ondernemersadministratie hoort daar in thuis, maar ook backups van websites, gepubliceerde artikelen, afgeronde (én betaalde) trainingstrajecten, et cetera.
• 40 Lees & Bekijk — voor dingen die zijn binnengekomen die ik wel zou willen lezen of bekijken, maar waar ik verder geen verplichting toe voel. De Kamer van Koophandel-krant, mogelijk interessante artikelen op het internet, status-updates op LinkedIn en al die grappig bedoelde filmpjes die je steeds maar toegestuurd krijgt. Nota bene: vakliteratuur hoort hier niet bij: dat is een mapje “Vakliteratuur” onder “10 Projecten”.

Je werkplek analoog en digitaal organiseren

Dezelfde constructie gebruik ik zowel voor papier, als voor digitaal.

Er is een kunststoffen inbak (voorzien van het label “01 INBOX”). Er zijn een aantal tijdschriftcassettes “10 PROJECTEN” met daarin voor elk project een kartonnen vouwmap. Er is een tijdschriftencassette “20 REFERENTIEMATERIAAL” met daarin wederom stofmappen per onderdeel (bijvoorbeeld “Overzichten sneltoetsen”). Er staat een metalen archiefkast met hangmappen voor het archiefmateriaal, en er zijn twee kunststoffen inbakken voor het “40 Lees & Bekijk” materiaal. En omdat alles voorzien is van een geprint label hoeft niemand zich te storen aan mijn handschrift. (Een labelprinter is een geweldige investering.)

Digitaal gebruik ik dezelfde organisatie. In m’n mail bevindt zich natuurlijk al een map Inbox, maar op datzelfde niveau bevinden zich de hierboven genoemde 10-20-30-40 mappen. De nummering zorgt er voor dat ze netjes in volgorde gesorteerd blijven. Onder “Mijn documenten” bevinden zich eveneens deze mappen. “Mijn documenten/01 Inbox” fungeert dan als tijdelijke (!) opslagplaats voor downloads en dergelijke. In mijn webbrowser zijn de bladwijzers óók op die manier georganiseerd, maar ik moet toegeven dat je dan aardig richting pietje-precies aan het gaan bent.

Het voordeel: niet hoeven nadenken

Het grote voordeel is wel dat ik nauwelijks hoef na te denken wat waar thuishoort. Een binnengekomen mailtje als reactie op een offerteaanvraag gaat in de mail in “10 Projecten/Organisatie X”. Bijbehorende Microsoft Word of andere bijlages worden opgeslagen in “Mijn documenten/10 Projecten/Organisatie X”. Een interessante weblink die me wordt toegestuurd maar waar ik nog niet aandacht aan wil besteden gaat in de bladwijzers in “01 Inbox”. Eenmaal bekeken gaat hij bijvoorbeeld in “20 Referentiemateriaal/Outlook tips & trucs”. Bij het afronden van een project kan de hele digitale map verhuizen van “Mijn documenten/10 Projecten/Organisatie R” naar “Mijn documenten/30 Archief/2010/Organisatie R”.

Omdat ik er nauwelijks over hoef na te denken wat waar thuishoort is de kans een heel stuk groter dat het ook inderdaad wordt opgeruimd. En omdat het consistenter wordt opgeruimd kan ik het ook gemakkelijker terugvinden. En omdat ik m’n hersens niet hoef te gebruiken om op te ruimen kan ik er andere, belangrijker, dingen mee doen. Artikelen schrijven, bijvoorbeeld.

Heb je nog andere suggesties om je spullen te organiseren? Laat het hieronder weten!