balans

Heeft het zin om een planning te maken? Wel, nee. En: ja, toch.

Ho, wacht, voordat je nu verder klikt: ik zal het uitleggen.

Je kent ze vast wel, van die mensen die de komende dag of week helemaal hebben uitgedacht, uitgewerkt en ingepland. De agenda is van muur tot muur volgeboekt, niet eens zozeer met afspraken maar vooral met dingen die moeten gebeuren. Bellen, stukken lezen, even sporten, administratie doen, en van 12:15 tot 12:45 wordt er sociaal geluncht: alles staat ingepland.

Misschien ben je zelf wel zo iemand.

Dictatuur van de structuur

Het komt tegemoet aan een behoefte aan meer structuur. De gemiddelde werkdag van tegenwoordig hangt aan elkaar van onderbrekingen, interrupties en ad hoc beslissingen, en in dergelijke omstandigheden geeft het een gevoel van grip op je werk (jawel) als je weet wat je over een half uur hoort te doen: tijd voor een bekertje soep.
Helaas geeft het maken van zo’n planning vooral de illusie van controle. Omdat je van te voren nadenkt wat je vandaag wilt doen en dat in de agenda een plaats geeft krijg je het gevoel dat je de zaken onder controle hebt. Maar jammer genoeg blijft dat gevoel niet zo lang hangen. In de confrontatie met de dagelijkse realiteit delft de planning al snel het onderspit, en aan het eind van de werkdag moet je nogal eens mistroostig concluderen dat er van de zeven geplande klusjes twee voor de helft afgekomen zijn.
Niet dat je die dag niet hard gewerkt hebt, integendeel! Maar de tijd is besteed aan klusjes tussendoor, klanten die bellen, collega’s die langskwamen, een computer met kuren en een spoedofferte die vóór vijf uur nog de deur uit moest, en ach: Mirjam is ziek, kun jij dat even oppakken?

Allemaal nuttig werk. Maar ongepland. En demotiverend, ook, als je steeds moet constateren dat je planning in een wak belandt.

Niet meer plannen, dan? Laat het werk maar komen zoals het komen wil?

Controle uit handen

Als je denkt dat dat je gelukkiger maakt moet je het vooral een poosje proberen. Ik vrees alleen dat je dan de controle volledig uit handen geeft, en je leven en werken laat sturen door de prioriteiten van een ander. Je wordt van de ene ad hoc klus naar het andere bloedspoed eisende project gestuurd, komt aan je eigen prioriteiten niet meer toe, en voor je het weet zit je afgebrand en uitgeblust thuis.

Mijn oude geschiedenisleraar op de Gemeentelijke Scholengemeenschap in Emmen vond het goed als we spiekbriefjes maakten; sterker nog: soms gaf hij als huiswerk op dat we voor een proefwerk of een repetitie een spiekbriefje moesten maken.

Het achterliggende idee is natuurlijk dat je op het spiekbriefje alleen die dingen zet die werkelijk belangrijk zijn en die je vreesde te vergeten. Alleen: om te weten wat werkelijk belangrijk is en wat je dreigt te vergeten moet je de materie goed doornemen en jezelf goed testen. En het resultaat van zo’n spiekbriefje is dan dat je ‘m niet meer nodig hebt.

Planning is een spiekbriefje

Voor het maken van een planning geldt hetzelfde.

Het is een vreselijk nuttige oefening om aan het begin van de dag of week vast te stellen wat voor die dag of week voor jou het belangrijkste is. Niet het meest dringend, nee: wat is het belangrijkst?  Van al die dingen die op je bordje liggen: welke verdient het eerst  je aandacht? En daarna? En daarna?

Vervolgens zet je dat niet op een bepaald moment in je agenda, maar schrijf je het op een apart lijstje. En dat lijstje is vervolgens jouw Tomtom. Daarop staan namelijk de dingen die je wilt afmaken.

Het is dan nog steeds mogelijk dat er van buitenaf een dringend beroep op je tijd en aandacht wordt gedaan – de buitenwereld gaat gewoon op dezelfde voet door – maar omdat je vooraf hebt vastgesteld én vastgelegd wat voor jou prioriteit heeft is het gemakkelijker om nee te zeggen.

Kortom: een planning maken is uitstekend. Maar plan ‘m niet in je agenda.

Leo Babauta is mijn internetheld. Zijn boek Zen Habits is één van de redenen geweest dat mijn carrière een ommezwaai heeft gemaakt. Maar met het artikel Toss Productivity Out dat hij gisteren publiceerde slaat hij wat mij betreft toch de plank goed mis.

Leo stelt in het artikel dat de meeste productiviteitstips

[are] well-meaning, but the advice is wrong for a simple reason: it’s meant to squeeze the most productivity out of your day, instead of making your days better.

Met andere woorden, en in het Nederlands: productiviteitstips (en dus ook de -trainingen) helpen je om zo veel mogelijk werk in je dag te proppen en je tijd zo efficiënt mogelijk te benutten zodat je zoveel mogelijk gedaan krijgt. Maar je leven wordt er niet beter van, zegt Leo. In plaats daarvan kun je beterminder doen, en meer aandacht besteden aan wat werkelijk belangrijk is.

Sorry, maar waarin verschilt dat dan van productief zijn?

Productiviteit, in mijn trainingen, houdt in dat je doet wat je wilt doen.

In eerste instantie is dat gericht op het efficiënter leren wegwerken van de taken, projecten en klussen waarvan je meent dat die gedaan moeten worden. De systematische aanpak van de GTD methode helpt je om al die taken, projecten en klussen te inventariseren en vervolgens zodanig te organiseren dat je ze kunt uitvoeren met maximale efficiëntie. Dat wil zeggen: met minimale inzet van beperkte resources als tijd en mentale en/of fysieke moeite.

Je wint dus tijd en energie. Maar ofschoon de meeste timemanagementtrainingen op dit punt stoppen ben je dan nog niet werkelijk productief. De vraag die nog beantwoord moet worden is: is datgene wat je aan taken, projecten en klussen geïnventariseerd hebt ook werkelijk waar je je tijd en moeite in wilt steken? Ben je ook effectief? Doe je wat je wilt doen?

Beter gezegd: levert het een positieve bijdrage aan het leven dat je wilt leven? ‘s Morgens in de file staan en op kantoor rapporten schrijven totdat je weer in de file terug kunt aansluiten is misschien niet direct wat je wilt doen, maar het zorgt wel voor een dak boven je hoofd (en dat van je kinderen), iets te eten en de mogelijkheid om in het weekend lekker samen te gaan zeilen. Ben je toch effectief.

Je kunt je afvragen of er geen andere — efficiëntere — manieren zijn om hetzelfde doel te bereiken, maar die discussie kun je pas goed voeren als je weet (a) wat je nu aan het doen bent, (b) wat je (ooit) zou willen doen, en (c) hoe die twee aan elkaar passen.

Pas als je een goed en recent antwoord hebt op die drie vragen kun je zeggen of je werkelijk productief bent.

Dat de invulling van dat antwoord voor de één heel anders is dan voor de ander ligt voor de hand. Alice werkt nu ‘beneden haar niveau’ als autowasser, maar het levert wel een positieve (financiële) bijdrage aan haar wens om door Azië te backpacken. Bob werkt op dit moment zo’n beetje 24×7, maar heeft een duidelijk visioen wat hij gaat doen als hij z’n bloeiende bedrijf heeft verkocht. En Chris heeft met z’n part-time baantje moeite om de eindjes aan elkaar te knopen, maar kan als zwemtrainer wel zijn enthousiasme voor de sport overbrengen aan zijn pupillen.

En Leo Babauta heeft z’n leven zodanig vereenvoudigd dat hij meer tijd overhoudt om met andere mensen te praten, z’n kinderen op te voeden en zich op het hier en nu te richten.

Zowel Alice, Bob, Chris als Leo weten wat ze doen, en weten waarvoor ze het doen. Dat maakt hun leven beter.

Dat maakt ze productief.

En dat betekent niet, zoals Leo stelt, dat je je dag vult met dingen die je moetdoen. Het betekent dat je je dag vult met dingen die je wilt doen.

In hoeverre staat het bezoeken van Facebook, Hyves, Twitter, Youtube en andere populaire websites op uw 20.000 voet—wat—wil—ik—onderhouden lijstje?

En zo niet, besteedt u dan inderdaad geen aandacht aan deze websites?

Als u wél met regelmaat tijd besteedt aan de social media, waarom dan? Heeft het een zakelijke en/of een persoonlijke reden, zoals het vergroten van uw zichtbaarheid, versterken van uw merk, of het bijhouden van sociale contacten? Staan die doelen ook ergens op papier? Zo niet, dan raad ik u sterk aan dat toch even te doen.

Het voordeel van het opschrijven is dat u veel meer gefocust bent op het doel dat u er mee hoopt te bereiken. Met uw doel duidelijk in het vizier raakt u veel minder snel afgeleid door alle mogelijkheden die de social media bieden. Bovendien is de kans een stuk minder groot dat u er bovenmatig veel tijd aan besteedt, iets wat anders niet ondenkbeeldig is [telegraaf.nl].

Pak dus het 20.000 voet document er bij, en noteer de websites en sociale media die u wenst bij te houden, naast alle andere verantwoordelijkheden die u heeft, en rollen die u vervult. Kijk er regelmatig naar, en vraag uzelf af of een en ander nog in balans is.

Heeft u zelf nog tips, trucs over hoe om te gaan met social media? Laat het me hieronder weten!

De projectenlijst is het hart van de Getting Things Done methode. Op de GTD projectenlijst staan alle taken, klussen en projecten die je de binnen de eerstkomende anderhalf jaar af wilt hebben.

Maar hoeveel projecten zijn dat dan? Wat, om eens even heel Nederlands te doen, is ‘normaal’? Hoe weet je of je niet teveel of te weinig hebt?

Zestig?

David Allen zelf noemt in zijn seminars de range van zestig tot 120 projecten, maar tekent daar bij aan dat dat heel persoonlijk is. In mijn GTD programma,Omnifocus [Omnigroup.com], tel ik op dit moment 78 actieve projecten (waarvan iets meer dan de helft op actie van anderen staat te wachten). Eén van mijn cursisten had er meer dan 250.

Wat kun je aan?

Maar de kernvraag die je moet stellen is: wat kun je nog aan? Hoeveel projecten kun je de komende week tenminste één stap vooruit helpen?

En dat hangt heel erg af van het soort projecten op je lijst. Als van het merendeel van je projecten de eerstvolgende acties betrekkelijk weinig tijd en energie vragen kun je er best een aantal van hebben. Maar soms zitten er projecten tussen waarvan de eerstvolgende actie een flinke tijd- of moeite investering van jezelf vergt, en dan is de dag snel om, natuurlijk.

Wekelijks onderhoud

Tijdens de wekelijkse review kun je dan opmerken dat je op een aantal projecten de afgelopen week (of weken) nauwelijks voortgang hebt geboekt, en dan heb je kennelijk te veel projecten op je lijst staan. Om te voorkomen dat je dan energie steekt in dingen die minder dringend en/of belangrijk zijn kun je dan het beste (een aantal van) die projecten verhuizen naar de ooit/misschien-lijst.

Dat betekent niet dat je ze niet meer gaat doen. Het betekent vooral dat je bewust de keuze maakt om je aandacht te besteden aan andere projecten.

Communicerende vaten

Tijdens het volgende wekelijks onderhoud maak je die afweging opnieuw, en als je dan de komende week wel ruimte hebt kun je dat project weer van de ooit/misschien lijst terugverhuizen naar de actieve projectenlijst.

Met andere woorden: de projectenlijst en de ooit/misschien-lijst zijn communicerende vaten. De ooit/misschien-lijst vangt overlopende projecten op, en kan worden gebruikt om een leeglopende projectenlijst weer aan te vullen. Mooi in balans.

Hoeveel projecten staan er op jouw projectenlijst? En hoe ga je daar mee om? Laat het me weten!

Er zijn van die periodes dat de gedachtenstroom in je hoofd van een kabbelend beekje veranderd in een onstopbare, alles met zich meesleurende maalstroom aan ideeën, aandachtspunten, beelden, plannen,

In het boek Monstrous Regiment van mijn favoriete auteur Terry Pratchett kwam ik de zinsnede An army marches on its stomach tegen. Die zin intrigeerde mij.

“Ik wil meer balans in m’n leven!”

“Okay. Prima. Balans waartussen, dan?”

“Um …”