focus

In hoeverre staat het bezoeken van Facebook, Hyves, Twitter, Youtube en andere populaire websites op uw 20.000 voet—wat—wil—ik—onderhouden lijstje?

En zo niet, besteedt u dan inderdaad geen aandacht aan deze websites?

Als u wél met regelmaat tijd besteedt aan de social media, waarom dan? Heeft het een zakelijke en/of een persoonlijke reden, zoals het vergroten van uw zichtbaarheid, versterken van uw merk, of het bijhouden van sociale contacten? Staan die doelen ook ergens op papier? Zo niet, dan raad ik u sterk aan dat toch even te doen.

Het voordeel van het opschrijven is dat u veel meer gefocust bent op het doel dat u er mee hoopt te bereiken. Met uw doel duidelijk in het vizier raakt u veel minder snel afgeleid door alle mogelijkheden die de social media bieden. Bovendien is de kans een stuk minder groot dat u er bovenmatig veel tijd aan besteedt, iets wat anders niet ondenkbeeldig is [telegraaf.nl].

Pak dus het 20.000 voet document er bij, en noteer de websites en sociale media die u wenst bij te houden, naast alle andere verantwoordelijkheden die u heeft, en rollen die u vervult. Kijk er regelmatig naar, en vraag uzelf af of een en ander nog in balans is.

Heeft u zelf nog tips, trucs over hoe om te gaan met social media? Laat het me hieronder weten!

Luxe kantoren voor één persoon. Bestaan ze nog?

De enorme kantoortuinen die in de jaren zeventig opgang deden zijn kennelijk niet zo populair meer, maar toch kom ik nog regelmatig kantoren tegen waar vier of meer personen een ruimte moeten delen. Dat is misschien heel sociaal en gezellig, maar geconcentreerd werken is in zo’n omgeving een stuk lastiger.

Gezellig

Zelf heb ik in een organisatie gewerkt waar het heel normaal was om zes personen (plus bijbehorende kantoorspullen) in een ruimte ter grootte van een gemiddelde doorzonwoonkamer te stoppen. Voor de langslopende managers zag het er prima bezig en druk uit: er was altijd wel iemand aan het bellen of aan het bureau te overleggen met één of meerdere collega’s. Later kregen we ook nog een speciaal vergaderhoekje, met whiteboard, zodat de overbezetting van vergaderlocaties wat minder werd.

Voor mij was het een drama. Ik ben heel erg voor gezelligheid, maar ik ben ook nogal snel afgeleid. Als één van m’n kamergenoten een mini-vergadering aan het houden was kon ik maar beter niets dringends te doen hebben: er kwam toch niets uit mijn handen. Hoofdtelefoon op en muziek aan? Dat helpt wel wat, maar tenzij je ‘m asociaal (en ongezond) hard zet hoor je toch altijd wel stukken dialoog. Bovendien: zo af en toe werd er een vraag mijn kant op geschoten, en dan moet je de muziek uitzetten, hoofdtelefoon afdoen, en met een dom gezicht “Huh?” zeggen, en daar is de charme na een keer of wat wel van af.

Op den duur wist ik m’n handen te leggen op een laptop, en kon ik op dat soort momenten in de bedrijfskantine zitten werken. Zo is, denk ik, Het Nieuwe Werken ook ontstaan: een vlucht op zoek naar rust. Het gekke is: in de kantine waren ook mensen aan het praten, maar daar had ik veel minder last van.

Relevantie

Het verschil blijkt ‘m er in te zitten hoe relevant zulke gesprekken voor je zijn. Er zit een onbewuste radar in je hoofd die continu je omgeving in de gaten houdt. Als er data binnenkomt die voor jou relevant is, dan wordt er aan de bel van je bewustzijn getrokken: “Dingding! Opletten! Dit gaat jou aan!”

Dit mechanisme zorgt er voor dat je tijdens een indringend gesprek op een druk feestje ‘opeens’ opvangt dat je naam genoemd wordt bij een ander groepje. Het zorgt er bijvoorbeeld ook voor dat ouders wakker worden van een zachte babyhuil, maar niet van regelmatig langsdenderende treinen. Als het relevant voor je is zal het je aandacht trekken, en dus afleiden van waar je mee bezig bent. (Wie meer over dit onderwerp wil weten raad ik het boek Het slimme onbewuste [managementboek.nl] van de Nijmeegse hoogleraar psychologie Ap Dijksterhuis aan.)

Gesprekken van collega’s zijn hoogstwaarschijnlijk in meer of mindere mate relevant voor je, vandaar dat ze je afleiden.

Oplossing

Gelukkig bestaat er een programma dat je helpt in zo’n omgeving geconcentreerd te blijven. ChatterBlocker, verkrijgbaar voor zowel Windows als Mac OSX, kan allerlei geluiden genereren die er voor zorgen dat verstaanbare gesprekken veranderen in onverstaanbaar geroezemoes. Lawaaiige kantoortuinen kun je prima maskeren met een combinatie van “female chatter – low” en “male chatter – low”: je krijgt dan het gegons van een druk café. Eventueel kun je er ook nog wat instrumentale muziek bij mixen, of wat natuurgeluiden zoals een kabbelend beekje of aanspoelend golven. Een hoofdtelefoon is niet nodig: het hoeft namelijk niet zo hard. De speakers van m’n laptop voldeden prima.

Je kunt ChatterBlocker uitproberen met een demo-versie: de beperking daarvan is dat na een uur de geluiden zich niet meer herhalen (en dus uiteindelijk niet meer te horen zijn). Even afsluiten en opnieuw starten, en je kunt weer een uur vooruit. Het programma kost rond de vijftien euro, en, als je tot de doelgroep behoort, is het dat zeker waard.

“Het Nieuwe Werken” is nogal een hype aan het worden.

Op Twitter, Facebook, LinkedIn en andere sociale media buitelt de ene #HNW expert over de ander. IT dienstverleners duiken op “het Nieuwe Werken” als evenzovele digitale bokken op haverkisten vol smakelijke en vooral winstgevende nullen en enen. Kranten en tijdschriften vullen hun tech-kolommen met enthousiaste verhalen over ‘de werknomade’ die met ‘het nieuwe werken’ het productieve Nirvana heeft bereikt. En, in overtreffende trap: als Het Nieuwe Werken nog niet genoeg is, dan kun je zelfs verder gaan met Het Betere Werken.

Het Nieuwe Werken: wat is dat dan?

Mocht je er in geslaagd zijn om de discussie tot dusver te missen dan volgt hier een korte definitie: Het Nieuwe Werken bestaat uit “het plaats- en tijdonafhankelijk uitvoeren van werkzaamheden, ondersteund door moderne mobiele technologie.” Daarbij passen fraaie beelden als werken op een terrasje bij mooi weer (mailtje naar de ober: “Koffie verkeerd graag”). Of het flexibel kunnen schuiven met je werktijden, zodat je toch bij het toneelstuk kunt zijn dat ’s middags op de school van je kinderen wordt uitgevoerd. Of: niet meer je collega hoeven mailen, want die is bereikbaar via Twitter (of een interne bedrijfsvariant daarop).

Daarbij zij aangetekend dat dit slechts één van de vele definities is die over HNW te vinden is. Zoals zoveel gehypte technologieën is HNW vooral een sponsbegrip: iedere keer dat je er in knijpt spuit er weer een nieuwe plas definities uit.

Nu is er wat mij betreft niets mis met plaats- en tijdonafhankelijk werken. Ook en zelfs niet als er ‘moderne mobiele technologie’ bij betrokken is: in mijn vorig leven als IT-er heb ik daar zelfs enthousiast aan mee ontwikkeld, en daar blijft toch altijd wat van hangen. Maar uit de discussies die ik heb met mijn cursisten en aanhangend volk blijft van het mooie HNW visioen toch vooral één beeld hangen.

Dat van Het Nieuwe Werken als symptoombestrijding.

Symptomen

Misschien spreek ik de verkeerde mensen, maar wat ik vooral hoor, achter en onder de enthousiaste verhalen over Het Nieuwe Werken is: “thuis / in het café / op die flexibele werkplek / ’s avonds na tienen word ik tenminste niet de hele tijd lastig gevallen door m’n collega’s, en dan ben ik veel productiever!”

Ja, dat haal je de koekoek! [OnzeTaal].

Als je je weet te verstoppen, in plaats of tijd, om je werk te doen, wordt je inderdaad niet zo snel lastig gevallen, en dan kun je je beter focussen op je werk. Natuurlijk ben je dan productiever!

Maar ja, die ‘moderne mobiele technologie’ die je moet gebruiken om je eigen werkzaamheden uit te voeren gooit roet in het eten. Met de internetverbinding die jij gebruikt om je mailtjes de deur uit te doen komen ook de mailtjes van je collega’s binnen; en de mobiele telefoon die jij gebruikt om anderen te kunnen raadplegen wordt door die anderen weer gebruikt om jou te lokaliseren. En als je de verschoven werktijden gebruikt om op een druilerige zondagochtend nog even een rapportage te versturen, ben je dan sterk genoeg om op de fraaie zondagmiddag niet de mobiele telefoon te beantwoorden als de ontvanger wat vragen heeft?

Ongestoord werken

We vallen elkaar veel te veel en veel te vaak lastig. En telkens als je gestoord wordt ben je weer ettelijke minuten bezig om weer volledig terug te komen in de taak waar je mee bezig was. Als je gemiddeld gesproken vijf keer per uur gestoord wordt, ben je zo maar 5 x 5 minuten bezig om er weer in te komen.

De reden dat we elkaar zo vaak storen is domweg dit: op het moment dat we met iets zitten waar iemand anders voor nodig is, hebben we daar geen betrouwbare parkeerplek voor. We moeten die vraag of opmerking meteen kwijt, want anders is-t-ie weg. En dus grijpen we de telefoon, kloppen snel een mailtje, gooien een tweet de ether in, of, als je prijs stelt op warm menselijk contact, lopen we langs: “Heb je een minuutje voor me?” Alles onder het mom van: ‘Het kan nu, en als ik het nu niet doe dan vergeet ik het en dan gebeurt het nooit.’

Vrij parkeren

Terwijl je over het algemeen best in staat bent om je vraag of opmerking even te parkeren, om op een later tijdstip een hele lijst met van die vragen of opmerkingen puntsgewijs in één keer af te handelen.

Mits je een betrouwbare parkeerplek hebt.

Binnen de Getting Things Done methode is hiervoor de @agenda context uitgevonden. Alle punten die je met Ronald of Rosalyn moet bespreken gaan op de @agenda actielijst, en de eerstvolgende keer dat je R. ziet en/of spreekt pak je die lijst er bij.

Jij blij, want je vergeet geen belangrijke-maar-niet-dringende zaken die je met R. had moeten bespreken. R. blij, want die wordt niet steeds chagrijniger van elke interruptie. En jullie beide blij, want je kunt een moment afspreken waarop je beide de lijst met zaken met aandacht kunt bespreken.

En als je dan fan bent van Het Nieuwe Werken, dan spreek je toch gewoon af op een terrasje?

Ober!

Georganiseerd zijn. Voor een flinke groep mensen is het een verre droom, een ongrijpbaar en bijkans onbereikbaar iets.

Er zijn van die periodes dat de gedachtenstroom in je hoofd van een kabbelend beekje veranderd in een onstopbare, alles met zich meesleurende maalstroom aan ideeën, aandachtspunten, beelden, plannen,

Onlangs had ik weer zo iemand, een potentiële klant die afhaakte omdat ze de timemanagement training zag als “weer iets dat ik er bij moet doen,” hoewel ze ook meteen opmerkte dat “dat natuurlijk helemaal tussen mijn

De twee minuten-regel is één van die goudgerande tips waar de Getting Things Done methode vol van zit. Maar veel GTD-ers realiseren zich niet dat de regel veel breder kan worden ingezet.

Efficiënt, effectief: het zijn woorden die nog al eens voorkomen op deze weblog. Maar wat houden deze woorden nu eigenlijk in? En kun je beter effectief zijn, of beter efficiënt?

Je hebt de “Mens-ik-heb-helemaal-geen-zin-om-iets-aan-m’n-werk-te-doen-en-ik-heb-geen-idee-hoe-ik-mijn-aandacht-er-bij-moet-houden”-blues. Klinkt bekend? Mij wel.

Druk druk druk? Tijd tekort en altijd aan het werk? Je moet nodig een cursus timemanagement om meer tijd te krijgen? Lariekoek!