outlook

Het is inmiddels week 12 van 2012. Wist je dat? Waarschijnlijk wel, want weeknummers worden in grote delen van het bedrijfsleven gebruikt. Vreemd, dan, dat die weeknummers in Microsoft Outlook, Apple’s iCal en Google Calendar standaard niet worden getoond. Zullen we ze eens aanzetten?

Microsoft Outlook

In Outlook is het aanzetten van de weeknummers heel gemakkelijk. In Outlook 2010, klik op het lint op het tabblad Bestand. Klik vervolgens op Opties, en kies dan voor de groep Agenda.

(Klik op het plaatje voor een grote versie)

Als je dan toch de weeknummers aanzet, laat Outlook dan ook even de Feestdagen aan je agenda toevoegen, zodat je niet per ongeluk een afspraak inplant op 9 april, bijvoorbeeld. En als je parttime werkt kun je hier de dagen dat je niet werkt uitvinken; dan zie je ze ook niet in de agenda.

In Outlook 2007 en 2003 bereik je hetzelfde via het menu Extra > Opties > Agendaopties. 

De weeknummers verschijnen nu zowel in de Agenda als de Datumnavigator:

(Klik op het plaatje voor een grote versie)

Apple iCal

In Apple’s iCal kun je ook de weeknummers toevoegen. Het is geen standaard optie, zoals bij Outlook, maar je kunt via de voorkeursinstellingen de datumnotatie aanpassen zodanig dat ook het weeknummer er in wordt opgenomen.

(Klik op het plaatje voor een grote versie)

Dat kan ik hier stap voor stap uitleggen, maar de mensen van AppleTips.nl waren me vóór: zie hier de instructies. Als je als Mac-gebruiker er toch naar toe klikt, kijk dan ook even rond op de rest van de site: warm aanbevolen!

Op de iPhone kan het bij mijn weten niet (wel? Laat het me weten!), maar geef €1.59 uit aan het uitstekende programma Week Calendar en je hebt ook daar de weeknummers tot je beschikking:

(Klik op het plaatje voor een grote versie)

Google Calendar

In Google Calendar kun je weeknummers als extra agenda toevoegen. Dat klinkt vreemd, en dat is het ook, maar het werkt wel. Kies, aan de linkerkant, de optie Andere agenda’s > Door interessante agenda’s bladeren. Selecteer vervolgens het tabblad Meer, selecteer Weeknummers (en zo je wilt, zonsopgang en zonsondergang voor Dordrecht) en kies aan de rechterkant Aanmelden.

(Klik op de plaatjes voor grote versie)

Als je nu terug gaat naar de agenda zul je linksboven een miniem plaatje zien met daarin het weeknummer:

Bonustip

Op de website kalender-365.nl kun je een mooi overzicht vinden van weeknummers, nuttige data, afdrukbare kalenders, een wereldklok en zelfs een tooltje om de tijd tussen twee data te berekenen.

Je kunt in Outlook 2010 heel goed je adresboek bijhouden. Maar wist je ook dat je die gegevens ook heel simpel met iemand anders kunt delen?

Als iemand je vraagt om de gegevens van die geweldige timemanagementtrainer door te geven is het niet handig om ze over te tikken in een nieuw mailtje. Je veroorzaakt namelijk aan twee kanten werk: aan jouw kant, want jij moet ze intikken; en aan de kant van de ontvanger, want ook hij of zij moet ze weer overtikken in het adresboek.

Je kunt het beter zo doen:

1. In Outlook 2010, toets Control+Shift+M om een nieuwe mail te maken
2. Klik op het tabblad Invoegen
3. Klik op het icoontje net rechtsboven van die grote knop Outlook-item; het heet Visitekaartje invoegen

1. Klik op de naam die je hebben moet, of klik op Andere visitekaartjes… en kies de juiste persoon uit
2. Vul Aan en Onderwerp in, en eventueel nog wat andere tekst en klaar is Klara:

De ontvanger, als hij ook Outlook 2010 heeft, krijgt een mailtje met een bijlage met .vcf. Deze bijlage .vcf kun je eenvoudigweg verslepen naar de knop Contactpersonen in de balk helemaal links, en daar loslaten. Het visitekaartje wordt dan automatisch opgenomen in het adresboek.

Als je Microsoft Outlook start kom je standaard terecht in de Inbox (Postvak IN). De verleiding is dan groot om je gelijk maar te storten op het doorkijken van de binnengekomen mailtjes.

(Of, als je de cursus hebt gevolgd, op het wegwerken van de mail.) Met mogelijk als resultaat dat je je de rest van de dag vooral reactief aan het werk bent en pas na vijven toekomt aan je ‘eigen’ werk. Outlook wordt dan Foutlook.

Verstandiger is het om te beginnen in je agenda. Als het goed is vertelt die je wat er die dag moet gebeuren: afspraken en (echte!) deadlines: wat gaat er stuk als je het vandaag niet doet?

Gelukkig kun je in Outlook instellen dat bij het starten standaard de agenda wordt geopend.

Outlook 2010:

• Klik op Bestand > Opties, en vervolgens uit de lijst aan de linkerkant de optie Geavanceerd.
• Aan de rechterkant staat in de tweede sectie (Outlook starten en afsluiten) de mogelijkheid Outlook in deze map starten:
• Verander dit van Postvak IN naar Agenda

Outlook 2007 en 2003:

• Klik op Extra > Opties en ga naar het tabblad Overige
• Klik in de sectie Algemeen op de knop Geavanceerde opties…
• Het eerste item is nu Opstarten in deze map: Postvak IN
• Verander dit in Agenda

Gebruikers van Mozilla Thunderbird kunnen ook in een andere map starten met de FolderPane add-on [mozilla.org].

Gebruikers van Google Calendar kunnen een snelkoppeling naar de Calendar op hun bureaublad plaatsen (of een andere handige plaats):

• Klik-rechts op je bureaublad
• Kies Nieuw > Snelkoppeling
• Geef de locatie van het item op: https://www.google.com/calendar
• Klik op volgende, en geef de snelkoppeling een naam: Agenda.