• Acties die op een bepaalde dag moeten gebeuren
• Acties die een bepaalde periode na de voorgaande moeten gebeuren

1. Druk op Control+Shift+A om een Afspraak te maken.
2. Vink Duurt hele dag aan
3. Klik vervolgens op Terugkeerpatroon en geef het terugkeerpatroon op.

Je zult dan op de gekozen dagen bovenaan in je agenda deze taak terugzien. Je moet jezelf dan wel hebben aangeleerd om steeds eerst in je agenda te kijken, anders mis je ‘m alsnog.

1. Druk op Control+Shift+K om een Taak te maken.
2. Klik op Terugkeerpatroon en geef het herhaalrecept op.

Deze taak zal in je takenlijst opgeslagen worden, en op elke dag uit het terugkeerpatroon komt er een nieuwe taak bij. Het is dan wel zaak om die taken ook inderdaad af te vinken, want of je het nu wel of niet afvinkt, Outlook genereert keurig elke keer een nieuwe taak.

Outlook: periodespecifiek

1. Druk op Control+Shift+K om een Taak te maken.
2. Klik op Terugkeerpatroon en geef het patroon op.
3. Maar in plaats van keert elke X weken terug kies je de optie Nieuwe taak toevoegen X week/weken na voltooiing van elke taak.

Het resultaat is dat als je deze taak afvinkt, Outlook een week wacht voordat het een nieuwe taak voor je maakt.

Omnifocus

Welke optie kies jij?

Het is inmiddels week 12 van 2012. Wist je dat? Waarschijnlijk wel, want weeknummers worden in grote delen van het bedrijfsleven gebruikt. Vreemd, dan, dat die weeknummers in Microsoft Outlook, Apple’s iCal en Google Calendar standaard niet worden getoond. Zullen we ze eens aanzetten?

Microsoft Outlook

In Outlook is het aanzetten van de weeknummers heel gemakkelijk. In Outlook 2010, klik op het lint op het tabblad Bestand. Klik vervolgens op Opties, en kies dan voor de groep Agenda.

(Klik op het plaatje voor een grote versie)

Als je dan toch de weeknummers aanzet, laat Outlook dan ook even de Feestdagen aan je agenda toevoegen, zodat je niet per ongeluk een afspraak inplant op 9 april, bijvoorbeeld. En als je parttime werkt kun je hier de dagen dat je niet werkt uitvinken; dan zie je ze ook niet in de agenda.

In Outlook 2007 en 2003 bereik je hetzelfde via het menu Extra > Opties > Agendaopties. 

De weeknummers verschijnen nu zowel in de Agenda als de Datumnavigator:

(Klik op het plaatje voor een grote versie)

Apple iCal

In Apple’s iCal kun je ook de weeknummers toevoegen. Het is geen standaard optie, zoals bij Outlook, maar je kunt via de voorkeursinstellingen de datumnotatie aanpassen zodanig dat ook het weeknummer er in wordt opgenomen.

(Klik op het plaatje voor een grote versie)

Dat kan ik hier stap voor stap uitleggen, maar de mensen van AppleTips.nl waren me vóór: zie hier de instructies. Als je als Mac-gebruiker er toch naar toe klikt, kijk dan ook even rond op de rest van de site: warm aanbevolen!

Op de iPhone kan het bij mijn weten niet (wel? Laat het me weten!), maar geef €1.59 uit aan het uitstekende programma Week Calendar en je hebt ook daar de weeknummers tot je beschikking:

(Klik op het plaatje voor een grote versie)

Google Calendar

In Google Calendar kun je weeknummers als extra agenda toevoegen. Dat klinkt vreemd, en dat is het ook, maar het werkt wel. Kies, aan de linkerkant, de optie Andere agenda’s > Door interessante agenda’s bladeren. Selecteer vervolgens het tabblad Meer, selecteer Weeknummers (en zo je wilt, zonsopgang en zonsondergang voor Dordrecht) en kies aan de rechterkant Aanmelden.

(Klik op de plaatjes voor grote versie)

Als je nu terug gaat naar de agenda zul je linksboven een miniem plaatje zien met daarin het weeknummer:

Bonustip

Op de website kalender-365.nl kun je een mooi overzicht vinden van weeknummers, nuttige data, afdrukbare kalenders, een wereldklok en zelfs een tooltje om de tijd tussen twee data te berekenen.

Er is binnen de lifehacking gemeenschap al heel wat aandacht aan besteed, maar ik kom nog steeds heel vaak mensen tegen die het niet kennen: programma’s die je helpen sneller te typen.

Automatisering is de kracht van de herhaling

Veel van de mailtjes, offertes en ander typwerk dat je op de computer verricht bestaat steeds uit dezelfde zinnen en frasen, soms met minieme verschillen. Je kunt ze dan wel steeds knippen en plakken uit andere mailtjes, maar dat gaat op den duur ook vervelen. Gelukkig bestaat er een hele serie aan hulpprogramma’s die je veel werk uit handen kunnen nemen.

Op mijn Apple Mac, bijvoorbeeld, maak ik alweer jaren gebruik van TextExpander. Dit programma nestelt zich in het geheugen van de computer, en houdt mijn tikwerk in de gaten. Zodra ik één van de afkortingen gebruik vervangt TextExpander die door de voorgedefinieerde tekst. Dat kan van heel simpel: de tekst /at wordt bijvoorbeeld vervangen door de accentrijke naam van mijn oudste dochter: Anne-Thérèse. De tekst /route, daarentegen, wordt vervangen door een routebeschrijving van ettelijke paragrafen, compleet met een plaatje en een link naar Google Maps. Als ik /kvk intik wordt dat vervangen door mijn Kamer van Koophandel nummer, en /sigw vult de tien regels van mijn werk e-mail handtekening in. Van het toverwoord /dt maakt-ie de huidige datum, en van /t de huidige tijd. Makkelijk bij het registeren van uren!

Dit werkt overal waar ik tekst kan invullen, of dat nu mail is, of Word, of welk ander programma dan ook; dit in tegenstelling tot de AutoTekst functie van Word, die alleen dáár werkt.  (NB: met de / voor elke snippet maak ik de afkorting uniek, zodat het woordje zodat niet wordt omgezet in zodAnne-Thérèse.)

Ook voor Windows…

Deze programmaatjes zijn er ook voor Windows. Variërend van kostbaar tot gratis, en van heel simpel tot heel uitgebreid; overigens zonder dat er een duidelijke relatie tussen die twee zit. Een aantal suggesties (er zijn er veel meer):

FingerTips, van Nederlandse origine. Gratis, werkt over het algemeen prima. Een handleiding van de maker vind je hier op lifehacking.nl.

PhraseExpress. Zeer functioneel; zie het filmpje op de website. Met een ingebouwde klembordmanager: je kunt meerdere dingen tegelijkertijd op je klembord plaatsen, dus met een Control+C ben je niet meteen de vorige kwijt. Er is ook een netwerkeditie, zodat je knipsels kunt delen en uitwisselen. Gratis voor persoonlijk gebruik. En kijk dan ook eens naar de voorbeeld phrase files, met o.a. 1200 Nederlandse woorden die vaak worden mistypt.

Breevy, voor de mensen die heen en weer (moeten) schakelen tussen Windows en Mac. Breevy kan namelijk de configuratie van TextExpander overnemen, zodat je de knipsels op je Mac ook onder Windows hebt (en vice versa). Voeg een scheutje Dropbox toe, en je knipsels op de één zijn automagisch ook beschikbaar op de ander. Gratis uitproberen (30 dagen), daarna 35 dollar.

En voor de iPhone…

Voor de iPhone bestaat er TextExpander Touch, maar die heeft als nadeel dat de iPhone apps er specifiek geschikt gemaakt moeten worden (maar de lijst is lang). Maar wist je dat IOS5 een soortgelijke functie standaard aan boord heeft?

En wat doe je er mee?

Je moet natuurlijk wel het evenwicht bewaren tussen tekst intypen en de afkorting onthouden, maar in principe leent alles wat je op een dag vaker dan twee, drie keer intypt zich wel om te automatiseren. Dat geldt ook voor woorden met veel accenttekens, complexe namen (staat zo slordig als je ze fout typt) en symbolen:/euro, bijvoorbeeld. Op lifehacking.nl en op lifehacking.com (Engelstalig) staan veel suggesties wat je er mee zou kunnen doen.

Mag of kan het niet gebruiken?
Niet iedereen heeft voldoende controle over de eigen werkplek om dit soort software te mogen of kunnen installeren. In dat geval kan het onderstaande je helpen om the powers that be te overtuigen van het nut van aanschaf. TextExpander houdt namelijk statistieken bij; dit is van mijn laptop, na de (her)installatie anderhalve maand geleden.

Woot! Bijna driekwart werkweek gespaard door gebruik van dit programma. Als dat geen goede return on investment is…

De meest effectieve oefening om uw timemanagement — pardon, focusmanagement— te verbeteren is de RAP oefening:

Registreer, Analyseer en Perfectioneer. Deze oefening kan uw productiviteit aanzienlijk doen toenemen; bij sommigen zelfs verdubbelen.

U hoeft er maar weinig tijd voor te reserveren. De RAP oefening volgt u gedurende de dag. Alleen aan het eind van de dag heeft u dertig tot maximaal 45 minuten nodig voor de Analyseer en Perfectioneer stappen. De oefening kan ook heel goed met groepen collega’s worden gedaan, maar daarover meer aan het eind van dit artikel.

RAP in drie stappen

Stap 1: Registreer

Neem een stopwatch mee naar uw werk. Aan het begin van de werkdag start u de stopwatch. Als de eerste activiteit afgerond is, bijvoorbeeld het brainstormen van een nieuwe marketing strategy, druk op stop en noteer hoeveel tijd u kwijt was aan deze activiteit, bijvoorbeeld een half uur. (Aan het eind van dit artikel heb ik een tweetal voorbeelden ter download: een Microsoft Excel bestand, en een uit te printen PDF document.)

Doe dit voor elke activiteit, inclusief pauzes, telefoontjes, koffie halen, enzovoort, gedurende de gehele werkdag. Kortere klusjes, zoals “mail afhandelen” kunt u eventueel wel bij elkaar vegen, maar noteer dan wel hoeveel mails u afhandelt. Uiteindelijk krijgt u op deze manier een lijst met klussen, taken en projecten waaraan u die dag hebt gewerkt.

Stap 2: Analyseer

Aan het eind van de werkdag, neemt u een half uur de tijd om de lijst eens goed te bekijken. Bekijk een voor een elke activiteit, en stel uzelf de volgende vragen:

• Kostte het moeite om de tijd per activiteit goed bij te houden, wellicht omdat u zeer vaak wisselde tussen verschillende activiteiten? Zo ja, dan heeft u in ieder geval al één punt voor verbetering gevonden. Of u kunt de taken beter groeperen, of u laat zich te gemakkelijk afleiden. Wellicht kunt u beter de e-mail tussentijds afsluiten, of in ieder geval het automatisch ophalen ervan uitschakelen?
• Als u de tijden per activiteit optelt, klopt het totaal dan met de dag? Of heeft u meer tijd dan u dacht besteed aan sommige taken? De hoeveelheid tijd die gaat zitten in koffie halen, even praten met collega’s, of administratieve flutklusjes als printerpapier bijvullen kan u verbazen. (Niet, overigens, dat dat slecht is. Het gaat er vooral even om dat het naar waarheid geregistreerd wordt en dat u zich er bewust van wordt.)
• Is de hoeveelheid tijd die u besteed hebt in overeenstemming met de relatieve belangrijkheid van die activiteit? Of bent u betrekkelijk veel tijd kwijt aan, bijvoorbeeld, printerpapier bijvullen of uw telefoon instellen? U kunt uw tijd maar één keer besteden: is dat dan nuttig? U kunt daaruit dan de conclusie trekken dat er een ander type telefoon moet komen, of een grotere papierbak voor de printer.

Stap 3: Perfectioneer

Uit de analyse zou duidelijk moeten worden op welke gebieden er ruimte is voor verbetering. U heeft de pijnpunten geïdentificeerd, nu is het tijd om een verbeterplan uit te werken. De volgende vragen kunnen daarbij helpen:

• Hoe beperk ik de afleidingen?
• Welke taken kan ik groeperen zodat ik ze efficiënter kan afhandelen?
• Kan ik sommige taken sneller en/of beter uitvoeren door
  • het werkproces te verbeteren, of door
  • de hulp van experts in te roepen (technologie!), of door
  • sommige klussen uit te besteden (boekhouding!)
• Is het handig en verstandig om voor sommige soorten taken tijd in mijn agenda in te boeken?
• Is het handig en verstandig om aan sommige taken (e-mail!) een tijdsbeperking te hangen zodat ik ook aandacht overhoud voor belangrijker dingen?
• Besteed ik te weinig tijd aan sommige dingen omdat ik niet precies weet wat ik moet doen? En zo ja, wat kan ik doen, en/of wie kan ik vragen om me te helpen?

Het zijn maar voorbeeldvragen; afhankelijk van uw situatie zijn er veel meer vragen te stellen.

Het belangrijkste is dat u de RAP oefening een aantal keren achter elkaar doet, bij voorkeur op gelijksoortige dagen (een maand lang elke dinsdag, bijvoorbeeld), zodat u in ieder geval een gevoel krijgt waar u uw tijd aan besteed. Daarna is het zaak om de pijnpunten te identificeren, een plan ervoor te ontwikkelen, en dat plan rigoureus uit te voeren. Om de effectiviteit van dat plan (en de uitvoering ervan) te controleren zult u de oefening nog enige keren moeten herhalen.

U kunt deze oefening ook prima in een groep uitvoeren. Iedereen doet dan het registreren voor zichzelf, maar het bekijken en analyseren van het registratieformulier kan dan groepsgewijs gebeuren. Uw collega’s kijken met een frissere blik naar uw gegevens (en andersom) en kunnen suggesties doen waar u niet zo snel aan denkt. Bovendien kunt u gelijk zonodig afspraken maken over het onderling anders — beter — verdelen van de werkzaamheden.

Het kan pijnlijk zijn te ontdekken dat u tijd aan de ‘verkeerde’ zaken aan het besteden bent. Maar blijft u liever onwetend?

Download:

• RAPmeter.xls
• RAPmeter.pdf

Onlangs had onze nationale blauwe kruidenier een actie waarbij je kon sparen voor korting op Eftelingkaartjes. Stel, je hebt meegedaan en bent nu in het bezit van een aantal toegangskaartjes voor de Efteling. Deze kaartjes zijn geldig tot en met 18 november 2011. Je hebt nog geen datum geprikt, want dat is onderhevig aan onderhandelingen met je medew—ik bedoel, je kinderen, maar ergens tussen nu en 18 november ga je die kaartjes nodig hebben.

Vraag 1: gebruik je hier de Getting Things Done methode voor, en zo ja: hoe?

In mijn geval is het antwoord: ja. Ondanks de korting kosten de kaartjes nog altijd 23 euro per persoon, en voor dat bedrag wil ik de kaartjes niet ongebruikt laten vervallen. Je kunt dat op verschillende manieren aanpakken:

1. Zet in je agenda op 18 november: “Efteling kaartjes vervallen!” Dat vooronderstelt wel dat je regelmatig (wekelijks!) ruim naar voren kijkt in je agenda, zodat je niet in de laatste week nog in allerijl een datum moet prikken. Of:
2. Maak er een item van op je Projectlijst: “Naar de Efteling.” De eerstvolgende actie is dan “Prik datum voor Eftelingbezoek.” Het nadeel is: als je een datum in oktober hebt geprikt, heb je wel wekenlang een inactief project op je projectenlijst staan. Dat kan demotiverend werken.
3. Maak er een item van op je Ooit/Misschien-lijst, en verplaats ‘m naar de projectenlijst als je klaar bent om actie te ondernemen.

#2 en #3 kun je natuurlijk ook prima combineren, waarbij het een project is zolang de datum nog niet geprikt is, en vervolgens in de Ooit/Misschien wordt bewaard tot er weer verdere actie noodzakelijk is. In mijn geval kijk ik tijdens het wekelijks onderhoud twee tot drie maanden vooruit in m’n agenda, dus ik kies gewoonlijk voor methode #1.

Vraag 2: waar laat je de tickets, in tussentijd?
Ook hier zijn verschillende manieren voor.

1. Maak een projectmap [afbeelding, Staples.nl] gelabelled “Naar de Efteling” en stop de kaartjes daar in. Dat is mijn aanpak. Voorwaarde is wel dat (a) het maken van zo’n projectmap binnen een minuut gebeurt is (anders ga je het uitstellen); en (b) je er geen moeite mee hebt om een hele projectmap te reserveren voor een paar kleine stukjes papier.
2. Maak gebruik van iets dat in officiële GTD termen een tickler file [Wikipedia] wordt genoemd, maar door collega Ad van der Hulst briljant omschreven is als het kietelarchief [adjustintime.nl]. Een kietelarchief is een prachtig systeem, maar werkt alleen als je de discipline hebt om elke dag de dagmap in je inbak te storten. In mijn geval zou er maar zelden iets in zitten (het meeste komt digitaal binnen) en dat motiveert niet om het bij te houden; maar als je veel en vaak met zulke papieren te maken hebt kun je het wel laten werken.

Wat is jouw systeem?

Je kunt in Outlook 2010 heel goed je adresboek bijhouden. Maar wist je ook dat je die gegevens ook heel simpel met iemand anders kunt delen?

Als iemand je vraagt om de gegevens van die geweldige timemanagementtrainer door te geven is het niet handig om ze over te tikken in een nieuw mailtje. Je veroorzaakt namelijk aan twee kanten werk: aan jouw kant, want jij moet ze intikken; en aan de kant van de ontvanger, want ook hij of zij moet ze weer overtikken in het adresboek.

Je kunt het beter zo doen:

1. In Outlook 2010, toets Control+Shift+M om een nieuwe mail te maken
2. Klik op het tabblad Invoegen
3. Klik op het icoontje net rechtsboven van die grote knop Outlook-item; het heet Visitekaartje invoegen

1. Klik op de naam die je hebben moet, of klik op Andere visitekaartjes… en kies de juiste persoon uit
2. Vul Aan en Onderwerp in, en eventueel nog wat andere tekst en klaar is Klara:

De ontvanger, als hij ook Outlook 2010 heeft, krijgt een mailtje met een bijlage met .vcf. Deze bijlage .vcf kun je eenvoudigweg verslepen naar de knop Contactpersonen in de balk helemaal links, en daar loslaten. Het visitekaartje wordt dan automatisch opgenomen in het adresboek.

Ter ondersteuning van het timemanagement Getting Things Done werk- & denkproces is er inmiddels een heleboel software te vinden.

Maar als je je dag grotendeels doorbrengt in Microsoft Excel, waarom zou je dan je tijd steken in het leren werken met een nieuw programma? Nog afgezien van de vraag of je dat op je werk wel mag installeren?

GTD is vooral de kunst van het lijstjes maken (en wegwerken), en daar kun je prima Excel voor gebruiken. GTD in Excel, dus!

In het voorbeeldbestand dat aan deze weblog hangt (zie onder) heb ik een aanzet gegeven. Het eerste tabblad is voor de projectenlijst, en elk van de contexten staat ook op een apart tabblad.

De rest is persoonlijke invulling.

Zoals de spreadsheet nu is kun je ‘m prima gebruiken; als je meer wilt kun je slimme dingen doen met automatisch sorteren, filteren, koppelingen naar bestanden en meer van dat soort fraais. Als je wat overweg kunt met macro’s is the sky the limit.

Blijf er wel op letten dat het doel van de methodiek is om dingen gedaan te krijgen, niet om ze alleen maar zo goed mogelijk te noteren.

Heb je zelf een mooi systeem met GTD in Excel gemaakt? Laat het hieronder weten!

Download de voorbeelden:

Eenvoudige versie met tabbladen per context

(Iets) geavanceerdere versie met automatische kleuren en dergelijke

Derde versie GTD in Excel

Kun je reistijd nuttig gebruiken? Zeker: met een audioboek.

Al jarenlang gebruik ik de tijd die ik noodgedwongen in de auto (maar ook trein, of vliegtuig) moet zitten voor het beluisteren van audioboeken.

Voorgelezen boeken waren vroeger voornamelijk bedoeld voor blinden en slechtzienden, maar tegenwoordig kun je op steeds meer plaatsen boeken in cd-vorm aanschaffen. Fictie of non-fictie, van Stieg Larsson tot Dikkie Dik; van Herman Koch tot Ben Tiggelaar, van alles is er te verkrijgen [123luisterboek.nl]. In het Engels overigens [audible.com] nog heel veel meer.

Nu zijn er heel veel programma’s beschikbaar waarmee je die cd’s kunt omzetten naar mp3′s voor op je mp3-speler, maar als je toevallig een echte iPod of iPhone hebt kun je ze beter omzetten naar het m4b audioboek formaat.

Dat heeft twee voordelen. Ten eerste kan de iPod dan onthouden waar je gebleven bent, zodat je zonder problemen kunt omschakelen naar een ander audioboek of wat muziek. Ten tweede, je kunt zonodig de voorleessnelheid aanpassen. Niet essentieel, maar in sommige gevallen kan het handig zijn.

Om cd’s of mp3′s om te zetten naar het m4b formaat heb je speciale software nodig.

Voor Windows is er het gratis MP3 to iPod Audio Book Convertor; voor de Mac is er het (eveneens gratis) Audio Book Binder.

Ook handig voor kinderen die wagenziek worden als ze gaan lezen!

Een suffe, duffe tip, maar eentje die je een heleboel tijd en ergernis kan schelen bij de eerstvolgende verhuizing:

Als je een kast, stapelbed [123video, 8m39s, grof] of ander groot meubelstuk aanschaft bij Ikea, en je hebt ‘m — uiteindelijk — in elkaar gekregen, doe dan de handleiding en de essentiële en overgebleven onderdelen in een insteekhoes.

Plak ‘m dicht, en plak de insteekhoes binnenin de kast.

De eerstvolgende keer dat de kast weer uit- en in elkaar moet ben je in ieder geval niet de handleiding kwijt!

Als je Microsoft Outlook start kom je standaard terecht in de Inbox (Postvak IN). De verleiding is dan groot om je gelijk maar te storten op het doorkijken van de binnengekomen mailtjes.

(Of, als je de cursus hebt gevolgd, op het wegwerken van de mail.) Met mogelijk als resultaat dat je je de rest van de dag vooral reactief aan het werk bent en pas na vijven toekomt aan je ‘eigen’ werk. Outlook wordt dan Foutlook.

Verstandiger is het om te beginnen in je agenda. Als het goed is vertelt die je wat er die dag moet gebeuren: afspraken en (echte!) deadlines: wat gaat er stuk als je het vandaag niet doet?

Gelukkig kun je in Outlook instellen dat bij het starten standaard de agenda wordt geopend.

Outlook 2010:

• Klik op Bestand > Opties, en vervolgens uit de lijst aan de linkerkant de optie Geavanceerd.
• Aan de rechterkant staat in de tweede sectie (Outlook starten en afsluiten) de mogelijkheid Outlook in deze map starten:
• Verander dit van Postvak IN naar Agenda

Outlook 2007 en 2003:

• Klik op Extra > Opties en ga naar het tabblad Overige
• Klik in de sectie Algemeen op de knop Geavanceerde opties…
• Het eerste item is nu Opstarten in deze map: Postvak IN
• Verander dit in Agenda

Gebruikers van Mozilla Thunderbird kunnen ook in een andere map starten met de FolderPane add-on [mozilla.org].

Gebruikers van Google Calendar kunnen een snelkoppeling naar de Calendar op hun bureaublad plaatsen (of een andere handige plaats):

• Klik-rechts op je bureaublad
• Kies Nieuw > Snelkoppeling
• Geef de locatie van het item op: https://www.google.com/calendar
• Klik op volgende, en geef de snelkoppeling een naam: Agenda.