prioriteiten

Heeft het zin om een planning te maken? Wel, nee. En: ja, toch.

Ho, wacht, voordat je nu verder klikt: ik zal het uitleggen.

Je kent ze vast wel, van die mensen die de komende dag of week helemaal hebben uitgedacht, uitgewerkt en ingepland. De agenda is van muur tot muur volgeboekt, niet eens zozeer met afspraken maar vooral met dingen die moeten gebeuren. Bellen, stukken lezen, even sporten, administratie doen, en van 12:15 tot 12:45 wordt er sociaal geluncht: alles staat ingepland.

Misschien ben je zelf wel zo iemand.

Dictatuur van de structuur

Het komt tegemoet aan een behoefte aan meer structuur. De gemiddelde werkdag van tegenwoordig hangt aan elkaar van onderbrekingen, interrupties en ad hoc beslissingen, en in dergelijke omstandigheden geeft het een gevoel van grip op je werk (jawel) als je weet wat je over een half uur hoort te doen: tijd voor een bekertje soep.
Helaas geeft het maken van zo’n planning vooral de illusie van controle. Omdat je van te voren nadenkt wat je vandaag wilt doen en dat in de agenda een plaats geeft krijg je het gevoel dat je de zaken onder controle hebt. Maar jammer genoeg blijft dat gevoel niet zo lang hangen. In de confrontatie met de dagelijkse realiteit delft de planning al snel het onderspit, en aan het eind van de werkdag moet je nogal eens mistroostig concluderen dat er van de zeven geplande klusjes twee voor de helft afgekomen zijn.
Niet dat je die dag niet hard gewerkt hebt, integendeel! Maar de tijd is besteed aan klusjes tussendoor, klanten die bellen, collega’s die langskwamen, een computer met kuren en een spoedofferte die vóór vijf uur nog de deur uit moest, en ach: Mirjam is ziek, kun jij dat even oppakken?

Allemaal nuttig werk. Maar ongepland. En demotiverend, ook, als je steeds moet constateren dat je planning in een wak belandt.

Niet meer plannen, dan? Laat het werk maar komen zoals het komen wil?

Controle uit handen

Als je denkt dat dat je gelukkiger maakt moet je het vooral een poosje proberen. Ik vrees alleen dat je dan de controle volledig uit handen geeft, en je leven en werken laat sturen door de prioriteiten van een ander. Je wordt van de ene ad hoc klus naar het andere bloedspoed eisende project gestuurd, komt aan je eigen prioriteiten niet meer toe, en voor je het weet zit je afgebrand en uitgeblust thuis.

Mijn oude geschiedenisleraar op de Gemeentelijke Scholengemeenschap in Emmen vond het goed als we spiekbriefjes maakten; sterker nog: soms gaf hij als huiswerk op dat we voor een proefwerk of een repetitie een spiekbriefje moesten maken.

Het achterliggende idee is natuurlijk dat je op het spiekbriefje alleen die dingen zet die werkelijk belangrijk zijn en die je vreesde te vergeten. Alleen: om te weten wat werkelijk belangrijk is en wat je dreigt te vergeten moet je de materie goed doornemen en jezelf goed testen. En het resultaat van zo’n spiekbriefje is dan dat je ‘m niet meer nodig hebt.

Planning is een spiekbriefje

Voor het maken van een planning geldt hetzelfde.

Het is een vreselijk nuttige oefening om aan het begin van de dag of week vast te stellen wat voor die dag of week voor jou het belangrijkste is. Niet het meest dringend, nee: wat is het belangrijkst?  Van al die dingen die op je bordje liggen: welke verdient het eerst  je aandacht? En daarna? En daarna?

Vervolgens zet je dat niet op een bepaald moment in je agenda, maar schrijf je het op een apart lijstje. En dat lijstje is vervolgens jouw Tomtom. Daarop staan namelijk de dingen die je wilt afmaken.

Het is dan nog steeds mogelijk dat er van buitenaf een dringend beroep op je tijd en aandacht wordt gedaan – de buitenwereld gaat gewoon op dezelfde voet door – maar omdat je vooraf hebt vastgesteld én vastgelegd wat voor jou prioriteit heeft is het gemakkelijker om nee te zeggen.

Kortom: een planning maken is uitstekend. Maar plan ‘m niet in je agenda.

In hoeverre staat het bezoeken van Facebook, Hyves, Twitter, Youtube en andere populaire websites op uw 20.000 voet—wat—wil—ik—onderhouden lijstje?

En zo niet, besteedt u dan inderdaad geen aandacht aan deze websites?

Als u wél met regelmaat tijd besteedt aan de social media, waarom dan? Heeft het een zakelijke en/of een persoonlijke reden, zoals het vergroten van uw zichtbaarheid, versterken van uw merk, of het bijhouden van sociale contacten? Staan die doelen ook ergens op papier? Zo niet, dan raad ik u sterk aan dat toch even te doen.

Het voordeel van het opschrijven is dat u veel meer gefocust bent op het doel dat u er mee hoopt te bereiken. Met uw doel duidelijk in het vizier raakt u veel minder snel afgeleid door alle mogelijkheden die de social media bieden. Bovendien is de kans een stuk minder groot dat u er bovenmatig veel tijd aan besteedt, iets wat anders niet ondenkbeeldig is [telegraaf.nl].

Pak dus het 20.000 voet document er bij, en noteer de websites en sociale media die u wenst bij te houden, naast alle andere verantwoordelijkheden die u heeft, en rollen die u vervult. Kijk er regelmatig naar, en vraag uzelf af of een en ander nog in balans is.

Heeft u zelf nog tips, trucs over hoe om te gaan met social media? Laat het me hieronder weten!

Je kent het vast wel. Heb je net de spullen van project X op je bureau uitgespreid, komt er iemand binnen met een vraag over project Y. Met de bureau’s van tegenwoordig kun je nauwelijks de papieren van één project herbergen, laat staan van twee. En dus?

Ten eerste: pas de twee minuten-regel toe op de binnenkomende vraag. Dat wil zeggen: sta jezelf (en de ander) toe om de mogelijke prioriteit van de vraag te beoordelen. Als project X prioriteit verdient maak je een afspraak om de vraag met betrekking tot project Y later te bekijken: “Hm. Daar moet ik me even in verdiepen. Kunnen we het daar vanmiddag/morgen/vrijdag om twee uur even over hebben?” Zolang je je aan die afspraak houdt is het geen afpoeieren, maar een verstandig doseren van je aandacht.

Ten tweede: als de vraag wél prioriteit hoort te hebben maak je een aantekening van waar je gebleven bent, en vervolgens mik je de spullen van project X in je Inbak.* Dat heeft de volgende voordelen:

1. Je kunt je aandacht beter bij het voorliggende project houden: je ziet alleen relevante zaken;
2. De papieren van verschillende projecten komen niet door elkaar te liggen;
3. Bij storing op storing op storing (“Oh, zijn jullie met project Y bezig? Ik heb ook nog een vraag over project Z!”) loop je niet het risico dat je op je eigen werkplek archeoloogje moet gaan spelen, gravend naar de papieren van het project waar je oorspronkelijk mee bezig was;
4. Omdat het in je Inbak ligt komt het automatisch weer langs, hoe druk en hectisch de dag verder ook is, op het moment dat je je Inbak verwerkt.

Dezelfde handeling voer ik uit als de telefoon gaat. Even aanhoren waar het over gaat, en als dat prioriteit verdient gaan de huidige papieren, húp, de Inbak in. Vervolgens kan ik de beller de volledige aandacht geven.

Geen papieren, alles op de computer? Ook daar kun je iets soortgelijks doen:
Onder Windows 7, gebruik de toetscombinatie Windows-toets + Home (of grijp de titelbalk van het actieve venster en schud deze heen en weer [youtube, 26s]): alle vensters behalve de actieve worden geminimaliseerd. Onder Windows XP en Windows Vista werkt dit niet, maar je kunt wel Windows-toets + D gebruiken om alle vensters te minimaliseren, en vervolgens het gewenste venster weer open klikken.

Op Mac OSX, gebruik de toetscombinatie Command+Optie+H om alle vensters behalve de actieve te minimaliseren.

* Je hebt een inbak, toch? En die maak je toch dagelijks leeg? Toch?

Er zijn van die periodes dat de gedachtenstroom in je hoofd van een kabbelend beekje veranderd in een onstopbare, alles met zich meesleurende maalstroom aan ideeën, aandachtspunten, beelden, plannen,

In het boek Monstrous Regiment van mijn favoriete auteur Terry Pratchett kwam ik de zinsnede An army marches on its stomach tegen. Die zin intrigeerde mij.

Het is inmiddels 3 januari. De kerstboom is opgeruimd, het vuurwerk verschoten en de laatste oliebollen zijn nét verteerd. Hoe staat het met je goede voornemens?

In de GTD methode, en ook binnen mijn eigen daarvan afgeleide methodiek, wordt er nogal op gehamerd hoe belangrijk lijstjes zijn.

Als je een bepaalde gedachte meer dan eens hebt is dat voor verbetering vatbaar.

Efficiënt, effectief: het zijn woorden die nog al eens voorkomen op deze weblog. Maar wat houden deze woorden nu eigenlijk in? En kun je beter effectief zijn, of beter efficiënt?

Wat me heel vaak gevraagd wordt tijdens m’n workshops en trainingen is hoe lang ik daar nu mee bezig ben, dat uitzoeken en organiseren van mijn werk. Als ik dan zeg dat dat me één à anderhalf uur per dag kost is de reactie veelal dat men die tijd ab-so-luut niet heeft. Jôh, doe het dan niet.