• Acties die op een bepaalde dag moeten gebeuren
• Acties die een bepaalde periode na de voorgaande moeten gebeuren

1. Druk op Control+Shift+A om een Afspraak te maken.
2. Vink Duurt hele dag aan
3. Klik vervolgens op Terugkeerpatroon en geef het terugkeerpatroon op.

Je zult dan op de gekozen dagen bovenaan in je agenda deze taak terugzien. Je moet jezelf dan wel hebben aangeleerd om steeds eerst in je agenda te kijken, anders mis je ‘m alsnog.

1. Druk op Control+Shift+K om een Taak te maken.
2. Klik op Terugkeerpatroon en geef het herhaalrecept op.

Deze taak zal in je takenlijst opgeslagen worden, en op elke dag uit het terugkeerpatroon komt er een nieuwe taak bij. Het is dan wel zaak om die taken ook inderdaad af te vinken, want of je het nu wel of niet afvinkt, Outlook genereert keurig elke keer een nieuwe taak.

Outlook: periodespecifiek

1. Druk op Control+Shift+K om een Taak te maken.
2. Klik op Terugkeerpatroon en geef het patroon op.
3. Maar in plaats van keert elke X weken terug kies je de optie Nieuwe taak toevoegen X week/weken na voltooiing van elke taak.

Het resultaat is dat als je deze taak afvinkt, Outlook een week wacht voordat het een nieuwe taak voor je maakt.

Omnifocus

Welke optie kies jij?

Heeft het zin om een planning te maken? Wel, nee. En: ja, toch.

Ho, wacht, voordat je nu verder klikt: ik zal het uitleggen.

Je kent ze vast wel, van die mensen die de komende dag of week helemaal hebben uitgedacht, uitgewerkt en ingepland. De agenda is van muur tot muur volgeboekt, niet eens zozeer met afspraken maar vooral met dingen die moeten gebeuren. Bellen, stukken lezen, even sporten, administratie doen, en van 12:15 tot 12:45 wordt er sociaal geluncht: alles staat ingepland.

Misschien ben je zelf wel zo iemand.

Dictatuur van de structuur

Het komt tegemoet aan een behoefte aan meer structuur. De gemiddelde werkdag van tegenwoordig hangt aan elkaar van onderbrekingen, interrupties en ad hoc beslissingen, en in dergelijke omstandigheden geeft het een gevoel van grip op je werk (jawel) als je weet wat je over een half uur hoort te doen: tijd voor een bekertje soep.
Helaas geeft het maken van zo’n planning vooral de illusie van controle. Omdat je van te voren nadenkt wat je vandaag wilt doen en dat in de agenda een plaats geeft krijg je het gevoel dat je de zaken onder controle hebt. Maar jammer genoeg blijft dat gevoel niet zo lang hangen. In de confrontatie met de dagelijkse realiteit delft de planning al snel het onderspit, en aan het eind van de werkdag moet je nogal eens mistroostig concluderen dat er van de zeven geplande klusjes twee voor de helft afgekomen zijn.
Niet dat je die dag niet hard gewerkt hebt, integendeel! Maar de tijd is besteed aan klusjes tussendoor, klanten die bellen, collega’s die langskwamen, een computer met kuren en een spoedofferte die vóór vijf uur nog de deur uit moest, en ach: Mirjam is ziek, kun jij dat even oppakken?

Allemaal nuttig werk. Maar ongepland. En demotiverend, ook, als je steeds moet constateren dat je planning in een wak belandt.

Niet meer plannen, dan? Laat het werk maar komen zoals het komen wil?

Controle uit handen

Als je denkt dat dat je gelukkiger maakt moet je het vooral een poosje proberen. Ik vrees alleen dat je dan de controle volledig uit handen geeft, en je leven en werken laat sturen door de prioriteiten van een ander. Je wordt van de ene ad hoc klus naar het andere bloedspoed eisende project gestuurd, komt aan je eigen prioriteiten niet meer toe, en voor je het weet zit je afgebrand en uitgeblust thuis.

Mijn oude geschiedenisleraar op de Gemeentelijke Scholengemeenschap in Emmen vond het goed als we spiekbriefjes maakten; sterker nog: soms gaf hij als huiswerk op dat we voor een proefwerk of een repetitie een spiekbriefje moesten maken.

Het achterliggende idee is natuurlijk dat je op het spiekbriefje alleen die dingen zet die werkelijk belangrijk zijn en die je vreesde te vergeten. Alleen: om te weten wat werkelijk belangrijk is en wat je dreigt te vergeten moet je de materie goed doornemen en jezelf goed testen. En het resultaat van zo’n spiekbriefje is dan dat je ‘m niet meer nodig hebt.

Planning is een spiekbriefje

Voor het maken van een planning geldt hetzelfde.

Het is een vreselijk nuttige oefening om aan het begin van de dag of week vast te stellen wat voor die dag of week voor jou het belangrijkste is. Niet het meest dringend, nee: wat is het belangrijkst?  Van al die dingen die op je bordje liggen: welke verdient het eerst  je aandacht? En daarna? En daarna?

Vervolgens zet je dat niet op een bepaald moment in je agenda, maar schrijf je het op een apart lijstje. En dat lijstje is vervolgens jouw Tomtom. Daarop staan namelijk de dingen die je wilt afmaken.

Het is dan nog steeds mogelijk dat er van buitenaf een dringend beroep op je tijd en aandacht wordt gedaan – de buitenwereld gaat gewoon op dezelfde voet door – maar omdat je vooraf hebt vastgesteld én vastgelegd wat voor jou prioriteit heeft is het gemakkelijker om nee te zeggen.

Kortom: een planning maken is uitstekend. Maar plan ‘m niet in je agenda.

Heb je ook altijd zo’n moeite om er een georganiseerde werkplek op na te houden? Ligt je bureau ook vol papieren en staat op je computer het bureaublad ook steeds weer vol met de bestanden waar je nog wat mee moet doen? Clean desk? Hoezo clean desk?

Op zich niet erg, natuurlijk, maar het leidt wel af. En zeker als je niet regelmatig opschoont wordt het zoeken van dat ene bestand of stuk papier met klantgegevens of notulen een langdurig en vervelend karwei.

Maar ja. Hoe hou je het georganiseerd én netjes zonder een akelig soort pietje precies te worden?

Georganiseerde werkplek? Leer parkeren!

Een georganiseerde werkplek krijgen (en houden) is niet zo lastig: zorg dat het opruimen je zo min mogelijk tijd en moeite kost. En de truc achter vlot en moeiteloos organiseren is deze: zorg dat er voor alles een duidelijk herkenbare, gemakkelijk te gebruiken parkeerplek is. Wat gebeurt er als er géén duidelijke parkeerplek voorhanden is? Of de plek is te ver weg of moeilijk te gebruiken? Dat kun je zien in elke grote (en kleine) stad op zaterdagmiddag: dubbel parkeren, boetes, ergernis, parkeerschade en een hoop stress. In een kantoorsituatie krijg je hetzelfde: een tekort aan opbergmappen en labelapparatuur, archiefkasten die te ver weg staan of nooit worden opgeschoond: het veroorzaakt stapels papier op en rond je bureau, en ergernis en tijdverlies als er weer iets zoek is.

Duidelijk herkenbaar houdt in dat het eenvoudig is om vast te stellen wat wáár thuishoort, en dat eenieder daartoe in staat is. Streef ernaar dat een kind van 10 in staat is om voor jou je spullen op te ruimen: daarmee help je je collega’s / vervangers. En je helpt jezelf, want na een dag lang vergaderen ben je mentaal ook niet meer zo vief: de drempel om op te ruimen moet dan zo laag mogelijk zijn.

Parkeerplaatsen labelen

Dat betekent: ondubbelzinnige categorieën van parkeerplaatsen die duidelijk herkenbaar gelabeled zijn.

Voor de categorieën maak ik zelf al tijden gebruik van de volgende onderverdeling (deels afkomstig uit de GTD methode; deels ook uit de SPACE aanpak):

• 01 Inbox — voor binnengekomen zaken die nog georganiseerd moeten worden (of weggegooid).
• 10 Projecten — voor spullen die horen bij de verschillende taken en klussen die ik in de komende dagen of weken af wil maken, zoals deelnemerslijsten voor trainingen, offertes, aantekeningen voor verbeteringen, enzovoorts. Elk “project” heeft een eigen projectmap (gelabeled met de naam van het project).
• 20 Referentiemateriaal — voor spullen die niet bij één specifieke taak of project horen, maar die ik wel nodig heb om die taken of projecten goed uit te voeren. Het gaat dan om dingen als cursusmateriaal, checklijsten, handleidingen en dergelijke.
• 30 Archief — voor spullen horende bij de taken en klussen die ik heb afgerond, en waarvan ik de resultaten wil (of moet) bewaren. Ondernemersadministratie hoort daar in thuis, maar ook backups van websites, gepubliceerde artikelen, afgeronde (én betaalde) trainingstrajecten, et cetera.
• 40 Lees & Bekijk — voor dingen die zijn binnengekomen die ik wel zou willen lezen of bekijken, maar waar ik verder geen verplichting toe voel. De Kamer van Koophandel-krant, mogelijk interessante artikelen op het internet, status-updates op LinkedIn en al die grappig bedoelde filmpjes die je steeds maar toegestuurd krijgt. Nota bene: vakliteratuur hoort hier niet bij: dat is een mapje “Vakliteratuur” onder “10 Projecten”.

Je werkplek analoog en digitaal organiseren

Dezelfde constructie gebruik ik zowel voor papier, als voor digitaal.

Er is een kunststoffen inbak (voorzien van het label “01 INBOX”). Er zijn een aantal tijdschriftcassettes “10 PROJECTEN” met daarin voor elk project een kartonnen vouwmap. Er is een tijdschriftencassette “20 REFERENTIEMATERIAAL” met daarin wederom stofmappen per onderdeel (bijvoorbeeld “Overzichten sneltoetsen”). Er staat een metalen archiefkast met hangmappen voor het archiefmateriaal, en er zijn twee kunststoffen inbakken voor het “40 Lees & Bekijk” materiaal. En omdat alles voorzien is van een geprint label hoeft niemand zich te storen aan mijn handschrift. (Een labelprinter is een geweldige investering.)

Digitaal gebruik ik dezelfde organisatie. In m’n mail bevindt zich natuurlijk al een map Inbox, maar op datzelfde niveau bevinden zich de hierboven genoemde 10-20-30-40 mappen. De nummering zorgt er voor dat ze netjes in volgorde gesorteerd blijven. Onder “Mijn documenten” bevinden zich eveneens deze mappen. “Mijn documenten/01 Inbox” fungeert dan als tijdelijke (!) opslagplaats voor downloads en dergelijke. In mijn webbrowser zijn de bladwijzers óók op die manier georganiseerd, maar ik moet toegeven dat je dan aardig richting pietje-precies aan het gaan bent.

Het voordeel: niet hoeven nadenken

Het grote voordeel is wel dat ik nauwelijks hoef na te denken wat waar thuishoort. Een binnengekomen mailtje als reactie op een offerteaanvraag gaat in de mail in “10 Projecten/Organisatie X”. Bijbehorende Microsoft Word of andere bijlages worden opgeslagen in “Mijn documenten/10 Projecten/Organisatie X”. Een interessante weblink die me wordt toegestuurd maar waar ik nog niet aandacht aan wil besteden gaat in de bladwijzers in “01 Inbox”. Eenmaal bekeken gaat hij bijvoorbeeld in “20 Referentiemateriaal/Outlook tips & trucs”. Bij het afronden van een project kan de hele digitale map verhuizen van “Mijn documenten/10 Projecten/Organisatie R” naar “Mijn documenten/30 Archief/2010/Organisatie R”.

Omdat ik er nauwelijks over hoef na te denken wat waar thuishoort is de kans een heel stuk groter dat het ook inderdaad wordt opgeruimd. En omdat het consistenter wordt opgeruimd kan ik het ook gemakkelijker terugvinden. En omdat ik m’n hersens niet hoef te gebruiken om op te ruimen kan ik er andere, belangrijker, dingen mee doen. Artikelen schrijven, bijvoorbeeld.

Heb je nog andere suggesties om je spullen te organiseren? Laat het hieronder weten!

Leo Babauta is mijn internetheld. Zijn boek Zen Habits is één van de redenen geweest dat mijn carrière een ommezwaai heeft gemaakt. Maar met het artikel Toss Productivity Out dat hij gisteren publiceerde slaat hij wat mij betreft toch de plank goed mis.

Leo stelt in het artikel dat de meeste productiviteitstips

[are] well-meaning, but the advice is wrong for a simple reason: it’s meant to squeeze the most productivity out of your day, instead of making your days better.

Met andere woorden, en in het Nederlands: productiviteitstips (en dus ook de -trainingen) helpen je om zo veel mogelijk werk in je dag te proppen en je tijd zo efficiënt mogelijk te benutten zodat je zoveel mogelijk gedaan krijgt. Maar je leven wordt er niet beter van, zegt Leo. In plaats daarvan kun je beterminder doen, en meer aandacht besteden aan wat werkelijk belangrijk is.

Sorry, maar waarin verschilt dat dan van productief zijn?

Productiviteit, in mijn trainingen, houdt in dat je doet wat je wilt doen.

In eerste instantie is dat gericht op het efficiënter leren wegwerken van de taken, projecten en klussen waarvan je meent dat die gedaan moeten worden. De systematische aanpak van de GTD methode helpt je om al die taken, projecten en klussen te inventariseren en vervolgens zodanig te organiseren dat je ze kunt uitvoeren met maximale efficiëntie. Dat wil zeggen: met minimale inzet van beperkte resources als tijd en mentale en/of fysieke moeite.

Je wint dus tijd en energie. Maar ofschoon de meeste timemanagementtrainingen op dit punt stoppen ben je dan nog niet werkelijk productief. De vraag die nog beantwoord moet worden is: is datgene wat je aan taken, projecten en klussen geïnventariseerd hebt ook werkelijk waar je je tijd en moeite in wilt steken? Ben je ook effectief? Doe je wat je wilt doen?

Beter gezegd: levert het een positieve bijdrage aan het leven dat je wilt leven? ‘s Morgens in de file staan en op kantoor rapporten schrijven totdat je weer in de file terug kunt aansluiten is misschien niet direct wat je wilt doen, maar het zorgt wel voor een dak boven je hoofd (en dat van je kinderen), iets te eten en de mogelijkheid om in het weekend lekker samen te gaan zeilen. Ben je toch effectief.

Je kunt je afvragen of er geen andere — efficiëntere — manieren zijn om hetzelfde doel te bereiken, maar die discussie kun je pas goed voeren als je weet (a) wat je nu aan het doen bent, (b) wat je (ooit) zou willen doen, en (c) hoe die twee aan elkaar passen.

Pas als je een goed en recent antwoord hebt op die drie vragen kun je zeggen of je werkelijk productief bent.

Dat de invulling van dat antwoord voor de één heel anders is dan voor de ander ligt voor de hand. Alice werkt nu ‘beneden haar niveau’ als autowasser, maar het levert wel een positieve (financiële) bijdrage aan haar wens om door Azië te backpacken. Bob werkt op dit moment zo’n beetje 24×7, maar heeft een duidelijk visioen wat hij gaat doen als hij z’n bloeiende bedrijf heeft verkocht. En Chris heeft met z’n part-time baantje moeite om de eindjes aan elkaar te knopen, maar kan als zwemtrainer wel zijn enthousiasme voor de sport overbrengen aan zijn pupillen.

En Leo Babauta heeft z’n leven zodanig vereenvoudigd dat hij meer tijd overhoudt om met andere mensen te praten, z’n kinderen op te voeden en zich op het hier en nu te richten.

Zowel Alice, Bob, Chris als Leo weten wat ze doen, en weten waarvoor ze het doen. Dat maakt hun leven beter.

Dat maakt ze productief.

En dat betekent niet, zoals Leo stelt, dat je je dag vult met dingen die je moetdoen. Het betekent dat je je dag vult met dingen die je wilt doen.

Als je weer in vorm wilt komen, koop dan geen nieuwe hardloopschoenen. Ga gewoon hardlopen.

Er bestaat echt werk, en al die andere activiteiten die er uit zien, smaken, en ruiken als echt werk maar uiteindelijk tot niets leiden. En wat vervelender is: deze voel-je-goed taakjes verminderen de motivatie om werkelijk iets nuttigs te gaan doen.

De zelfhulp goeroe’s roepen dat je je doelen aan zoveel mogelijk mensen moet vertellen, om te zorgen dat je een stok achter de deur hebt. Maar het blijkt dat dat juist contra-productief werkt. De reden? Vertellen over iets wat je wilt gaan doen voelt al productief; je denkt dan dat je al heel wat gedaan hebt. De motivatie om dan werkelijk iets echt te gaan doen neemt dan af. Je hebt in wezen al de beloning voordat je iets gedaan hebt.

Als je gezond / productief / rijk / gelukkig getrouwd wilt zijn kun je maar het beste al die voel-je-goed taakjes vermijden. Als een actie:

• niet direct nodig is om te beginnen, of
• niet direct bijdraagt aan het succes,

… verdoe er dan niet je tijd aan. Die kekke hardloopschoenen komen later wel, als je een maand serieus aan het lopen geweest bent.

Tel geen koolhydraten. Eet gewoon minder.

Doe de grote dingen het eerst. Als je met de details begint is de kans groot dat je aan de belangrijke zaken gewoon niet meer toekomt. (Je kent misschien wel de parabel van de keien en de kiezels [8164.org].)

Het is knap vervelend achter iemand te staan die zich in het bedrijfsrestaurant druk staat te maken over de hoeveelheid vet, koolhydraten, omega-3 vetzuren van de aangeboden waren. Het probleem zit ‘m niet in de frietjes die je neemt; het zit ‘m in de giga-portie die je op je bord stapelt.

Als je verstrikt raakt in de details blijven de echt belangrijke zaken buiten schot. Je combineert de vette hap met een salade, en geeft jezelf een schouderklopje: zo, er kan een vinkje bij ‘gezond eten’. Maar dat helpt natuurlijk niet; niet echt.

Vind de voel-je-goed taken.

Het probleem met de voel-je-goed taakjes is dat ze er vaak zo productief uitzien. Pas als je ze van dichtbij nauwkeurig bekijkt merk je dat je er maar weinig mee opschiet.

Om over mijn verlegenheid heen te komen heb ik heel wat boeken, artikelen en weblogs gelezen. Op dat moment voelde het alsof ik heel actief bezig was om het probleem aan te pakken. Met al die kennis, dacht ik, zou ik geen problemen meer hebben om contact te leggen met andere mensen. Pas na lange tijd realiseerde ik me dat al dat lezen zo’n voel-je-goed taak was: uitstelgedrag. De manier om werkelijk iets te doen aan mijn verlegenheid was achter mijn computer vandaan te komen en met andere mensen te praten.

Ik zal niet zeggen dat het lezen van boeken-en-weblogwijsheid alleen maar voel-je-goed taken zijn (waarom zou ik anders artikelen op deze weblog plaatsen?). Het hangt natuurlijk af van je persoonlijkheid. Het gaat er vooral om of je de voel-je-goed taak gebruikt als excuus om een andere, lastiger taak niet te doen.

Als je serieus een doel wilt bereiken, maak dan een lijst of een mindmap van alle activiteiten waarvan je denkt dat die met (het bereiken van) dat doel te maken hebben. Ga vervolgens bij elk van die activiteiten eens na of het dat doel werkelijk dichterbij brengt. Zo niet, schrap het in z’n geheel van je lijst. Of parkeer het op de als-ik-het-doel-bereikt-heb lijst, zodat je er alleen aan begint als je het werkelijk nuttige werk gedaan hebt.

Hou je mond. Ga wat doen!

Vertel dus niet iedereen over je plannen om een wereldreis te maken, maar begin stilaan met het sparen voor de tickets. Vertel dus niet iedereen dat je wilt afvallen, maar beperk simpelweg de porties op je bord. Vertel dus niet iedereen dat je ander werk zoekt, maar begin gewoon je netwerk af te bellen.

Praten over je doelen is op zich niet verkeerd, maar wel als het de plaats inneemt van het bereiken van je doelen.

Laat die nieuwe hardloopschoenen nog maar even in de winkel. Zorg eerst maar eens voor wat kilometers op die oude.

De meest effectieve oefening om uw timemanagement — pardon, focusmanagement— te verbeteren is de RAP oefening:

Registreer, Analyseer en Perfectioneer. Deze oefening kan uw productiviteit aanzienlijk doen toenemen; bij sommigen zelfs verdubbelen.

U hoeft er maar weinig tijd voor te reserveren. De RAP oefening volgt u gedurende de dag. Alleen aan het eind van de dag heeft u dertig tot maximaal 45 minuten nodig voor de Analyseer en Perfectioneer stappen. De oefening kan ook heel goed met groepen collega’s worden gedaan, maar daarover meer aan het eind van dit artikel.

RAP in drie stappen

Stap 1: Registreer

Neem een stopwatch mee naar uw werk. Aan het begin van de werkdag start u de stopwatch. Als de eerste activiteit afgerond is, bijvoorbeeld het brainstormen van een nieuwe marketing strategy, druk op stop en noteer hoeveel tijd u kwijt was aan deze activiteit, bijvoorbeeld een half uur. (Aan het eind van dit artikel heb ik een tweetal voorbeelden ter download: een Microsoft Excel bestand, en een uit te printen PDF document.)

Doe dit voor elke activiteit, inclusief pauzes, telefoontjes, koffie halen, enzovoort, gedurende de gehele werkdag. Kortere klusjes, zoals “mail afhandelen” kunt u eventueel wel bij elkaar vegen, maar noteer dan wel hoeveel mails u afhandelt. Uiteindelijk krijgt u op deze manier een lijst met klussen, taken en projecten waaraan u die dag hebt gewerkt.

Stap 2: Analyseer

Aan het eind van de werkdag, neemt u een half uur de tijd om de lijst eens goed te bekijken. Bekijk een voor een elke activiteit, en stel uzelf de volgende vragen:

• Kostte het moeite om de tijd per activiteit goed bij te houden, wellicht omdat u zeer vaak wisselde tussen verschillende activiteiten? Zo ja, dan heeft u in ieder geval al één punt voor verbetering gevonden. Of u kunt de taken beter groeperen, of u laat zich te gemakkelijk afleiden. Wellicht kunt u beter de e-mail tussentijds afsluiten, of in ieder geval het automatisch ophalen ervan uitschakelen?
• Als u de tijden per activiteit optelt, klopt het totaal dan met de dag? Of heeft u meer tijd dan u dacht besteed aan sommige taken? De hoeveelheid tijd die gaat zitten in koffie halen, even praten met collega’s, of administratieve flutklusjes als printerpapier bijvullen kan u verbazen. (Niet, overigens, dat dat slecht is. Het gaat er vooral even om dat het naar waarheid geregistreerd wordt en dat u zich er bewust van wordt.)
• Is de hoeveelheid tijd die u besteed hebt in overeenstemming met de relatieve belangrijkheid van die activiteit? Of bent u betrekkelijk veel tijd kwijt aan, bijvoorbeeld, printerpapier bijvullen of uw telefoon instellen? U kunt uw tijd maar één keer besteden: is dat dan nuttig? U kunt daaruit dan de conclusie trekken dat er een ander type telefoon moet komen, of een grotere papierbak voor de printer.

Stap 3: Perfectioneer

Uit de analyse zou duidelijk moeten worden op welke gebieden er ruimte is voor verbetering. U heeft de pijnpunten geïdentificeerd, nu is het tijd om een verbeterplan uit te werken. De volgende vragen kunnen daarbij helpen:

• Hoe beperk ik de afleidingen?
• Welke taken kan ik groeperen zodat ik ze efficiënter kan afhandelen?
• Kan ik sommige taken sneller en/of beter uitvoeren door
  • het werkproces te verbeteren, of door
  • de hulp van experts in te roepen (technologie!), of door
  • sommige klussen uit te besteden (boekhouding!)
• Is het handig en verstandig om voor sommige soorten taken tijd in mijn agenda in te boeken?
• Is het handig en verstandig om aan sommige taken (e-mail!) een tijdsbeperking te hangen zodat ik ook aandacht overhoud voor belangrijker dingen?
• Besteed ik te weinig tijd aan sommige dingen omdat ik niet precies weet wat ik moet doen? En zo ja, wat kan ik doen, en/of wie kan ik vragen om me te helpen?

Het zijn maar voorbeeldvragen; afhankelijk van uw situatie zijn er veel meer vragen te stellen.

Het belangrijkste is dat u de RAP oefening een aantal keren achter elkaar doet, bij voorkeur op gelijksoortige dagen (een maand lang elke dinsdag, bijvoorbeeld), zodat u in ieder geval een gevoel krijgt waar u uw tijd aan besteed. Daarna is het zaak om de pijnpunten te identificeren, een plan ervoor te ontwikkelen, en dat plan rigoureus uit te voeren. Om de effectiviteit van dat plan (en de uitvoering ervan) te controleren zult u de oefening nog enige keren moeten herhalen.

U kunt deze oefening ook prima in een groep uitvoeren. Iedereen doet dan het registreren voor zichzelf, maar het bekijken en analyseren van het registratieformulier kan dan groepsgewijs gebeuren. Uw collega’s kijken met een frissere blik naar uw gegevens (en andersom) en kunnen suggesties doen waar u niet zo snel aan denkt. Bovendien kunt u gelijk zonodig afspraken maken over het onderling anders — beter — verdelen van de werkzaamheden.

Het kan pijnlijk zijn te ontdekken dat u tijd aan de ‘verkeerde’ zaken aan het besteden bent. Maar blijft u liever onwetend?

Download:

• RAPmeter.xls
• RAPmeter.pdf

Je kent het vast wel. Heb je net de spullen van project X op je bureau uitgespreid, komt er iemand binnen met een vraag over project Y. Met de bureau’s van tegenwoordig kun je nauwelijks de papieren van één project herbergen, laat staan van twee. En dus?

Ten eerste: pas de twee minuten-regel toe op de binnenkomende vraag. Dat wil zeggen: sta jezelf (en de ander) toe om de mogelijke prioriteit van de vraag te beoordelen. Als project X prioriteit verdient maak je een afspraak om de vraag met betrekking tot project Y later te bekijken: “Hm. Daar moet ik me even in verdiepen. Kunnen we het daar vanmiddag/morgen/vrijdag om twee uur even over hebben?” Zolang je je aan die afspraak houdt is het geen afpoeieren, maar een verstandig doseren van je aandacht.

Ten tweede: als de vraag wél prioriteit hoort te hebben maak je een aantekening van waar je gebleven bent, en vervolgens mik je de spullen van project X in je Inbak.* Dat heeft de volgende voordelen:

1. Je kunt je aandacht beter bij het voorliggende project houden: je ziet alleen relevante zaken;
2. De papieren van verschillende projecten komen niet door elkaar te liggen;
3. Bij storing op storing op storing (“Oh, zijn jullie met project Y bezig? Ik heb ook nog een vraag over project Z!”) loop je niet het risico dat je op je eigen werkplek archeoloogje moet gaan spelen, gravend naar de papieren van het project waar je oorspronkelijk mee bezig was;
4. Omdat het in je Inbak ligt komt het automatisch weer langs, hoe druk en hectisch de dag verder ook is, op het moment dat je je Inbak verwerkt.

Dezelfde handeling voer ik uit als de telefoon gaat. Even aanhoren waar het over gaat, en als dat prioriteit verdient gaan de huidige papieren, húp, de Inbak in. Vervolgens kan ik de beller de volledige aandacht geven.

Geen papieren, alles op de computer? Ook daar kun je iets soortgelijks doen:
Onder Windows 7, gebruik de toetscombinatie Windows-toets + Home (of grijp de titelbalk van het actieve venster en schud deze heen en weer [youtube, 26s]): alle vensters behalve de actieve worden geminimaliseerd. Onder Windows XP en Windows Vista werkt dit niet, maar je kunt wel Windows-toets + D gebruiken om alle vensters te minimaliseren, en vervolgens het gewenste venster weer open klikken.

Op Mac OSX, gebruik de toetscombinatie Command+Optie+H om alle vensters behalve de actieve te minimaliseren.

* Je hebt een inbak, toch? En die maak je toch dagelijks leeg? Toch?

“Het Nieuwe Werken” is nogal een hype aan het worden.

Op Twitter, Facebook, LinkedIn en andere sociale media buitelt de ene #HNW expert over de ander. IT dienstverleners duiken op “het Nieuwe Werken” als evenzovele digitale bokken op haverkisten vol smakelijke en vooral winstgevende nullen en enen. Kranten en tijdschriften vullen hun tech-kolommen met enthousiaste verhalen over ‘de werknomade’ die met ‘het nieuwe werken’ het productieve Nirvana heeft bereikt. En, in overtreffende trap: als Het Nieuwe Werken nog niet genoeg is, dan kun je zelfs verder gaan met Het Betere Werken.

Het Nieuwe Werken: wat is dat dan?

Mocht je er in geslaagd zijn om de discussie tot dusver te missen dan volgt hier een korte definitie: Het Nieuwe Werken bestaat uit “het plaats- en tijdonafhankelijk uitvoeren van werkzaamheden, ondersteund door moderne mobiele technologie.” Daarbij passen fraaie beelden als werken op een terrasje bij mooi weer (mailtje naar de ober: “Koffie verkeerd graag”). Of het flexibel kunnen schuiven met je werktijden, zodat je toch bij het toneelstuk kunt zijn dat ’s middags op de school van je kinderen wordt uitgevoerd. Of: niet meer je collega hoeven mailen, want die is bereikbaar via Twitter (of een interne bedrijfsvariant daarop).

Daarbij zij aangetekend dat dit slechts één van de vele definities is die over HNW te vinden is. Zoals zoveel gehypte technologieën is HNW vooral een sponsbegrip: iedere keer dat je er in knijpt spuit er weer een nieuwe plas definities uit.

Nu is er wat mij betreft niets mis met plaats- en tijdonafhankelijk werken. Ook en zelfs niet als er ‘moderne mobiele technologie’ bij betrokken is: in mijn vorig leven als IT-er heb ik daar zelfs enthousiast aan mee ontwikkeld, en daar blijft toch altijd wat van hangen. Maar uit de discussies die ik heb met mijn cursisten en aanhangend volk blijft van het mooie HNW visioen toch vooral één beeld hangen.

Dat van Het Nieuwe Werken als symptoombestrijding.

Symptomen

Misschien spreek ik de verkeerde mensen, maar wat ik vooral hoor, achter en onder de enthousiaste verhalen over Het Nieuwe Werken is: “thuis / in het café / op die flexibele werkplek / ’s avonds na tienen word ik tenminste niet de hele tijd lastig gevallen door m’n collega’s, en dan ben ik veel productiever!”

Ja, dat haal je de koekoek! [OnzeTaal].

Als je je weet te verstoppen, in plaats of tijd, om je werk te doen, wordt je inderdaad niet zo snel lastig gevallen, en dan kun je je beter focussen op je werk. Natuurlijk ben je dan productiever!

Maar ja, die ‘moderne mobiele technologie’ die je moet gebruiken om je eigen werkzaamheden uit te voeren gooit roet in het eten. Met de internetverbinding die jij gebruikt om je mailtjes de deur uit te doen komen ook de mailtjes van je collega’s binnen; en de mobiele telefoon die jij gebruikt om anderen te kunnen raadplegen wordt door die anderen weer gebruikt om jou te lokaliseren. En als je de verschoven werktijden gebruikt om op een druilerige zondagochtend nog even een rapportage te versturen, ben je dan sterk genoeg om op de fraaie zondagmiddag niet de mobiele telefoon te beantwoorden als de ontvanger wat vragen heeft?

Ongestoord werken

We vallen elkaar veel te veel en veel te vaak lastig. En telkens als je gestoord wordt ben je weer ettelijke minuten bezig om weer volledig terug te komen in de taak waar je mee bezig was. Als je gemiddeld gesproken vijf keer per uur gestoord wordt, ben je zo maar 5 x 5 minuten bezig om er weer in te komen.

De reden dat we elkaar zo vaak storen is domweg dit: op het moment dat we met iets zitten waar iemand anders voor nodig is, hebben we daar geen betrouwbare parkeerplek voor. We moeten die vraag of opmerking meteen kwijt, want anders is-t-ie weg. En dus grijpen we de telefoon, kloppen snel een mailtje, gooien een tweet de ether in, of, als je prijs stelt op warm menselijk contact, lopen we langs: “Heb je een minuutje voor me?” Alles onder het mom van: ‘Het kan nu, en als ik het nu niet doe dan vergeet ik het en dan gebeurt het nooit.’

Vrij parkeren

Terwijl je over het algemeen best in staat bent om je vraag of opmerking even te parkeren, om op een later tijdstip een hele lijst met van die vragen of opmerkingen puntsgewijs in één keer af te handelen.

Mits je een betrouwbare parkeerplek hebt.

Binnen de Getting Things Done methode is hiervoor de @agenda context uitgevonden. Alle punten die je met Ronald of Rosalyn moet bespreken gaan op de @agenda actielijst, en de eerstvolgende keer dat je R. ziet en/of spreekt pak je die lijst er bij.

Jij blij, want je vergeet geen belangrijke-maar-niet-dringende zaken die je met R. had moeten bespreken. R. blij, want die wordt niet steeds chagrijniger van elke interruptie. En jullie beide blij, want je kunt een moment afspreken waarop je beide de lijst met zaken met aandacht kunt bespreken.

En als je dan fan bent van Het Nieuwe Werken, dan spreek je toch gewoon af op een terrasje?

Ober!

De drie belangrijkste gereedschappen om je productiviteit te verbeteren zijn: de prullenbak, de delete-toets en het eenvoudige woordje “Nee”.

In het boek Monstrous Regiment van mijn favoriete auteur Terry Pratchett kwam ik de zinsnede An army marches on its stomach tegen. Die zin intrigeerde mij.