software

Er is binnen de lifehacking gemeenschap al heel wat aandacht aan besteed, maar ik kom nog steeds heel vaak mensen tegen die het niet kennen: programma’s die je helpen sneller te typen.

Automatisering is de kracht van de herhaling

Veel van de mailtjes, offertes en ander typwerk dat je op de computer verricht bestaat steeds uit dezelfde zinnen en frasen, soms met minieme verschillen. Je kunt ze dan wel steeds knippen en plakken uit andere mailtjes, maar dat gaat op den duur ook vervelen. Gelukkig bestaat er een hele serie aan hulpprogramma’s die je veel werk uit handen kunnen nemen.

Op mijn Apple Mac, bijvoorbeeld, maak ik alweer jaren gebruik van TextExpander. Dit programma nestelt zich in het geheugen van de computer, en houdt mijn tikwerk in de gaten. Zodra ik één van de afkortingen gebruik vervangt TextExpander die door de voorgedefinieerde tekst. Dat kan van heel simpel: de tekst /at wordt bijvoorbeeld vervangen door de accentrijke naam van mijn oudste dochter: Anne-Thérèse. De tekst /route, daarentegen, wordt vervangen door een routebeschrijving van ettelijke paragrafen, compleet met een plaatje en een link naar Google Maps. Als ik /kvk intik wordt dat vervangen door mijn Kamer van Koophandel nummer, en /sigw vult de tien regels van mijn werk e-mail handtekening in. Van het toverwoord /dt maakt-ie de huidige datum, en van /t de huidige tijd. Makkelijk bij het registeren van uren!

Dit werkt overal waar ik tekst kan invullen, of dat nu mail is, of Word, of welk ander programma dan ook; dit in tegenstelling tot de AutoTekst functie van Word, die alleen dáár werkt.  (NB: met de / voor elke snippet maak ik de afkorting uniek, zodat het woordje zodat niet wordt omgezet in zodAnne-Thérèse.)

Ook voor Windows…

Deze programmaatjes zijn er ook voor Windows. Variërend van kostbaar tot gratis, en van heel simpel tot heel uitgebreid; overigens zonder dat er een duidelijke relatie tussen die twee zit. Een aantal suggesties (er zijn er veel meer):

FingerTips, van Nederlandse origine. Gratis, werkt over het algemeen prima. Een handleiding van de maker vind je hier op lifehacking.nl.

PhraseExpress. Zeer functioneel; zie het filmpje op de website. Met een ingebouwde klembordmanager: je kunt meerdere dingen tegelijkertijd op je klembord plaatsen, dus met een Control+C ben je niet meteen de vorige kwijt. Er is ook een netwerkeditie, zodat je knipsels kunt delen en uitwisselen. Gratis voor persoonlijk gebruik. En kijk dan ook eens naar de voorbeeld phrase files, met o.a. 1200 Nederlandse woorden die vaak worden mistypt.

Breevy, voor de mensen die heen en weer (moeten) schakelen tussen Windows en Mac. Breevy kan namelijk de configuratie van TextExpander overnemen, zodat je de knipsels op je Mac ook onder Windows hebt (en vice versa). Voeg een scheutje Dropbox toe, en je knipsels op de één zijn automagisch ook beschikbaar op de ander. Gratis uitproberen (30 dagen), daarna 35 dollar.

En voor de iPhone…

Voor de iPhone bestaat er TextExpander Touch, maar die heeft als nadeel dat de iPhone apps er specifiek geschikt gemaakt moeten worden (maar de lijst is lang). Maar wist je dat IOS5 een soortgelijke functie standaard aan boord heeft?

En wat doe je er mee?

Je moet natuurlijk wel het evenwicht bewaren tussen tekst intypen en de afkorting onthouden, maar in principe leent alles wat je op een dag vaker dan twee, drie keer intypt zich wel om te automatiseren. Dat geldt ook voor woorden met veel accenttekens, complexe namen (staat zo slordig als je ze fout typt) en symbolen:/euro, bijvoorbeeld. Op lifehacking.nl en op lifehacking.com (Engelstalig) staan veel suggesties wat je er mee zou kunnen doen.

Mag of kan het niet gebruiken?
Niet iedereen heeft voldoende controle over de eigen werkplek om dit soort software te mogen of kunnen installeren. In dat geval kan het onderstaande je helpen om the powers that be te overtuigen van het nut van aanschaf. TextExpander houdt namelijk statistieken bij; dit is van mijn laptop, na de (her)installatie anderhalve maand geleden.

Woot! Bijna driekwart werkweek gespaard door gebruik van dit programma. Als dat geen goede return on investment is…

Luxe kantoren voor één persoon. Bestaan ze nog?

De enorme kantoortuinen die in de jaren zeventig opgang deden zijn kennelijk niet zo populair meer, maar toch kom ik nog regelmatig kantoren tegen waar vier of meer personen een ruimte moeten delen. Dat is misschien heel sociaal en gezellig, maar geconcentreerd werken is in zo’n omgeving een stuk lastiger.

Gezellig

Zelf heb ik in een organisatie gewerkt waar het heel normaal was om zes personen (plus bijbehorende kantoorspullen) in een ruimte ter grootte van een gemiddelde doorzonwoonkamer te stoppen. Voor de langslopende managers zag het er prima bezig en druk uit: er was altijd wel iemand aan het bellen of aan het bureau te overleggen met één of meerdere collega’s. Later kregen we ook nog een speciaal vergaderhoekje, met whiteboard, zodat de overbezetting van vergaderlocaties wat minder werd.

Voor mij was het een drama. Ik ben heel erg voor gezelligheid, maar ik ben ook nogal snel afgeleid. Als één van m’n kamergenoten een mini-vergadering aan het houden was kon ik maar beter niets dringends te doen hebben: er kwam toch niets uit mijn handen. Hoofdtelefoon op en muziek aan? Dat helpt wel wat, maar tenzij je ‘m asociaal (en ongezond) hard zet hoor je toch altijd wel stukken dialoog. Bovendien: zo af en toe werd er een vraag mijn kant op geschoten, en dan moet je de muziek uitzetten, hoofdtelefoon afdoen, en met een dom gezicht “Huh?” zeggen, en daar is de charme na een keer of wat wel van af.

Op den duur wist ik m’n handen te leggen op een laptop, en kon ik op dat soort momenten in de bedrijfskantine zitten werken. Zo is, denk ik, Het Nieuwe Werken ook ontstaan: een vlucht op zoek naar rust. Het gekke is: in de kantine waren ook mensen aan het praten, maar daar had ik veel minder last van.

Relevantie

Het verschil blijkt ‘m er in te zitten hoe relevant zulke gesprekken voor je zijn. Er zit een onbewuste radar in je hoofd die continu je omgeving in de gaten houdt. Als er data binnenkomt die voor jou relevant is, dan wordt er aan de bel van je bewustzijn getrokken: “Dingding! Opletten! Dit gaat jou aan!”

Dit mechanisme zorgt er voor dat je tijdens een indringend gesprek op een druk feestje ‘opeens’ opvangt dat je naam genoemd wordt bij een ander groepje. Het zorgt er bijvoorbeeld ook voor dat ouders wakker worden van een zachte babyhuil, maar niet van regelmatig langsdenderende treinen. Als het relevant voor je is zal het je aandacht trekken, en dus afleiden van waar je mee bezig bent. (Wie meer over dit onderwerp wil weten raad ik het boek Het slimme onbewuste [managementboek.nl] van de Nijmeegse hoogleraar psychologie Ap Dijksterhuis aan.)

Gesprekken van collega’s zijn hoogstwaarschijnlijk in meer of mindere mate relevant voor je, vandaar dat ze je afleiden.

Oplossing

Gelukkig bestaat er een programma dat je helpt in zo’n omgeving geconcentreerd te blijven. ChatterBlocker, verkrijgbaar voor zowel Windows als Mac OSX, kan allerlei geluiden genereren die er voor zorgen dat verstaanbare gesprekken veranderen in onverstaanbaar geroezemoes. Lawaaiige kantoortuinen kun je prima maskeren met een combinatie van “female chatter – low” en “male chatter – low”: je krijgt dan het gegons van een druk café. Eventueel kun je er ook nog wat instrumentale muziek bij mixen, of wat natuurgeluiden zoals een kabbelend beekje of aanspoelend golven. Een hoofdtelefoon is niet nodig: het hoeft namelijk niet zo hard. De speakers van m’n laptop voldeden prima.

Je kunt ChatterBlocker uitproberen met een demo-versie: de beperking daarvan is dat na een uur de geluiden zich niet meer herhalen (en dus uiteindelijk niet meer te horen zijn). Even afsluiten en opnieuw starten, en je kunt weer een uur vooruit. Het programma kost rond de vijftien euro, en, als je tot de doelgroep behoort, is het dat zeker waard.

Ter ondersteuning van het timemanagement Getting Things Done werk- & denkproces is er inmiddels een heleboel software te vinden.

Maar als je je dag grotendeels doorbrengt in Microsoft Excel, waarom zou je dan je tijd steken in het leren werken met een nieuw programma? Nog afgezien van de vraag of je dat op je werk wel mag installeren?

GTD is vooral de kunst van het lijstjes maken (en wegwerken), en daar kun je prima Excel voor gebruiken. GTD in Excel, dus!

In het voorbeeldbestand dat aan deze weblog hangt (zie onder) heb ik een aanzet gegeven. Het eerste tabblad is voor de projectenlijst, en elk van de contexten staat ook op een apart tabblad.

De rest is persoonlijke invulling.

Zoals de spreadsheet nu is kun je ‘m prima gebruiken; als je meer wilt kun je slimme dingen doen met automatisch sorteren, filteren, koppelingen naar bestanden en meer van dat soort fraais. Als je wat overweg kunt met macro’s is the sky the limit.

Blijf er wel op letten dat het doel van de methodiek is om dingen gedaan te krijgen, niet om ze alleen maar zo goed mogelijk te noteren.

Heb je zelf een mooi systeem met GTD in Excel gemaakt? Laat het hieronder weten!

Download de voorbeelden:

Eenvoudige versie met tabbladen per context

(Iets) geavanceerdere versie met automatische kleuren en dergelijke

Derde versie GTD in Excel

Kun je reistijd nuttig gebruiken? Zeker: met een audioboek.

Al jarenlang gebruik ik de tijd die ik noodgedwongen in de auto (maar ook trein, of vliegtuig) moet zitten voor het beluisteren van audioboeken.

Voorgelezen boeken waren vroeger voornamelijk bedoeld voor blinden en slechtzienden, maar tegenwoordig kun je op steeds meer plaatsen boeken in cd-vorm aanschaffen. Fictie of non-fictie, van Stieg Larsson tot Dikkie Dik; van Herman Koch tot Ben Tiggelaar, van alles is er te verkrijgen [123luisterboek.nl]. In het Engels overigens [audible.com] nog heel veel meer.

Nu zijn er heel veel programma’s beschikbaar waarmee je die cd’s kunt omzetten naar mp3′s voor op je mp3-speler, maar als je toevallig een echte iPod of iPhone hebt kun je ze beter omzetten naar het m4b audioboek formaat.

Dat heeft twee voordelen. Ten eerste kan de iPod dan onthouden waar je gebleven bent, zodat je zonder problemen kunt omschakelen naar een ander audioboek of wat muziek. Ten tweede, je kunt zonodig de voorleessnelheid aanpassen. Niet essentieel, maar in sommige gevallen kan het handig zijn.

Om cd’s of mp3′s om te zetten naar het m4b formaat heb je speciale software nodig.

Voor Windows is er het gratis MP3 to iPod Audio Book Convertor; voor de Mac is er het (eveneens gratis) Audio Book Binder.

Ook handig voor kinderen die wagenziek worden als ze gaan lezen!

Als je Microsoft Outlook start kom je standaard terecht in de Inbox (Postvak IN). De verleiding is dan groot om je gelijk maar te storten op het doorkijken van de binnengekomen mailtjes.

(Of, als je de cursus hebt gevolgd, op het wegwerken van de mail.) Met mogelijk als resultaat dat je je de rest van de dag vooral reactief aan het werk bent en pas na vijven toekomt aan je ‘eigen’ werk. Outlook wordt dan Foutlook.

Verstandiger is het om te beginnen in je agenda. Als het goed is vertelt die je wat er die dag moet gebeuren: afspraken en (echte!) deadlines: wat gaat er stuk als je het vandaag niet doet?

Gelukkig kun je in Outlook instellen dat bij het starten standaard de agenda wordt geopend.

Outlook 2010:

• Klik op Bestand > Opties, en vervolgens uit de lijst aan de linkerkant de optie Geavanceerd.
• Aan de rechterkant staat in de tweede sectie (Outlook starten en afsluiten) de mogelijkheid Outlook in deze map starten:
• Verander dit van Postvak IN naar Agenda

Outlook 2007 en 2003:

• Klik op Extra > Opties en ga naar het tabblad Overige
• Klik in de sectie Algemeen op de knop Geavanceerde opties…
• Het eerste item is nu Opstarten in deze map: Postvak IN
• Verander dit in Agenda

Gebruikers van Mozilla Thunderbird kunnen ook in een andere map starten met de FolderPane add-on [mozilla.org].

Gebruikers van Google Calendar kunnen een snelkoppeling naar de Calendar op hun bureaublad plaatsen (of een andere handige plaats):

• Klik-rechts op je bureaublad
• Kies Nieuw > Snelkoppeling
• Geef de locatie van het item op: https://www.google.com/calendar
• Klik op volgende, en geef de snelkoppeling een naam: Agenda.

Op de laatste dag van 2008 kocht ik een mooi, groot beeldscherm ter vervanging van het 17 inch schermpje dat ik al weer jaren in gebruik heb. Het werd een mooie HP w2448hc, 24 inch, roteerbaar, met vga, dvi en hdmi aansluitingen: the works.