Heeft het zin om een planning te maken? Wel, nee. En: ja, toch.

Ho, wacht, voordat je nu verder klikt: ik zal het uitleggen.

Je kent ze vast wel, van die mensen die de komende dag of week helemaal hebben uitgedacht, uitgewerkt en ingepland. De agenda is van muur tot muur volgeboekt, niet eens zozeer met afspraken maar vooral met dingen die moeten gebeuren. Bellen, stukken lezen, even sporten, administratie doen, en van 12:15 tot 12:45 wordt er sociaal geluncht: alles staat ingepland.

Misschien ben je zelf wel zo iemand.

Dictatuur van de structuur

Het komt tegemoet aan een behoefte aan meer structuur. De gemiddelde werkdag van tegenwoordig hangt aan elkaar van onderbrekingen, interrupties en ad hoc beslissingen, en in dergelijke omstandigheden geeft het een gevoel van grip op je werk (jawel) als je weet wat je over een half uur hoort te doen: tijd voor een bekertje soep.
Helaas geeft het maken van zo’n planning vooral de illusie van controle. Omdat je van te voren nadenkt wat je vandaag wilt doen en dat in de agenda een plaats geeft krijg je het gevoel dat je de zaken onder controle hebt. Maar jammer genoeg blijft dat gevoel niet zo lang hangen. In de confrontatie met de dagelijkse realiteit delft de planning al snel het onderspit, en aan het eind van de werkdag moet je nogal eens mistroostig concluderen dat er van de zeven geplande klusjes twee voor de helft afgekomen zijn.
Niet dat je die dag niet hard gewerkt hebt, integendeel! Maar de tijd is besteed aan klusjes tussendoor, klanten die bellen, collega’s die langskwamen, een computer met kuren en een spoedofferte die vóór vijf uur nog de deur uit moest, en ach: Mirjam is ziek, kun jij dat even oppakken?

Allemaal nuttig werk. Maar ongepland. En demotiverend, ook, als je steeds moet constateren dat je planning in een wak belandt.

Niet meer plannen, dan? Laat het werk maar komen zoals het komen wil?

Controle uit handen

Als je denkt dat dat je gelukkiger maakt moet je het vooral een poosje proberen. Ik vrees alleen dat je dan de controle volledig uit handen geeft, en je leven en werken laat sturen door de prioriteiten van een ander. Je wordt van de ene ad hoc klus naar het andere bloedspoed eisende project gestuurd, komt aan je eigen prioriteiten niet meer toe, en voor je het weet zit je afgebrand en uitgeblust thuis.

Mijn oude geschiedenisleraar op de Gemeentelijke Scholengemeenschap in Emmen vond het goed als we spiekbriefjes maakten; sterker nog: soms gaf hij als huiswerk op dat we voor een proefwerk of een repetitie een spiekbriefje moesten maken.

Het achterliggende idee is natuurlijk dat je op het spiekbriefje alleen die dingen zet die werkelijk belangrijk zijn en die je vreesde te vergeten. Alleen: om te weten wat werkelijk belangrijk is en wat je dreigt te vergeten moet je de materie goed doornemen en jezelf goed testen. En het resultaat van zo’n spiekbriefje is dan dat je ‘m niet meer nodig hebt.

Planning is een spiekbriefje

Voor het maken van een planning geldt hetzelfde.

Het is een vreselijk nuttige oefening om aan het begin van de dag of week vast te stellen wat voor die dag of week voor jou het belangrijkste is. Niet het meest dringend, nee: wat is het belangrijkst?  Van al die dingen die op je bordje liggen: welke verdient het eerst  je aandacht? En daarna? En daarna?

Vervolgens zet je dat niet op een bepaald moment in je agenda, maar schrijf je het op een apart lijstje. En dat lijstje is vervolgens jouw Tomtom. Daarop staan namelijk de dingen die je wilt afmaken.

Het is dan nog steeds mogelijk dat er van buitenaf een dringend beroep op je tijd en aandacht wordt gedaan – de buitenwereld gaat gewoon op dezelfde voet door – maar omdat je vooraf hebt vastgesteld én vastgelegd wat voor jou prioriteit heeft is het gemakkelijker om nee te zeggen.

Kortom: een planning maken is uitstekend. Maar plan ‘m niet in je agenda.

Heb je ook altijd zo’n moeite om er een georganiseerde werkplek op na te houden? Ligt je bureau ook vol papieren en staat op je computer het bureaublad ook steeds weer vol met de bestanden waar je nog wat mee moet doen? Clean desk? Hoezo clean desk?

Op zich niet erg, natuurlijk, maar het leidt wel af. En zeker als je niet regelmatig opschoont wordt het zoeken van dat ene bestand of stuk papier met klantgegevens of notulen een langdurig en vervelend karwei.

Maar ja. Hoe hou je het georganiseerd én netjes zonder een akelig soort pietje precies te worden?

Georganiseerde werkplek? Leer parkeren!

Een georganiseerde werkplek krijgen (en houden) is niet zo lastig: zorg dat het opruimen je zo min mogelijk tijd en moeite kost. En de truc achter vlot en moeiteloos organiseren is deze: zorg dat er voor alles een duidelijk herkenbare, gemakkelijk te gebruiken parkeerplek is. Wat gebeurt er als er géén duidelijke parkeerplek voorhanden is? Of de plek is te ver weg of moeilijk te gebruiken? Dat kun je zien in elke grote (en kleine) stad op zaterdagmiddag: dubbel parkeren, boetes, ergernis, parkeerschade en een hoop stress. In een kantoorsituatie krijg je hetzelfde: een tekort aan opbergmappen en labelapparatuur, archiefkasten die te ver weg staan of nooit worden opgeschoond: het veroorzaakt stapels papier op en rond je bureau, en ergernis en tijdverlies als er weer iets zoek is.

Duidelijk herkenbaar houdt in dat het eenvoudig is om vast te stellen wat wáár thuishoort, en dat eenieder daartoe in staat is. Streef ernaar dat een kind van 10 in staat is om voor jou je spullen op te ruimen: daarmee help je je collega’s / vervangers. En je helpt jezelf, want na een dag lang vergaderen ben je mentaal ook niet meer zo vief: de drempel om op te ruimen moet dan zo laag mogelijk zijn.

Parkeerplaatsen labelen

Dat betekent: ondubbelzinnige categorieën van parkeerplaatsen die duidelijk herkenbaar gelabeled zijn.

Voor de categorieën maak ik zelf al tijden gebruik van de volgende onderverdeling (deels afkomstig uit de GTD methode; deels ook uit de SPACE aanpak):

• 01 Inbox — voor binnengekomen zaken die nog georganiseerd moeten worden (of weggegooid).
• 10 Projecten — voor spullen die horen bij de verschillende taken en klussen die ik in de komende dagen of weken af wil maken, zoals deelnemerslijsten voor trainingen, offertes, aantekeningen voor verbeteringen, enzovoorts. Elk “project” heeft een eigen projectmap (gelabeled met de naam van het project).
• 20 Referentiemateriaal — voor spullen die niet bij één specifieke taak of project horen, maar die ik wel nodig heb om die taken of projecten goed uit te voeren. Het gaat dan om dingen als cursusmateriaal, checklijsten, handleidingen en dergelijke.
• 30 Archief — voor spullen horende bij de taken en klussen die ik heb afgerond, en waarvan ik de resultaten wil (of moet) bewaren. Ondernemersadministratie hoort daar in thuis, maar ook backups van websites, gepubliceerde artikelen, afgeronde (én betaalde) trainingstrajecten, et cetera.
• 40 Lees & Bekijk — voor dingen die zijn binnengekomen die ik wel zou willen lezen of bekijken, maar waar ik verder geen verplichting toe voel. De Kamer van Koophandel-krant, mogelijk interessante artikelen op het internet, status-updates op LinkedIn en al die grappig bedoelde filmpjes die je steeds maar toegestuurd krijgt. Nota bene: vakliteratuur hoort hier niet bij: dat is een mapje “Vakliteratuur” onder “10 Projecten”.

Je werkplek analoog en digitaal organiseren

Dezelfde constructie gebruik ik zowel voor papier, als voor digitaal.

Er is een kunststoffen inbak (voorzien van het label “01 INBOX”). Er zijn een aantal tijdschriftcassettes “10 PROJECTEN” met daarin voor elk project een kartonnen vouwmap. Er is een tijdschriftencassette “20 REFERENTIEMATERIAAL” met daarin wederom stofmappen per onderdeel (bijvoorbeeld “Overzichten sneltoetsen”). Er staat een metalen archiefkast met hangmappen voor het archiefmateriaal, en er zijn twee kunststoffen inbakken voor het “40 Lees & Bekijk” materiaal. En omdat alles voorzien is van een geprint label hoeft niemand zich te storen aan mijn handschrift. (Een labelprinter is een geweldige investering.)

Digitaal gebruik ik dezelfde organisatie. In m’n mail bevindt zich natuurlijk al een map Inbox, maar op datzelfde niveau bevinden zich de hierboven genoemde 10-20-30-40 mappen. De nummering zorgt er voor dat ze netjes in volgorde gesorteerd blijven. Onder “Mijn documenten” bevinden zich eveneens deze mappen. “Mijn documenten/01 Inbox” fungeert dan als tijdelijke (!) opslagplaats voor downloads en dergelijke. In mijn webbrowser zijn de bladwijzers óók op die manier georganiseerd, maar ik moet toegeven dat je dan aardig richting pietje-precies aan het gaan bent.

Het voordeel: niet hoeven nadenken

Het grote voordeel is wel dat ik nauwelijks hoef na te denken wat waar thuishoort. Een binnengekomen mailtje als reactie op een offerteaanvraag gaat in de mail in “10 Projecten/Organisatie X”. Bijbehorende Microsoft Word of andere bijlages worden opgeslagen in “Mijn documenten/10 Projecten/Organisatie X”. Een interessante weblink die me wordt toegestuurd maar waar ik nog niet aandacht aan wil besteden gaat in de bladwijzers in “01 Inbox”. Eenmaal bekeken gaat hij bijvoorbeeld in “20 Referentiemateriaal/Outlook tips & trucs”. Bij het afronden van een project kan de hele digitale map verhuizen van “Mijn documenten/10 Projecten/Organisatie R” naar “Mijn documenten/30 Archief/2010/Organisatie R”.

Omdat ik er nauwelijks over hoef na te denken wat waar thuishoort is de kans een heel stuk groter dat het ook inderdaad wordt opgeruimd. En omdat het consistenter wordt opgeruimd kan ik het ook gemakkelijker terugvinden. En omdat ik m’n hersens niet hoef te gebruiken om op te ruimen kan ik er andere, belangrijker, dingen mee doen. Artikelen schrijven, bijvoorbeeld.

Heb je nog andere suggesties om je spullen te organiseren? Laat het hieronder weten!

Timemanagement in vergaderingen. Hoeveel tijd ben je eigenlijk gemiddeld per week kwijt aan overleggen? Inclusief de ‘echte’ vergaderingen, de bilaatjes, en de “Heb je een minuutje?”-s die altijd ruim meer dan een minuutje duren neemt het vaak een fors deel van je werkweek in beslag. En ondanks mooie woorden van het management, timemanagementtrainers en technologieverkopers zal dat voor de meeste mensen ook zo blijven. 

Er zijn van die periodes dat de gedachtenstroom in je hoofd van een kabbelend beekje veranderd in een onstopbare, alles met zich meesleurende maalstroom aan ideeën, aandachtspunten, beelden, plannen,

Onlangs had ik weer zo iemand, een potentiële klant die afhaakte omdat ze de timemanagement training zag als “weer iets dat ik er bij moet doen,” hoewel ze ook meteen opmerkte dat “dat natuurlijk helemaal tussen mijn

Wil je even je agenda er bij pakken? We gaan even wat agenda kung fu doen. Toe maar, ik wacht wel even.

In de GTD methode, en ook binnen mijn eigen daarvan afgeleide methodiek, wordt er nogal op gehamerd hoe belangrijk lijstjes zijn.

Efficiënt, effectief: het zijn woorden die nog al eens voorkomen op deze weblog. Maar wat houden deze woorden nu eigenlijk in? En kun je beter effectief zijn, of beter efficiënt?