• Acties die op een bepaalde dag moeten gebeuren
• Acties die een bepaalde periode na de voorgaande moeten gebeuren

1. Druk op Control+Shift+A om een Afspraak te maken.
2. Vink Duurt hele dag aan
3. Klik vervolgens op Terugkeerpatroon en geef het terugkeerpatroon op.

Je zult dan op de gekozen dagen bovenaan in je agenda deze taak terugzien. Je moet jezelf dan wel hebben aangeleerd om steeds eerst in je agenda te kijken, anders mis je ‘m alsnog.

1. Druk op Control+Shift+K om een Taak te maken.
2. Klik op Terugkeerpatroon en geef het herhaalrecept op.

Deze taak zal in je takenlijst opgeslagen worden, en op elke dag uit het terugkeerpatroon komt er een nieuwe taak bij. Het is dan wel zaak om die taken ook inderdaad af te vinken, want of je het nu wel of niet afvinkt, Outlook genereert keurig elke keer een nieuwe taak.

Outlook: periodespecifiek

1. Druk op Control+Shift+K om een Taak te maken.
2. Klik op Terugkeerpatroon en geef het patroon op.
3. Maar in plaats van keert elke X weken terug kies je de optie Nieuwe taak toevoegen X week/weken na voltooiing van elke taak.

Het resultaat is dat als je deze taak afvinkt, Outlook een week wacht voordat het een nieuwe taak voor je maakt.

Omnifocus

Welke optie kies jij?

Er is binnen de lifehacking gemeenschap al heel wat aandacht aan besteed, maar ik kom nog steeds heel vaak mensen tegen die het niet kennen: programma’s die je helpen sneller te typen.

Automatisering is de kracht van de herhaling

Veel van de mailtjes, offertes en ander typwerk dat je op de computer verricht bestaat steeds uit dezelfde zinnen en frasen, soms met minieme verschillen. Je kunt ze dan wel steeds knippen en plakken uit andere mailtjes, maar dat gaat op den duur ook vervelen. Gelukkig bestaat er een hele serie aan hulpprogramma’s die je veel werk uit handen kunnen nemen.

Op mijn Apple Mac, bijvoorbeeld, maak ik alweer jaren gebruik van TextExpander. Dit programma nestelt zich in het geheugen van de computer, en houdt mijn tikwerk in de gaten. Zodra ik één van de afkortingen gebruik vervangt TextExpander die door de voorgedefinieerde tekst. Dat kan van heel simpel: de tekst /at wordt bijvoorbeeld vervangen door de accentrijke naam van mijn oudste dochter: Anne-Thérèse. De tekst /route, daarentegen, wordt vervangen door een routebeschrijving van ettelijke paragrafen, compleet met een plaatje en een link naar Google Maps. Als ik /kvk intik wordt dat vervangen door mijn Kamer van Koophandel nummer, en /sigw vult de tien regels van mijn werk e-mail handtekening in. Van het toverwoord /dt maakt-ie de huidige datum, en van /t de huidige tijd. Makkelijk bij het registeren van uren!

Dit werkt overal waar ik tekst kan invullen, of dat nu mail is, of Word, of welk ander programma dan ook; dit in tegenstelling tot de AutoTekst functie van Word, die alleen dáár werkt.  (NB: met de / voor elke snippet maak ik de afkorting uniek, zodat het woordje zodat niet wordt omgezet in zodAnne-Thérèse.)

Ook voor Windows…

Deze programmaatjes zijn er ook voor Windows. Variërend van kostbaar tot gratis, en van heel simpel tot heel uitgebreid; overigens zonder dat er een duidelijke relatie tussen die twee zit. Een aantal suggesties (er zijn er veel meer):

FingerTips, van Nederlandse origine. Gratis, werkt over het algemeen prima. Een handleiding van de maker vind je hier op lifehacking.nl.

PhraseExpress. Zeer functioneel; zie het filmpje op de website. Met een ingebouwde klembordmanager: je kunt meerdere dingen tegelijkertijd op je klembord plaatsen, dus met een Control+C ben je niet meteen de vorige kwijt. Er is ook een netwerkeditie, zodat je knipsels kunt delen en uitwisselen. Gratis voor persoonlijk gebruik. En kijk dan ook eens naar de voorbeeld phrase files, met o.a. 1200 Nederlandse woorden die vaak worden mistypt.

Breevy, voor de mensen die heen en weer (moeten) schakelen tussen Windows en Mac. Breevy kan namelijk de configuratie van TextExpander overnemen, zodat je de knipsels op je Mac ook onder Windows hebt (en vice versa). Voeg een scheutje Dropbox toe, en je knipsels op de één zijn automagisch ook beschikbaar op de ander. Gratis uitproberen (30 dagen), daarna 35 dollar.

En voor de iPhone…

Voor de iPhone bestaat er TextExpander Touch, maar die heeft als nadeel dat de iPhone apps er specifiek geschikt gemaakt moeten worden (maar de lijst is lang). Maar wist je dat IOS5 een soortgelijke functie standaard aan boord heeft?

En wat doe je er mee?

Je moet natuurlijk wel het evenwicht bewaren tussen tekst intypen en de afkorting onthouden, maar in principe leent alles wat je op een dag vaker dan twee, drie keer intypt zich wel om te automatiseren. Dat geldt ook voor woorden met veel accenttekens, complexe namen (staat zo slordig als je ze fout typt) en symbolen:/euro, bijvoorbeeld. Op lifehacking.nl en op lifehacking.com (Engelstalig) staan veel suggesties wat je er mee zou kunnen doen.

Mag of kan het niet gebruiken?
Niet iedereen heeft voldoende controle over de eigen werkplek om dit soort software te mogen of kunnen installeren. In dat geval kan het onderstaande je helpen om the powers that be te overtuigen van het nut van aanschaf. TextExpander houdt namelijk statistieken bij; dit is van mijn laptop, na de (her)installatie anderhalve maand geleden.

Woot! Bijna driekwart werkweek gespaard door gebruik van dit programma. Als dat geen goede return on investment is…

De meest effectieve oefening om uw timemanagement — pardon, focusmanagement— te verbeteren is de RAP oefening:

Registreer, Analyseer en Perfectioneer. Deze oefening kan uw productiviteit aanzienlijk doen toenemen; bij sommigen zelfs verdubbelen.

U hoeft er maar weinig tijd voor te reserveren. De RAP oefening volgt u gedurende de dag. Alleen aan het eind van de dag heeft u dertig tot maximaal 45 minuten nodig voor de Analyseer en Perfectioneer stappen. De oefening kan ook heel goed met groepen collega’s worden gedaan, maar daarover meer aan het eind van dit artikel.

RAP in drie stappen

Stap 1: Registreer

Neem een stopwatch mee naar uw werk. Aan het begin van de werkdag start u de stopwatch. Als de eerste activiteit afgerond is, bijvoorbeeld het brainstormen van een nieuwe marketing strategy, druk op stop en noteer hoeveel tijd u kwijt was aan deze activiteit, bijvoorbeeld een half uur. (Aan het eind van dit artikel heb ik een tweetal voorbeelden ter download: een Microsoft Excel bestand, en een uit te printen PDF document.)

Doe dit voor elke activiteit, inclusief pauzes, telefoontjes, koffie halen, enzovoort, gedurende de gehele werkdag. Kortere klusjes, zoals “mail afhandelen” kunt u eventueel wel bij elkaar vegen, maar noteer dan wel hoeveel mails u afhandelt. Uiteindelijk krijgt u op deze manier een lijst met klussen, taken en projecten waaraan u die dag hebt gewerkt.

Stap 2: Analyseer

Aan het eind van de werkdag, neemt u een half uur de tijd om de lijst eens goed te bekijken. Bekijk een voor een elke activiteit, en stel uzelf de volgende vragen:

• Kostte het moeite om de tijd per activiteit goed bij te houden, wellicht omdat u zeer vaak wisselde tussen verschillende activiteiten? Zo ja, dan heeft u in ieder geval al één punt voor verbetering gevonden. Of u kunt de taken beter groeperen, of u laat zich te gemakkelijk afleiden. Wellicht kunt u beter de e-mail tussentijds afsluiten, of in ieder geval het automatisch ophalen ervan uitschakelen?
• Als u de tijden per activiteit optelt, klopt het totaal dan met de dag? Of heeft u meer tijd dan u dacht besteed aan sommige taken? De hoeveelheid tijd die gaat zitten in koffie halen, even praten met collega’s, of administratieve flutklusjes als printerpapier bijvullen kan u verbazen. (Niet, overigens, dat dat slecht is. Het gaat er vooral even om dat het naar waarheid geregistreerd wordt en dat u zich er bewust van wordt.)
• Is de hoeveelheid tijd die u besteed hebt in overeenstemming met de relatieve belangrijkheid van die activiteit? Of bent u betrekkelijk veel tijd kwijt aan, bijvoorbeeld, printerpapier bijvullen of uw telefoon instellen? U kunt uw tijd maar één keer besteden: is dat dan nuttig? U kunt daaruit dan de conclusie trekken dat er een ander type telefoon moet komen, of een grotere papierbak voor de printer.

Stap 3: Perfectioneer

Uit de analyse zou duidelijk moeten worden op welke gebieden er ruimte is voor verbetering. U heeft de pijnpunten geïdentificeerd, nu is het tijd om een verbeterplan uit te werken. De volgende vragen kunnen daarbij helpen:

• Hoe beperk ik de afleidingen?
• Welke taken kan ik groeperen zodat ik ze efficiënter kan afhandelen?
• Kan ik sommige taken sneller en/of beter uitvoeren door
  • het werkproces te verbeteren, of door
  • de hulp van experts in te roepen (technologie!), of door
  • sommige klussen uit te besteden (boekhouding!)
• Is het handig en verstandig om voor sommige soorten taken tijd in mijn agenda in te boeken?
• Is het handig en verstandig om aan sommige taken (e-mail!) een tijdsbeperking te hangen zodat ik ook aandacht overhoud voor belangrijker dingen?
• Besteed ik te weinig tijd aan sommige dingen omdat ik niet precies weet wat ik moet doen? En zo ja, wat kan ik doen, en/of wie kan ik vragen om me te helpen?

Het zijn maar voorbeeldvragen; afhankelijk van uw situatie zijn er veel meer vragen te stellen.

Het belangrijkste is dat u de RAP oefening een aantal keren achter elkaar doet, bij voorkeur op gelijksoortige dagen (een maand lang elke dinsdag, bijvoorbeeld), zodat u in ieder geval een gevoel krijgt waar u uw tijd aan besteed. Daarna is het zaak om de pijnpunten te identificeren, een plan ervoor te ontwikkelen, en dat plan rigoureus uit te voeren. Om de effectiviteit van dat plan (en de uitvoering ervan) te controleren zult u de oefening nog enige keren moeten herhalen.

U kunt deze oefening ook prima in een groep uitvoeren. Iedereen doet dan het registreren voor zichzelf, maar het bekijken en analyseren van het registratieformulier kan dan groepsgewijs gebeuren. Uw collega’s kijken met een frissere blik naar uw gegevens (en andersom) en kunnen suggesties doen waar u niet zo snel aan denkt. Bovendien kunt u gelijk zonodig afspraken maken over het onderling anders — beter — verdelen van de werkzaamheden.

Het kan pijnlijk zijn te ontdekken dat u tijd aan de ‘verkeerde’ zaken aan het besteden bent. Maar blijft u liever onwetend?

Download:

• RAPmeter.xls
• RAPmeter.pdf

Kun je reistijd nuttig gebruiken? Zeker: met een audioboek.

Al jarenlang gebruik ik de tijd die ik noodgedwongen in de auto (maar ook trein, of vliegtuig) moet zitten voor het beluisteren van audioboeken.

Voorgelezen boeken waren vroeger voornamelijk bedoeld voor blinden en slechtzienden, maar tegenwoordig kun je op steeds meer plaatsen boeken in cd-vorm aanschaffen. Fictie of non-fictie, van Stieg Larsson tot Dikkie Dik; van Herman Koch tot Ben Tiggelaar, van alles is er te verkrijgen [123luisterboek.nl]. In het Engels overigens [audible.com] nog heel veel meer.

Nu zijn er heel veel programma’s beschikbaar waarmee je die cd’s kunt omzetten naar mp3′s voor op je mp3-speler, maar als je toevallig een echte iPod of iPhone hebt kun je ze beter omzetten naar het m4b audioboek formaat.

Dat heeft twee voordelen. Ten eerste kan de iPod dan onthouden waar je gebleven bent, zodat je zonder problemen kunt omschakelen naar een ander audioboek of wat muziek. Ten tweede, je kunt zonodig de voorleessnelheid aanpassen. Niet essentieel, maar in sommige gevallen kan het handig zijn.

Om cd’s of mp3′s om te zetten naar het m4b formaat heb je speciale software nodig.

Voor Windows is er het gratis MP3 to iPod Audio Book Convertor; voor de Mac is er het (eveneens gratis) Audio Book Binder.

Ook handig voor kinderen die wagenziek worden als ze gaan lezen!

De beste manier om rust in je hoofd te krijgen is te zorgen dat daar geen losse dingen in rondslingeren.

Registreer ze, en sla ze op buiten je hoofd. Van alledaagse dingen als “ik moet nog brood halen” tot de meest briljante ideeën voor het vullen van een gat in de markt, gemiddeld heb je acht seconden om het vast te leggen. Daarna weet je nog wel dát het belangrijk was, maar wat was het ook al weer?

Ik heb dan ook altijd een vangnet bij me, zodat ik het meteen kan opschrijven. Maar dat werkt niet als je in de auto zit, op de fiets zit, of sneller denkt dan je schrijven kunt. Sinds kort gebruik ik dan ook een Olympus memorecorder. Vroeger een apparaat voor de hoge pief met een secretaresse, tegenwoordig een uiterst handig ding om altijd in je broekzak bij je te hebben. Snel, gebruikersvriendelijk en makkelijk. Warm aanbevolen!