• Acties die op een bepaalde dag moeten gebeuren
• Acties die een bepaalde periode na de voorgaande moeten gebeuren

1. Druk op Control+Shift+A om een Afspraak te maken.
2. Vink Duurt hele dag aan
3. Klik vervolgens op Terugkeerpatroon en geef het terugkeerpatroon op.

Je zult dan op de gekozen dagen bovenaan in je agenda deze taak terugzien. Je moet jezelf dan wel hebben aangeleerd om steeds eerst in je agenda te kijken, anders mis je ‘m alsnog.

1. Druk op Control+Shift+K om een Taak te maken.
2. Klik op Terugkeerpatroon en geef het herhaalrecept op.

Deze taak zal in je takenlijst opgeslagen worden, en op elke dag uit het terugkeerpatroon komt er een nieuwe taak bij. Het is dan wel zaak om die taken ook inderdaad af te vinken, want of je het nu wel of niet afvinkt, Outlook genereert keurig elke keer een nieuwe taak.

Outlook: periodespecifiek

1. Druk op Control+Shift+K om een Taak te maken.
2. Klik op Terugkeerpatroon en geef het patroon op.
3. Maar in plaats van keert elke X weken terug kies je de optie Nieuwe taak toevoegen X week/weken na voltooiing van elke taak.

Het resultaat is dat als je deze taak afvinkt, Outlook een week wacht voordat het een nieuwe taak voor je maakt.

Omnifocus

Welke optie kies jij?

Als de techniek een beetje meewerkt dan ontvang je deze nieuwsbrief* zo rond een uur of half zes ‘s ochtends in je e-mail inbox. Best vroeg. Maar de vraag is: wanneer zie je ‘m?

* Dit artikel stond oorspronkelijk in m’n nieuwsbrief. Ook gratis tips, trucs & wetenswaardigheden in je mailbox? Schrijf je hier in, en je ontvangt gratis het e-boek Grip op je werk!

Het is inmiddels week 12 van 2012. Wist je dat? Waarschijnlijk wel, want weeknummers worden in grote delen van het bedrijfsleven gebruikt. Vreemd, dan, dat die weeknummers in Microsoft Outlook, Apple’s iCal en Google Calendar standaard niet worden getoond. Zullen we ze eens aanzetten?

Microsoft Outlook

In Outlook is het aanzetten van de weeknummers heel gemakkelijk. In Outlook 2010, klik op het lint op het tabblad Bestand. Klik vervolgens op Opties, en kies dan voor de groep Agenda.

(Klik op het plaatje voor een grote versie)

Als je dan toch de weeknummers aanzet, laat Outlook dan ook even de Feestdagen aan je agenda toevoegen, zodat je niet per ongeluk een afspraak inplant op 9 april, bijvoorbeeld. En als je parttime werkt kun je hier de dagen dat je niet werkt uitvinken; dan zie je ze ook niet in de agenda.

In Outlook 2007 en 2003 bereik je hetzelfde via het menu Extra > Opties > Agendaopties. 

De weeknummers verschijnen nu zowel in de Agenda als de Datumnavigator:

(Klik op het plaatje voor een grote versie)

Apple iCal

In Apple’s iCal kun je ook de weeknummers toevoegen. Het is geen standaard optie, zoals bij Outlook, maar je kunt via de voorkeursinstellingen de datumnotatie aanpassen zodanig dat ook het weeknummer er in wordt opgenomen.

(Klik op het plaatje voor een grote versie)

Dat kan ik hier stap voor stap uitleggen, maar de mensen van AppleTips.nl waren me vóór: zie hier de instructies. Als je als Mac-gebruiker er toch naar toe klikt, kijk dan ook even rond op de rest van de site: warm aanbevolen!

Op de iPhone kan het bij mijn weten niet (wel? Laat het me weten!), maar geef €1.59 uit aan het uitstekende programma Week Calendar en je hebt ook daar de weeknummers tot je beschikking:

(Klik op het plaatje voor een grote versie)

Google Calendar

In Google Calendar kun je weeknummers als extra agenda toevoegen. Dat klinkt vreemd, en dat is het ook, maar het werkt wel. Kies, aan de linkerkant, de optie Andere agenda’s > Door interessante agenda’s bladeren. Selecteer vervolgens het tabblad Meer, selecteer Weeknummers (en zo je wilt, zonsopgang en zonsondergang voor Dordrecht) en kies aan de rechterkant Aanmelden.

(Klik op de plaatjes voor grote versie)

Als je nu terug gaat naar de agenda zul je linksboven een miniem plaatje zien met daarin het weeknummer:

Bonustip

Op de website kalender-365.nl kun je een mooi overzicht vinden van weeknummers, nuttige data, afdrukbare kalenders, een wereldklok en zelfs een tooltje om de tijd tussen twee data te berekenen.

Als je dagelijks grote hoeveelheden e-mail over je uitgestort krijgt (en wie krijgt dat tegenwoordig niet) is het handig om in één oogopslag het kaf van het koren te kunnen scheiden, zodat je sneller je mail kunt verwerken. Met wat slim voorwerk kan Outlook je daarbij helpen.

Excel-gebruikers kennen wellicht de functie Voorwaardelijke Opmaak, waarbij het programma cellen automatisch van een kleurtje kan voorzien afhankelijk van de waarde die er in staat. Groen voor positieve cijfers, en felrood voor budgetten die in de min raken, bijvoorbeeld. (Meer over deze functie in Excel vind je op leerwiki.nl)

In Outlook is er de optie Automatische Opmaak, waarmee je het uiterlijk van individuele mailtjes in het berichtenvenster kunt aanpassen. Er zijn een aantal regels voorgedefinieerd, die er bijvoorbeeld voor zorgen dat ongelezen mail vetgedrukt wordt weergegeven en dat achterstallige mail rood van schaamte kleurt. Maar je kunt ook je eigen regels vaststellen, en daar kun je leuke dingen mee doen.

Bijvoorbeeld:

1. Mailtjes waarvan jij de enige ontvanger bent worden blauw.
2. Mailtjes waarbij jij op de CC lijst staat worden lichtblauw, en
3. Mailtjes waarbij jouw naam niet genoemd wordt (vaak mailinglijsten) kunnen lichtgrijs worden weergegeven.

Hoe doe je dat?

1. Ga naar het menu Beeld, klik op Huidige weergave… en klik vervolgens op Huidige weergave aanpassen…

2. Klik op de knop Automatische opmaak
3. Klik op Toevoegen… en vul vervolgens een naam voor deze regel in, bijvoorbeeld: Enige ontvanger

4. Klik vervolgens op Lettertype… en selecteer (bijvoorbeeld) de kleur blauw
5. Klik daarna op de knop Voorwaarde…
6. Klik op het aanvinkvakje vóór Ik ben: en kies daarachter dan de optie De enige persoon op de regel Aan

7. Klik achtereenvolgens op OK, OK en nogmaals OK, en alle mailtjes waarbij jij de enige ontvanger bent horen nu mooi blauw te kleuren.

Maak vervolgens nog twee van zulke regels: eentje voor de CC’s (Ik ben: Een van meerdere personen op de regel Aan), en eentje voor de mailtjes waarbij jouw naam niet wordt genoemd. Voor die laatste moet je even wat dieper in Outlook duiken. Volg stappen 1 tot en met 5 hierboven, en vervolgens:

6. Klik op het tabblad Geavanceerd
7. Klik op Veld > Veelgebruikte velden > Aan
8. Verander de voorwaarde in bevat geen
9. Vul je mailadres in in het vak onder Waarde
10. Klik op Toevoegen

11. Klik op OK tot je weer terug bent bij het Outlook-scherm

Op soortgelijke wijze kun je ook mailtjes van bepaalde personen markeren (je baas!), of die met een bepaald onderwerp (je meest urgente project!), mails met grote bijlages of mailtjes die al zeven dagen in je inbox staan. Leef je uit!

Nota bene: de regels worden in de gegeven volgorde toegepast; je moet het dus wel even goed plannen om te voorkomen dat de ene regel (vet!) de ander (cursief!) ongedaan maakt.

Voor degene die goed thuis is in het bouwen van dit soort regels: op het tabblad Opbouwfunctie voor query’s kun je je helemaal uitleven met geavanceerde regels, ook met EN/OF functionaliteit. Dit tabblad staat standaard uitgeschakeld, maar lees hier hoe je ‘m aanzet.

Is iets belangrijk? Is het urgent? Of is het belangrijk én urgent? Of geen van beide?

In elke timemanagementtraining komt hij in een of andere vorm wel een keer voorbij: het Eisenhower-diagram. Vernoemd naar de Amerikaanse generaal en president Dwight D. Eisenhower, en wereldwijde verspreiding gekregen in het boek De 7 Eigenschappen van Effectief Leiderschap van Stephen Covey.

Je kent het principe vast wel. In het Eisenhower-diagram wordt werk verdeeld in urgent vs niet-urgent enerzijds, en belangrijk vs niet-belangrijk anderzijds. Dat levert vier kwadranten op waarin je je werkzaamheden kunt plaatsen: van niet-urgent en niet-belangrijk (planten water geven) naar urgent en belangrijk (brand in de prullenbak!). Mocht je er meer over willen lezen dan raad ik je dit artikel van Ad van der Hulst aan.

Gereedschap

Het Eisenhower-diagram is een erg nuttig stuk gereedschap om je te helpen enigszins los te komen van de dagelijkse druk om vooral aandacht te besteden aan de urgente zaken. Als je ‘s ochtends je computer induikt en de rest van de dag vooral leeft van e-mail naar e-mail dan kan het diagram je er aan herinneren dat er ook nog belangrijke niet-urgente zaken bestaan, zoals een gezin, opleiding en persoonlijke ontwikkeling en je gezondheid. En op zakelijk vlak: dingen als klanttevredenheid, lange termijn doelen, team spirit, en duidelijkheid over onderlinge verantwoordelijkheden.

Dit soort belangrijke dingen hebben namelijk de vervelende neiging om, als je ze te lang negeert, opeens vol in je gezicht te vliegen. Dan zijn ze ineens niet meer alleen belangrijk, maar ook vreselijk urgent geworden, en moet je al het andere laten vallen om je team of je relatie te redden. Om maar een voorbeeld te noemen.

Efficiënt onderhoud

Efficiënt is dat natuurlijk niet . Als je er nou eerder met enige regelmaat tijd voor had gemaakt en aandacht aan had besteed was je netto minder tijd kwijt geweest. Om het over de stress en paniek nog maar niet te hebben. Het is het verschil tussen tijdig de dakgoten schoonmaken, en de loodgieter, stoffeerder en verzekering moeten bellen omdat de vloerbedekking aan het wegdrijven is.

Noodzakelijk onderhoud is precies dat: noodzakelijk.

Gebrek aan tijd

Wat ik alleen nogal eens mis in de handleidingen van het diagram is de factor tijd. Of eigenlijk: de factor dynamiek.

Activiteiten worden in een bepaald kwadrant geknikkerd, en daar blijven ze vervolgens stáán. Klanttevredenheid en je eigen gezondheid: da’s belangrijk/niet-urgent. Klaar. Volgende opdracht, trainer.

Daar zijn twee problemen mee.

Het vakje belangrijk/niet-urgent wil nogal snel vollopen. Héél véél dingen vinden we tegenwoordig belangrijk. We kunnen zoveel, en we moeten uit dit leven halen wat er in zit, zowel op ons werk als privé.

En als je zoveel belangrijke dingen hebt, welke daarvan is dan het belangrijkst? Je hebt geen gereedschappen om, binnen het vakje, prioriteiten aan te geven. Je hebt geen focus. En dus duik je maar weer in je mail, want dat moet toch ook gebeuren, en dat is tenminste duidelijk…

 GTD vult Eisenhower aan

En op dit punt vult de Getting Things Done methode het Eisenhower-diagram mooi aan.

Ook in de GTD methode maak je namelijk onderscheid tussen urgent vs niet-urgent en belangrijk vs onbelangrijk. Maar tegelijkertijd leer je hoe je die afweging regelmatig opnieuw maakt, en op een gestructureerde manier.

De basis is heel eenvoudig. Maak een lijstje van de dingen die belangrijk voor je zijn; die je wilt onderhouden of ontwikkelen. Bewaar dat lijstje zorgvuldig.

Plan vervolgens regelmatig, bijvoorbeeld eens per maand, een uurtje of twee voor jezelf in, bij voorkeur buiten de normale werkomgeving, en kijk de items op die lijst eens eerlijk langs. De meeste dingen zullen gewoon op cruise control lopen, maar één of meerdere items zullen je aandacht wat meer trekken, waarschijnlijk omdat je die de afgelopen tijd wat hebt veronachtzaamd.

Vervolgens maak je een keuze tussen de items die je aandacht trekken, en je besluit om aan maximaal drie daarvan de komende maand wat extra aandacht te geven. Niet meer dan drie, want anders spreid je je energie en tijd te breed.

Het geeft niet dat je aan de andere belangrijke dingen nu even geen prioriteit geeft: volgende maand kijk je opnieuw naar dit lijstje, en dan maak je de afweging opnieuw.

Da’s alles.

Noodzakelijk onderhoud is noodzakelijk. Het vergt meer tijd dan je nu neemt, maar minder dan je vreest.

Dit is zó waar...

Hoe overwin je uitstelgedrag?

Om snel een meetbaar beeld te krijgen hoe gestrest je je voelt (of juist helemaal niet, zondagskind die je er bent) kun je het volgende experimentje uithalen:

1. Zoek een stopwatch. De meeste mobiele telefoons hebben er wel een aan boord, biets het digitale horloge van je collega, of gebruik deze webpagina.
2. Doe je ogen dicht en druk of klik op Start
3. Tel in gedachten zestig seconden af
4. Doe je ogen open en kijk hoever je afwijkt van de kloktijd

Als je je gespannen voelt, onrustig en gestrest, is de kans groot dat de klok in je hoofd voorloopt. Ben je volkomen relaxed en ontspannen, dan loopt de klok in je hoofd waarschijnlijk langzamer dan die in de buitenwereld. Met andere woorden: hoe je de tijd beleeft is onder andere afhankelijk van hoe druk je het denkt te hebben.

Relatief gestrest

Nu gebruik ik bewust de woorden “hoe gestrest je je voelt” en “hoe druk je het denkt” te hebben. Net als tijd is stress namelijk een kwestie van waarneming. Kijk maar eens om je heen: er zijn mensen die meer te doen hebben dan jij, maar daar minder onder gebukt lijken te gaan. En daarnaast zijn er mensen die klagen over vreselijke stress, maar je hebt eigenlijk geen idee wat ze uitvoeren. Aannemende dat ze wat uitvoeren.

Hoezeer je stress beleeft wordt vooral gekleurd door de mate van controle die je denkt te hebben over je werk (en je leven). Als je het idee hebt dat je weinig controle hebt over je werkdag, en telkens van je koers afgebracht wordt door incidenten, afleidingen en interrupties van buitenaf ervaar je een hoge mate van stress. Veel hoger dan wanneer je die koers wel weet aan te houden. Misschien ga je dan op dit moment even niet de juiste richting op, maar je weet wel wanneer je moet bijsturen, en dat geeft je het gevoel dat je er grip op hebt.

Koersvast

De oplossing is simpel. Om grip op je werk te hebben, moet je het in handen kunnen houden.

1. Zet op papier wat je wilt (moet) afmaken. Met deze projecten- of takenlijst hou je je koers in de gaten.
2. Extraatje: zet op een andere lijst wat de eerstvolgende fysieke handeling is die jij moet doen om de juiste richting op te blijven gaan. Met deze actielijst bepaal je je route door de dag en week.

Een beetje aandacht hoe je die taken en acties precies in woorden giet kan daarbij helpen; lees daarvoor het artikel Projectwoorden en actiewoorden op mijn website. Bijvoorbeeld:

 
Overigens is stress op zich helemaal niet verkeerd: lees maar eens Stress is goed! (Leiderschap is beter). Maar hou het wel zelf in de hand.

Heeft het zin om een planning te maken? Wel, nee. En: ja, toch.

Ho, wacht, voordat je nu verder klikt: ik zal het uitleggen.

Je kent ze vast wel, van die mensen die de komende dag of week helemaal hebben uitgedacht, uitgewerkt en ingepland. De agenda is van muur tot muur volgeboekt, niet eens zozeer met afspraken maar vooral met dingen die moeten gebeuren. Bellen, stukken lezen, even sporten, administratie doen, en van 12:15 tot 12:45 wordt er sociaal geluncht: alles staat ingepland.

Misschien ben je zelf wel zo iemand.

Dictatuur van de structuur

Het komt tegemoet aan een behoefte aan meer structuur. De gemiddelde werkdag van tegenwoordig hangt aan elkaar van onderbrekingen, interrupties en ad hoc beslissingen, en in dergelijke omstandigheden geeft het een gevoel van grip op je werk (jawel) als je weet wat je over een half uur hoort te doen: tijd voor een bekertje soep.
Helaas geeft het maken van zo’n planning vooral de illusie van controle. Omdat je van te voren nadenkt wat je vandaag wilt doen en dat in de agenda een plaats geeft krijg je het gevoel dat je de zaken onder controle hebt. Maar jammer genoeg blijft dat gevoel niet zo lang hangen. In de confrontatie met de dagelijkse realiteit delft de planning al snel het onderspit, en aan het eind van de werkdag moet je nogal eens mistroostig concluderen dat er van de zeven geplande klusjes twee voor de helft afgekomen zijn.
Niet dat je die dag niet hard gewerkt hebt, integendeel! Maar de tijd is besteed aan klusjes tussendoor, klanten die bellen, collega’s die langskwamen, een computer met kuren en een spoedofferte die vóór vijf uur nog de deur uit moest, en ach: Mirjam is ziek, kun jij dat even oppakken?

Allemaal nuttig werk. Maar ongepland. En demotiverend, ook, als je steeds moet constateren dat je planning in een wak belandt.

Niet meer plannen, dan? Laat het werk maar komen zoals het komen wil?

Controle uit handen

Als je denkt dat dat je gelukkiger maakt moet je het vooral een poosje proberen. Ik vrees alleen dat je dan de controle volledig uit handen geeft, en je leven en werken laat sturen door de prioriteiten van een ander. Je wordt van de ene ad hoc klus naar het andere bloedspoed eisende project gestuurd, komt aan je eigen prioriteiten niet meer toe, en voor je het weet zit je afgebrand en uitgeblust thuis.

Mijn oude geschiedenisleraar op de Gemeentelijke Scholengemeenschap in Emmen vond het goed als we spiekbriefjes maakten; sterker nog: soms gaf hij als huiswerk op dat we voor een proefwerk of een repetitie een spiekbriefje moesten maken.

Het achterliggende idee is natuurlijk dat je op het spiekbriefje alleen die dingen zet die werkelijk belangrijk zijn en die je vreesde te vergeten. Alleen: om te weten wat werkelijk belangrijk is en wat je dreigt te vergeten moet je de materie goed doornemen en jezelf goed testen. En het resultaat van zo’n spiekbriefje is dan dat je ‘m niet meer nodig hebt.

Planning is een spiekbriefje

Voor het maken van een planning geldt hetzelfde.

Het is een vreselijk nuttige oefening om aan het begin van de dag of week vast te stellen wat voor die dag of week voor jou het belangrijkste is. Niet het meest dringend, nee: wat is het belangrijkst?  Van al die dingen die op je bordje liggen: welke verdient het eerst  je aandacht? En daarna? En daarna?

Vervolgens zet je dat niet op een bepaald moment in je agenda, maar schrijf je het op een apart lijstje. En dat lijstje is vervolgens jouw Tomtom. Daarop staan namelijk de dingen die je wilt afmaken.

Het is dan nog steeds mogelijk dat er van buitenaf een dringend beroep op je tijd en aandacht wordt gedaan – de buitenwereld gaat gewoon op dezelfde voet door – maar omdat je vooraf hebt vastgesteld én vastgelegd wat voor jou prioriteit heeft is het gemakkelijker om nee te zeggen.

Kortom: een planning maken is uitstekend. Maar plan ‘m niet in je agenda.

Er is binnen de lifehacking gemeenschap al heel wat aandacht aan besteed, maar ik kom nog steeds heel vaak mensen tegen die het niet kennen: programma’s die je helpen sneller te typen.

Automatisering is de kracht van de herhaling

Veel van de mailtjes, offertes en ander typwerk dat je op de computer verricht bestaat steeds uit dezelfde zinnen en frasen, soms met minieme verschillen. Je kunt ze dan wel steeds knippen en plakken uit andere mailtjes, maar dat gaat op den duur ook vervelen. Gelukkig bestaat er een hele serie aan hulpprogramma’s die je veel werk uit handen kunnen nemen.

Op mijn Apple Mac, bijvoorbeeld, maak ik alweer jaren gebruik van TextExpander. Dit programma nestelt zich in het geheugen van de computer, en houdt mijn tikwerk in de gaten. Zodra ik één van de afkortingen gebruik vervangt TextExpander die door de voorgedefinieerde tekst. Dat kan van heel simpel: de tekst /at wordt bijvoorbeeld vervangen door de accentrijke naam van mijn oudste dochter: Anne-Thérèse. De tekst /route, daarentegen, wordt vervangen door een routebeschrijving van ettelijke paragrafen, compleet met een plaatje en een link naar Google Maps. Als ik /kvk intik wordt dat vervangen door mijn Kamer van Koophandel nummer, en /sigw vult de tien regels van mijn werk e-mail handtekening in. Van het toverwoord /dt maakt-ie de huidige datum, en van /t de huidige tijd. Makkelijk bij het registeren van uren!

Dit werkt overal waar ik tekst kan invullen, of dat nu mail is, of Word, of welk ander programma dan ook; dit in tegenstelling tot de AutoTekst functie van Word, die alleen dáár werkt.  (NB: met de / voor elke snippet maak ik de afkorting uniek, zodat het woordje zodat niet wordt omgezet in zodAnne-Thérèse.)

Ook voor Windows…

Deze programmaatjes zijn er ook voor Windows. Variërend van kostbaar tot gratis, en van heel simpel tot heel uitgebreid; overigens zonder dat er een duidelijke relatie tussen die twee zit. Een aantal suggesties (er zijn er veel meer):

FingerTips, van Nederlandse origine. Gratis, werkt over het algemeen prima. Een handleiding van de maker vind je hier op lifehacking.nl.

PhraseExpress. Zeer functioneel; zie het filmpje op de website. Met een ingebouwde klembordmanager: je kunt meerdere dingen tegelijkertijd op je klembord plaatsen, dus met een Control+C ben je niet meteen de vorige kwijt. Er is ook een netwerkeditie, zodat je knipsels kunt delen en uitwisselen. Gratis voor persoonlijk gebruik. En kijk dan ook eens naar de voorbeeld phrase files, met o.a. 1200 Nederlandse woorden die vaak worden mistypt.

Breevy, voor de mensen die heen en weer (moeten) schakelen tussen Windows en Mac. Breevy kan namelijk de configuratie van TextExpander overnemen, zodat je de knipsels op je Mac ook onder Windows hebt (en vice versa). Voeg een scheutje Dropbox toe, en je knipsels op de één zijn automagisch ook beschikbaar op de ander. Gratis uitproberen (30 dagen), daarna 35 dollar.

En voor de iPhone…

Voor de iPhone bestaat er TextExpander Touch, maar die heeft als nadeel dat de iPhone apps er specifiek geschikt gemaakt moeten worden (maar de lijst is lang). Maar wist je dat IOS5 een soortgelijke functie standaard aan boord heeft?

En wat doe je er mee?

Je moet natuurlijk wel het evenwicht bewaren tussen tekst intypen en de afkorting onthouden, maar in principe leent alles wat je op een dag vaker dan twee, drie keer intypt zich wel om te automatiseren. Dat geldt ook voor woorden met veel accenttekens, complexe namen (staat zo slordig als je ze fout typt) en symbolen:/euro, bijvoorbeeld. Op lifehacking.nl en op lifehacking.com (Engelstalig) staan veel suggesties wat je er mee zou kunnen doen.

Mag of kan het niet gebruiken?
Niet iedereen heeft voldoende controle over de eigen werkplek om dit soort software te mogen of kunnen installeren. In dat geval kan het onderstaande je helpen om the powers that be te overtuigen van het nut van aanschaf. TextExpander houdt namelijk statistieken bij; dit is van mijn laptop, na de (her)installatie anderhalve maand geleden.

Woot! Bijna driekwart werkweek gespaard door gebruik van dit programma. Als dat geen goede return on investment is…